De werkwijze voor het importeren van reserveringen uit het oude reserveringssysteem is voor ieder systeem anders. Hierbij een overzicht van bekende systemen waarbij we een standaard werkwijze hebben vastgesteld.
Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken voor het importeren van gegevens vanuit de volgende systemen:
- Every Leisure
- Uw Booking
- Tibos
- CAT Booking
- Reflex Booking
Stratech RCS en Enterprise
Objecten (locaties)
Objecten worden als locatie geïmporteerd. Locaties die voor het vorige seizoen al uit de verhuur waren gehaald, worden niet geïmporteerd.
De volgende data wordt overgenomen:
- Object omschrijving (als nummer)
- Gekoppeld objecttype (als gekoppelde accommodatie)
Objecttypes (accommodaties)
Objecttypes worden als accommodatie geïmporteerd. Accommodaties die voor het vorige seizoen al uit de verhuur waren gehaald, worden niet geïmporteerd of in Recranet Booking op inactief gezet.
De volgende data wordt overgenomen:
- Objecttype omschrijving (als titel)
- Objecttype internet (als online beschikbaar)
Gasten
Gasten worden geïmporteerd in het gastenbestand in Recranet Booking. Het e-mailadres van de gast wordt door Recranet Booking bij het importeren gevalideerd, indien dit e-mailadres niet geldig is of speciale tekens bevat wordt dit e-mailadres niet geïmporteerd.
Indien kentekens in Stratech in een aparte tabel staan en meerdere kentekens per gast zijn toegestaan worden deze met een afzonderlijke import toegevoegd aan de gast. Deze kentekens worden op de reservering overgenomen bij het aanmaken/importeren van reserveringen.
De volgende data wordt overgenomen:
- Aanhef
- Achternaam
- Bankgironummer (als IBAN)
- Bedrijf (als particulier of zakelijk)
- BIC
- BTW Nummer
- E-mailadres
- Geboorte plaats
- Geboorte datum
- Huisnummer
- Kenteken
- Mailinglijst (als Ingeschreven voor nieuwsbrief)
- Nummer (als Lidmaatschap)
- Plaats
- Postcode
- Straat
- Telefoonnummer
- Tussenvoegsel
- Voorletters
- Voornaam
- Landcode
- Taalcode
Reserveringen
Reserveringen met een aankomst vanaf 01-01-2024 (in overleg) worden geïmporteerd. Daarbij worden de volgende reserveringen overgeslagen:
- Reserveringen met status Geannuleerd, Rekening en Vervallen.
- Reserveringen met een aankomst en vertrek op dezelfde dag worden niet geïmporteerd.
- Reserveringen met een overboekingen worden niet geïmporteerd.
- Opmerkingen van reserveringen worden niet geïmporteerd.
Reserveringen worden samengevoegd tot een groepsreservering indien een Stratech reservering meerdere subreserveringen heeft en deze subreserveringen gekoppeld zijn aan dezelfde gast als de hoofdreservering. Is dat laatste niet het geval, wordt er in overleg een keuze gemaakt over deze reserveringen.
De volgende data wordt overgenomen:
- Object (als gekoppelde locatie)
- Datum (als reserveringsdatum)
- Gezelschap*
- Aantal baby's
- Aantal kinderen
- Aantal gratis kinderen
- Aantal volwassenen
- Aantal huisdieren
- Aankomst- en vertrekdatum*
- Vanaf datum (als aankomstdatum)
- Tot datum (als vertrekdatum)
- Datum aangekomen (als aankomstdatum)
- Datum vertrokken (als vertrekdatum)
- Gast
- Nummer
- Voorkeursboeking
- Vouchernummer (t.b.v. een eventuele koppeling met een channel)
- Kosten reservering*
- Totaal borg (enkel Stratech Enterprise)
- Totaal huur (enkel Stratech Enterprise)
- Totaal korting (enkel Stratech Enterprise)
- Totaal kosten
*Bijzonderheden omtrent reserveringen:
Allereerst is het zo dat de leeftijdsgroepen (baby's, kinderen, gratis kinderen, etc) in Stratech niet altijd exact overeenkomen met de leeftijdsgroepen in Recranet Booking. Het gezelschap wordt daarom mogelijk samengevoegd of hernoemd voor aansluiting op de instellingen in Recranet Booking. Afhankelijk van de specifieke situatie is het mogelijk noodzakelijk om bijvoorbeeld gratis kinderen en baby's bij elkaar op te tellen en onder één noemer te importeren.
