Met onze bankkoppeling is het mogelijk om betalingen die handmatig zijn overgeboekt naar jullie bankrekening in te lezen in Recranet Booking. Daarbij probeert Recranet Booking a.d.h.v. de omschrijving van de betaling al te bepalen bij welke reservering de overboeking hoort. Het is daarna heel eenvoudig om van een overboeking een transactie te maken voor een reservering.
Let op: De koppeling importeert alle inkomende betalingen (geen uitgaande betalingen). Houd hier rekening mee indien betalingen van gasten en andere zaken op één rekening ontvangen worden.
In dit artikel leggen we je uit hoe je de koppeling kunt instellen en hoe je de overboekingen kunt inlezen en koppelen.
Instellen van de koppeling
De koppeling verloopt via Ponto. Het is mogelijk om via ons een nieuw account aan te maken bij Ponto of om een bestaande Ponto account te koppelen aan Recranet Booking.
De instellingen voor de bankkoppeling vind je hier.
Account koppelen of aanmaken
Volg onderstaande stappen om een nieuw account aan te maken en deze direct te koppelen aan Recranet Booking.
Stap 1: Formulier invullen
Open de instellingen van de bankkoppeling. Rechtsboven vind je een blauwe knop met de tekst "Nieuwe koppeling". Als je daarop klikt kom je in een formulier terecht met twee opties, namelijk: "Nieuw Ponto account aanmaken en direct koppelen" en "Bestaande Ponto acccount koppelen". Kies een van de twee opties.
Vul bij het veld "Omschrijving" iets in waaraan je weet om welke koppeling het gaat. Dit kan bijvoorbeeld zijn: "Bankkoppeling Rabobank". Wat je kiest mag je dus zelf weten!
Indien je hebt gekozen voor het aanmaken van een account: Het formulier is verder zo volledig als mogelijk door ons ingevuld. De data die is ingevuld wordt doorgestuurd naar Ponto voor het aanmaken van een account. Controleer deze gegevens daarom dus goed en vul ze waar nodig aan.
Klik vervolgens onderaan de pagina op "Koppelen".
Stap 2: Account aanmaken in Ponto
Nadat je op "Koppelen" hebt gedrukt, wordt je doorverwezen naar de website van Ponto. Hier doorloop je een aantal stappen voor (het activeren van je account en) het koppelen van een bankrekening. Als dit proces eenmaal is doorlopen wordt je weer teruggestuurd naar de instellingen pagina in Recranet Booking. Klik daar linksboven op "Wijzigingen opslaan".
Stap 3: Accounts ophalen
Vervolgens zit je in het overzicht. Klik, indien je meerdere bankkoppelingen hebt aangemaakt, bij de juiste bankkoppeling op "Accounts". Onder het kopje "Accounts voor: Account" staan de accounts van die specifieke bankkoppeling. Indien je de koppeling net hebt aangemaakt, is dit lijstje nog leeg. Klik op "(Nieuwe) Ponto accounts ophalen". Het lijstje zou nu gevuld moeten zijn met accounts.
Stap 4: Afronding
In principe is de koppeling nu gereed voor gebruik. Eens per 4 uur (dat zal zijn rond 12:00, 16:00, 20:00, etc) worden de transacties automatisch opnieuw opgehaald uit Ponto. Hoe je de transacties vervolgens koppelt aan reserveringen, lees je hieronder.
Koppelen van betalingen aan transacties
Navigeer naar het menu-item "Administratie". Open aan de linkerkant het overzicht van "Bankkoppeling" > "Ontvangsten bank". In dit overzicht zie je alle transacties die geïmporteerd zijn vanuit de bank.
Het overzicht bevat een tabel met 5 kolommen. In de eerste 4 kolommen vind je algemene informatie die direct uit de overboeking gehaald worden, zoals een omschrijving, ontvangen van, etc. Het laatste kolom, de kolom "Reservering" toont de reservering waarvan het systeem denkt dat die bij de betaling hoort. Deze herkenning vind plaatst op basis van de omschrijving. Als het systeem daar een reserveringsnummer in kan vinden, zal het systeem een suggestie proberen te maken.
Je kunt op het reserveringsnummer klikken om de reservering te openen. Je kunt dan meer informatie zien over de reservering en bepalen of dat de juiste reservering is.
Indien je een overboeking (definitief) wilt koppelen aan een reservering, kan je op de knop "Reservering" klikken aan de rechterkant van de tabel. Er opent een pop-up waarin je een reservering kunt koppelen aan de overboeking. Je krijgt daar tevens de optie om er direct een transactie voor aan te maken. Daarbij wordt het bedrag automatisch overgenomen van de overboeking.
In de tabel zie je aan de rechterkant ook een oogje met een streep erdoor. Deze knop verbergt de overboeking. Dit kun je gebruiken om het overzicht op te schonen. Niet elke overboeking in het overzicht hoort namelijk bij een reservering.
Door aan de linkerkant van de tabel gebruikt te maken van de checkboxjes, kan je in batch een hoop overboekingen in een keer bewerken. Je kunt op die manier meerdere overboekingen omzetten naar een transactie voor de gekoppelde reserveringen. Ook kan je meerdere overboekingen met een druk op de knop verbergen.
Selecteer alle overboekingen waarvoor je een actie wilt uitvoeren. Na het selecteren van ten minste 1 overboeking, verschijnt onderaan de pagina een knop "Acties". Als je op deze knop klikt opent er een pop-up waarin je de gewenste actie kunt uitvoeren.