Stap 1: Overzicht geïmporteerde reserveringen
Ga naar het overzicht geïmporteerde reserveringen in Recranet Booking, toegankelijk via Administratie -> Reserveringen -> Geïmporteerde reserveringen.
Controleer de rapportage per accommodatie of accommodatie categorie. Het overzicht geeft de totaalbedragen en het geïmporteerde totaalbedrag weer met een verschil. Indien het verschil niet gelijk is aan 0 euro zijn verdere controles nodig.
Controleer de reserveringen bij voorkeur per accommodatie of accommodatie categorie.
Stap 2: Controleren van geïmporteerde reservering
Rechtsboven in de reservering worden de bedragen van het oude reserveringssysteem weergeven.
Het bedrag Geïmporteerd huur is het totaal huur in het oude systeem, het bedrag Geïmporteerde totaal is het totaalbedrag in vorige systeem.
Met het totaal verschil controleren we of de reservering en de factuurregels volledig zijn geïmporteerd. De geïmporteerde reservering heeft geen verschil indien alle factuurregels uit het oude systeem zijn overgenomen als handmatige toeslag en hiermee het totaalbedrag gelijk is.
Zodra de reservering is gecontroleerd verbergen we de geïmporteerde totaalbedragen.
Gezelschap controleren
We hebben alle leeftijdsgroepen uit het oude systeem overgenomen in Recranet Booking. Controleer voor de eerste reservering of de juiste aantallen van de reservering bij de juiste leeftijdsgroep staan.
Indien een huisdier in het gezelschap in oude systeem staat, dan is deze niet meegenomen in het gezelschap in Recranet Booking. Het huisdier kan worden ingesteld als optie/toeslag op de reservering.
(Handmatige) opties & toeslagen controleren
Het is gewenst om de geïmporteerde handmatige opties/toeslagen (artikelen in Stratech of kostenposten in BEX) om te zetten naar een optie en toeslag.
Ga naar de reservering en vervolgens Opties en toeslagen. Zie onderstaande voorbeeld, in dit voorbeeld is de reguliere toeslag Toeristenbelasting en Eindschoonmaak inactief.
De verplichte toeslagen Toeristenbelasting en Eindschoonmaak zijn voor geïmporteerde reserveringen inactief.
De handmatige opties en toeslagen Toeristenbelasting en Eindschoonmaak uit het vorige systeem hebben hetzelfde totaalbedrag, beide toeslagen kunnen worden omgezet.
Zie onderstaande screenshot, zet de verplichte toeslagen op actief en de handmatige opties en toeslagen op inactief.
Het is gewenst om alle opties en toeslagen om te zetten naar een gekoppelde toeslag voor de administratie in Recranet Booking. Een handmatige optie en toeslag heeft niet de juiste BTW en grootboekrekening gekoppeld.
Indien een handmatige optie of toeslag niet kan worden omgezet, voeg dan een nieuwe optie of toeslag toe of koppel deze aan de juiste accommodaties via: Instellingen -> Toeslagen -> Opties en toeslagen.
Indien een optie of toeslag in feite een kortingsregel is, verwijder deze dan bij opties en toeslagen en maak een kortingsregel aan.
Stap 3: Controleren van geïmporteerde handmatige opties en toeslagen in bulk
Ga naar het overzicht opties en toeslagen (handmatig) in Recranet Booking, toegankelijk via Administratie -> Reserveringen -> Opties en toeslagen (handmatig)
Filter het overzicht op Accommodatie of Accommodatie categorie. Zoek vervolgens op een verplichte toeslag aan de hand van de omschrijving, bijvoorbeeld Eindschoonmaak.
Selecteer de reserveringen en selecteer Geselecteerde opties en toeslagen bewerken (zie onderstaande screenshot).
Selecteer vervolgens Omzetten naar standaard optie/toeslag en Standaard optie/toeslag: Eindschoonmaak.
De omzetting werkt met de volgende voorwaarden, indien een voorwaarde niet voldoet wordt de omzetting niet uitgevoerd voor de reservering.
- De geselecteerde Standaard optie/toeslag moet aanwezig zijn op de reservering en inactief zijn (gelijk aan voorbeeld in Stap 2)
- De geselecteerde Standaard optie/toeslag op de reservering heeft hetzelfde totaalbedrag als de handmatige optie en toeslag. (tarief en aantal kunnen we niet altijd overnemen uit het vorige systeem en wordt niet gecontroleerd)
- De geselecteerde Standaard optie/toeslag op de reservering wordt actief en de handmatige optie en toeslag wordt inactief.
Stap 4: Administratie bijwerken
Indien alle reserveringen zijn gecontroleerd en de opties en toeslagen zijn gekoppeld kan de administratie worden bijgewerkt.
Op het moment van de import is de administratie al bijgewerkt met de (onvolledige) data, hierdoor is het altijd vereist na een import om de administratie na de import volledig bij te werken.
Zie hier de werkwijze: Administratie in Recranet Booking
Veelgestelde vragen & waar op te letten.
1. Welke data kan worden geïmporteerd?