Koole Controls: Toegangsbeheer en warm welkom gekoppeld aan ons reserveringssysteem

Deze module is niet standaard geactiveerd. Indien je deze wenst te activeren dan horen we dit graag via onze support.

Met de Koole Controls integratie kun je eenvoudig toegangsbeheer en een warm welkom op jouw park regelen via ons reserveringssysteem. Koole Controls biedt geavanceerde controle- en automatiseringsoplossingen, specifiek ontworpen voor de toeristische sector.

Instellen Koole Controls 

Door onderstaande stappen te volgen, zorg je voor een soepele integratie tussen Recranet Booking en Koole Controls, waarbij reserveringen naadloos gesynchroniseerd worden

Aanmaken koppeling

Aanmaken van de Koppeling:

1. Ga naar "Instellingen" > "Hardware" > "KC Smart Home" en selecteer "Nieuwe KC Smart Home koppeling".
2. Vul het formulier in met de informatie die je van Koole Controls hebt ontvangen.
3. Activeer de optie "Synchroniseer reserveringen".
4. Sla de wijzigingen op.

Ophalen account inrichting

Koole Controls zal je account voorzien hebben van locaties, deursloten en meer. Volg deze stappen om deze informatie in te laden:

1. Ga naar "Instellingen" > "Hardware" > "KC Smart Home" en kies "Bewerken" bij je nieuwe configuratie.
2. Selecteer "Initialiseren" om de details op te halen.

Objecten koppelen aan locaties

Om reserveringen correct te synchroniseren, koppel je de locaties in ons systeem aan de objecten van Koole Controls:

1. Binnen "Hardware" > "KC Smart Home", ga naar "Bekijk resorts" bij je configuratie.
2. Voor elk resort, selecteer "Bekijk objecten" en wijs elk object toe aan de juiste locatie. Objecten die niet gekoppeld zijn, worden niet gesynchroniseerd. Hoofdingangen of bergingen hoeven niet gekoppeld te worden. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

Nieuwe sloten koppelen aan ons reserveringssysteem

Voer de volgende stappen uit als er nieuwe sloten worden toegevoegd:

1. Ga naar "Instellingen" > "Hardware" > "KC Smart Home" en kies "Bewerken" bij je configuratie.
2. Selecteer "Initialiseren" om de details op te halen.
3. Sla de wijzigingen op.
4. Ga vervolgens naar "Bekijk resorts" bij je configuratie.
5. Voor elk resort, selecteer "Bekijk objecten" en wijs de nieuwe objecten toe aan de juiste locaties. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

Koppeling van de slagboomtoegang en ons reserveringssysteem

Met de koppeling tussen Koole Controls en ons reserveringssysteem worden reserveringen automatisch doorgezet naar het toegangscontrolesysteem. Hierbij worden de in- en uitcheckdatum, locatie en kentekens meegenomen, zodat de slagboom automatisch opent voor gasten met een geldige reservering.

Locaties instellen voor correcte toegangscontrole (in- en uitritten) 

Koole Controls vereist dat elke reservering is gekoppeld aan een specifieke locatie. Daarom wordt in ons reserveringssysteem een locatie van Koole Controls gekoppeld aan de locaties in jouw reserveringsbeheer. Dit is een eenmalige instelling en hoeft alleen aangepast te worden bij wijzigingen in jouw locaties.

Zodra de slagboomkoppeling actief is, zijn alle in- en uitritten inzichtelijk via de navigatie in de rechterbovenhoek van het menu in ons reserveringssysteem.

Handmatige toegang voor niet-gasten

Naast geautomatiseerde toegang voor gasten biedt ons reserveringssysteem ook de mogelijkheid om handmatig kentekens toe te voegen voor personen die toegang nodig hebben, zoals leveranciers of medewerkers. Hierbij kan optioneel een start- en einddatum worden ingesteld, zodat toegang alleen gedurende een bepaalde periode wordt verleend.

Beheer van voertuigen per reservering

Binnen ons reserveringssysteem kan worden vastgesteld hoeveel voertuigen per reservering tegelijkertijd op het terrein mogen staan. Indien dit is beperkt tot één voertuig en de gast arriveert met meerdere auto’s, wordt de extra auto geweigerd zodra er al een voertuig met de betreffende reservering aanwezig is.

Voor extra flexibiliteit kan handmatig een extra kenteken aan een reservering worden toegevoegd. Dit kan inclusief een afwijkende toegangsdatum, zodat het extra voertuig toegang krijgt op een ander moment dan de standaard reserveringsperiode.