Aankomst- en vertrekdagen werken in Stratech net iets anders dan in Recranet Booking. In Stratech zien we dat een reservering een "aangekomen op" en een "datum vanaf" heeft. Ook is er in Stratech een "vertrokken op" en "datum tot". In Recranet Booking hanteren we echter één aankomstdatum en één vertrekdatum. We nemen de "aangekomen op" en "vertrokken op" data over als aankomst- en vertrekdatum, omdat dit in Stratech ook leidend is voor de bezetting. Indien deze data niet aanwezig is, nemen we de "vanaf" en "tot" data over.
De export bestanden van Stratech Enterprise en RCS bevatten allebei een waarde voor de totale kosten van een reservering. Deze bedragen importeren we enkel als informatief veld. De daadwerkelijke kosten van de reservering worden op een andere manier geïmporteerd / berekend. Meer informatie over deze informatieve velden vind je hier.
Hetzelfde geldt voor de velden voor totaal huur, borg en korting. Deze informatie komt echter enkel voor in Stratech Enterprise export bestanden en niet in de export bestanden van Stratech RCS. Ook deze waardes importeren we enkel als informatief veld. Het bedrag voor totaal huur kunnen we overnemen als eenmalig arrangement, zodat de kosten van de huur op de reservering 1 op 1 overeen komt met de reservering uit Stratech.
Reservering medegasten
De medegasten van de reserveringen worden geïmporteerd met de beschikbare velden. In Recranet Booking wordt voor elke medegast ook een gast aangemaakt (zie de gast import).
De volgende data wordt overgenomen:
(Zie Gastenbestand)
Reservering artikelen
De artikelen worden als handmatige optie en toeslag geïmporteerd zodat deze kunnen worden omgezet bij de controle van de reserveringen. Indien het artikel een "Kassa" of "Per stuk" artikel is, wordt het aantal indien mogelijk ook geïmporteerd. Overige artikelen worden geïmporteerd als 1 stuk.
Voor Stratech Enterprise klanten worden de artikelen van het type "Huur" niet geïmporteerd als handmatige optie & toeslag. Voor Stratech Enterprise reserveringen wordt het huurbedrag overgenomen als eenmalig arrangement.
De volgende data wordt overgenomen:
- Omschrijving
- Aantal
- Kosten artikel
- Reservering
Betalingen
Er worden enkel betalingen geïmporteerd die gemaakt zijn voor reserveringen die ook geïmporteerd zijn. Dit zijn meestal alle niet geannuleerde reserveringen met uitzondering van overboekingen en reserveringen met aankomst/vertrek op dezelfde dag.
De volgende data wordt overgenomen:
- Datum
- Bedrag
- Betaalmethode
- Reservering
Meterstanden
De meterstanden worden geïmporteerde voor de locaties die actief zijn in het huidige jaar. De meterstanden moeten zijn verwerkt. De meterstanden worden ontdubbeld indien meerdere registraties op dezelfde datum zijn gemaakt, de laatste registratie blijft dan behouden.
De volgende data wordt overgenomen:
- Meter (Gas, Water of Elektra)
- Stand
- Locatie
- Datum
Algemene opmerkingen over de import
Opmerkingen
Het is helaas niet mogelijk om opmerkingen, van bijvoorbeeld gasten of reserveringen, te importeren. Deze data komt niet gestandaardiseerd terug uit de export functionaliteit van Stratech.
Administratie
Voor reserveringen en opties & toeslagen importeren wij geen grootboekrekeningen of btw-tarieven. Deze moeten via onze controle rapportage handmatig toegevoegd worden. Meer informatie daarover vind je hier.
