Deze module is niet standaard geactiveerd. Indien je deze wenst te activeren dan horen we dit graag via onze support.
Werk je met onze Eigenarenafrekening en heb je periodiek te maken met het uitbetalen van eigenaren? Dan adviseren we je gebruik te maken van het SEPA exportbestand om zakelijke overboekingen gemakkelijk te kunnen importeren in je bank. In dit artikel kun je lezen wat de functionaliteit inhoudt en hoe je er gebruik van kunt maken.
Wat is een SEPA-overboeking?
Bij de meeste Europese banken is het mogelijk zakelijke overboekingen te verwerken. In de SEPA-landen wordt hiervoor gebruik gemaakt van speciale functionaliteit voor 'SEPA-overboekingen'. 'SEPA' is een afkorting voor 'Single Euro Payments Area', met andere woorden: één Europese betaalmarkt. Het komt erop neer dat je met SEPA grensoverschrijdend net zo gemakkelijk en veilig kunt betalen als in je eigen land. Een SEPA-overboeking is dus een geautomatiseerde manier om overboekingen snel en efficiënt te kunnen verwerken. Daarvoor moeten de overboekingen ter verwerking aangeleverd worden bij de bank in een PAIN (XML) bestandsformaat. Recranet Booking biedt de mogelijkheid om overboekingen voor de verstuurde eigenarenafrekeningen in dit formaat te genereren, zodat je het bestand gemakkelijk kunt importeren in je bank en de overboekingen aan eigenaren met één druk op de knop klaargezet en verstuurd kunnen worden.
Vereiste instellingen
Voor SEPA-overboekingen is het verplicht om een IBAN te gebruiken. Om gebruik te maken van de export functie is het dus verplicht in je Recranet Booking account voor zowel je eigen organisatie als voor elke eigenaar/ontvanger een IBAN en een BIC in te vullen. Dit kun je als volgt instellen:
Voor de organisatie
Om overboekingen te exporteren moeten we weten van welke bankrekening het bedrag mag worden afgeschreven. Je kan een bankrekening toevoegen bij de instellingen "Instellingen" > "Administratief" > "Bankrekeningen".
Let op! Beide het IBAN en de BIC moeten ingevuld zijn.
Nadat je de bankrekening hebt toegevoegd kun je deze toewijzen aan de eigenarenafrekening. Deze instelling is te vinden onder "Instellingen" > "Account" > "Algemeen" > "Overige" > "Eigenarenafrekening".
Voor de eigenaren
Daarnaast moeten we ook weten op welke bankrekening het bedrag gestort mag worden. Dit kan je bij de instellingen van de eigenaar toevoegen. Deze zijn te vinden onder "Instellingen" > "Eigenarenomgeving" > "Eigenaren" > "Bedrijfsgegevens en adres" > "Bankgegevens".
Let op! Beide het IBAN en de BIC moeten ingevuld zijn.
Afrekeningen exporteren
Wanneer alle vereiste gegevens zijn ingesteld, kun je beginnen met het versturen van de afrekeningen en het exporteren van alle uit te voeren betalingen.
Afrekeningen versturen
Zorg er eerst voor dat de afrekeningen verstuurd zijn naar de eigenaar. Dat is mogelijk via het overzicht van alle afrekeningen, waar je per geselecteerde periode de gegenereerde afrekeningen kunt inzien. Deze pagina is te vinden onder "Rapportage" > "Eigenarenafrekening" > "Overzicht". Daar kun je de gewenste periode en vervolgens de gewenste eigenaren en afrekeningen selecteren en vervolgens (in batch) per e-mail versturen.
Exportbestand genereren
Wanneer de afrekeningen verstuurd zijn kun je het SEPA exportbestand gaan genereren. Ga hiervoor naar "Rapportage" > "Eigenarenafrekening" > "Verstuurde afrekeningen". Selecteer vervolgens de gewenste afrekeningen die je voor betaling klaar wilt zetten in je bank. Klik daarna op de knop "Exporteer zakelijke overboekingen".
Wanneer de export gereed is, wordt een XML-bestand in de downloads rechtsboven in het scherm klaargezet. Dit bestand bevat alle overboekingen voor de geselecteerde afrekeningen. Het exportbestand kun je aanleveren bij de bank, zodat de overboekingen geïmporteerd en uitgevoerd kunnen worden. Bij de meeste banken gebeurt dit via een online klantportaal.