Stratech Booking
Objecten (locaties)
Objecten worden als locatie geïmporteerd. Locaties die voor het vorige seizoen al uit de verhuur waren gehaald, worden niet geïmporteerd.
De volgende data wordt overgenomen:
- Object naam (als nummer)
- Gekoppeld objecttype (als gekoppelde accommodatie)
Capaciteit voor personen en huisdieren kunnen we niet overnemen.
Objecttypes (accommodaties)
Objecttypes worden als accommodatie geïmporteerd. Accommodaties die voor het vorige seizoen al uit de verhuur waren gehaald, worden niet geïmporteerd of in Recranet Booking op inactief gezet.
De volgende data wordt overgenomen:
- Objecttype naam (als titel)
- Capaciteit personen
Capaciteit huisdieren kunnen we niet importeren.
Gasten
Gasten worden geïmporteerd in het gastenbestand in Recranet Booking. Het e-mailadres van de gast wordt door Recranet Booking bij het importeren gevalideerd, indien dit e-mailadres niet geldig is of speciale tekens bevat wordt dit e-mailadres niet geïmporteerd.
De volgende data wordt overgenomen:
- Voornaam
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- Initialen
- Taal
- Aanhef
- Geboortedatum
- Straat
- Huisnummer
- Postcode
- Woonplaats
- Land
- IBAN
- BIC
- Telefoonnummer
- Email (we kunnen maximaal 1 e-mailadres importeren)
Reserveringen
Reserveringen met een aankomst vanaf 01-01-2024 (in overleg) worden geïmporteerd. Daarbij worden de volgende reserveringen overgeslagen:
- Reserveringen met status Invalidated en Cancelled.
- Reserveringen met een aankomst en vertrek op dezelfde dag worden niet geïmporteerd.
- Reserveringen op een locatie die reeds bezet is worden niet geïmporteerd (overboekingen).
De volgende data wordt overgenomen:
- Reserveringsnummer
- Bron*
- Reserveringsdatum
- Totaalbedrag*
- Gezelschap*
- Aankomstdatum
- Vertrekdatum
- Locatie
- Opmerkingen gast
- Opmerkingen intern
*Bijzonderheden omtrent reserveringen:
Allereerst is het zo dat het gezelschap in Stratech Booking niet altijd exact overeenkomen met de leeftijdsgroepen in Recranet Booking. Het gezelschap wordt daarom mogelijk samengevoegd of hernoemd voor aansluiting op de instellingen in Recranet Booking.
De bron in Stratech Booking wordt enkel overgenomen als de bron ook bekend is in Recranet Booking. In Recranet Booking hanteren we een vaste set aan mogelijke bronnen. De bron die dus in het export bestand staat van Stratech Booking moet bestaan in Recranet Booking.
De export bestanden van Stratech Booking bevat een waarde voor de totale kosten van een reservering. Deze bedragen importeren we enkel als informatief veld. De daadwerkelijke kosten van de reservering worden op een andere manier geïmporteerd / berekend. Meer informatie over deze informatieve velden vind je hier.
Reservering artikelen
De artikelen worden als handmatige optie en toeslag geïmporteerd zodat deze kunnen worden omgezet bij de controle van de reserveringen
De volgende data wordt overgenomen:
- Omschrijving
- Aantal
- Kosten artikel
Algemene opmerkingen over de import
Administratie
Voor reserveringen en opties & toeslagen importeren wij geen grootboekrekeningen of btw-tarieven. Deze moeten via onze controle rapportage handmatig toegevoegd worden. Meer informatie daarover vind je hier.
BEX
Objecten (locaties)
Objecten worden als locatie geïmporteerd. Locaties die voor het vorige seizoen al uit de verhuur waren gehaald, worden niet geïmporteerd.
De volgende data wordt overgenomen:
- Object naam (als nummer)
- Gekoppeld objecttype (als gekoppelde accommodatie)
Objecttypes (accommodaties)
Objecttypes worden als accommodatie geïmporteerd. Accommodaties die voor het vorige seizoen al uit de verhuur waren gehaald, worden niet geïmporteerd of in Recranet Booking op inactief gezet.
De volgende data wordt overgenomen:
- Objecttype naam (als titel)
Gasten
Gasten worden geïmporteerd in het gastenbestand in Recranet Booking. Het e-mailadres van de gast wordt door Recranet Booking bij het importeren gevalideerd, indien dit e-mailadres niet geldig is of speciale tekens bevat wordt dit e-mailadres niet geïmporteerd.
De volgende data wordt overgenomen:
- Debiteur code = Gast referentie
- Is een bedrijf
- Aanhef
- Voorletters
- Voornaam
- Achternaam
- Bedrijfsnaam
- Geboortedatum
- E-mailadres
- Nieuwsbrief
- Telefoonnummer
- Taal
- Adres
- Postcode
- Plaats
- Land
- Notitie
Reserveringen
Reserveringen met een aankomstdatum vanaf 01-01-2025 (in overleg) worden geïmporteerd. Daarbij worden de volgende reserveringen overgeslagen:
- Reserveringen met status Geannuleerd
- Reserveringen op een locatie die reeds bezet is worden niet geïmporteerd (overboekingen).
De volgende data wordt overgenomen:
- Reserveringsnummer
- Aankomst
- Vertrek
- Bevestigd op
- Ingecheckt
- Uitgecheckt
- Type
- Object
- Voorkeursreservering
- Kanaal
- Communicatietaal
- Opmerkingen
- Totaal verhuurbedrag
- Totaal gefactureerd
- Gezelschap
- Aantal volwassenen
- Aantal jongeren
- Aantal kinderen
- Aantal babies
- Aantal senioren
- Debiteur code = Gast referentie
Reserveringen factuurregels (opties en toeslagen)
Vanuit BEX maken we voor de opties en toeslagen een export van de Factuurregels. Hierbij worden de onderstaande filters toegepast.
Rapporttype: Factuurdatum
Huur: Telt niet als huur
We filteren de export op Factuurnummer, indien het factuurnummer voorkomt in de kolom Gecrediteerd via factuur wordt deze factuur niet geïmporteerd. Deze filter is een alternatieve werkwijze om enkel de actuele factuurregels te importeren.
De volgende data wordt overgenomen:
- Type (prijs of percentage)
- Reken aantal
- Omschrijving
- Grootboekrekening (enkel indien Grootboekrekening aanwezig in RB)
- Btw-percentage
- Prijs
- Percentage
- Totaal inclusief btw
Reserveringen betalingen
Vanuit BEX maken we voor de betalingen een export van de Betalingen. Betalingen met de onderstaande betaalmethodes worden niet geïmporteerd.
- Overgeheveld naar factuur
- Overgeheveld van factuur
- Verrekend met creditfactuur
- Verrekend met factuur
De volgende data wordt overgenomen:
- Reserveringsnummer
- Bedrag
- Betaalmethode
- Betaling datum
Betalingen voor geannuleerde reserveringen en betalingen voor de eigenaren/verhuur afrekening worden niet geïmporteerd.
Algemene opmerkingen over de import
Opmerkingen
De opmerkingen van de reserveringen worden geïmporteerd als interne opmerkingen, deze zijn niet zichtbaar voor de gast.
Inbegrepen opties en toeslagen
De inbegrepen opties en toeslagen in Recranet Booking zijn na de import uitgeschakeld en moeten handmatig worden geactiveerd. Het huurbedrag geïmporteerd als eenmalig arrangement moet mogelijk worden gecorrigeerd naar het kale huurbedrag (zonder inbegrepen opties en toeslagen).
Tommy Booking Support
Het is mogelijk om accommodaties, locaties en reserveringen eenvoudig te importeren vanuit Tommy Booking Support. Deze service zorgt voor een naadloze overgang van alle gegevens naar het systeem, wat tijd bespaart en processen optimaliseert.
Binnenkort volgen meer details over deze importmogelijkheden!