De samenwerking tussen Recranet Booking en Keyplan biedt een efficiënte oplossing voor het beheer van faciliteiten in recreatie- en vakantieparken. Deze integratie stelt gebruikers in staat om boekingen moeiteloos te beheren en te synchroniseren met hun facilitaire activiteiten, wat resulteert in verhoogde efficiëntie en verbeterde servicekwaliteit.

In dit artikel verkennen we in detail hoe de integratie functioneert en hoe het parkbeheerders ondersteunt bij het effectief coördineren van boekingen met facilitaire werkzaamheden. Hierdoor worden operationele processen geoptimaliseerd en de algehele ervaring voor gasten verbeterd.

Instellen koppeling

Invullen algemene gegevens

Het instellen van een koppeling tussen Recranet Booking en Keyplan is een eenvoudige procedure. Hieronder volgt een stapsgewijze handleiding om deze integratie te configureren:

1. Vraag bij Keyplan een API-gebruiker aan die specifiek is bedoeld voor de integratie met Recranet Booking.
2. Ga binnen Recranet Booking naar "Instellingen" > "Software" > "Keyplan".
3. Klik rechtsboven op "Nieuwe configuratie".
4. Voer de gegevens in die je van Keyplan hebt ontvangen voor de API-gebruiker.
5. In het veld "Aantal dagen voor aankomst aanmaken binnen Keyplan" kun je een waarde naar keuze invullen; 30 dagen is een standaardinstelling.
6. Laat het vinkje bij "actief" uit staan, totdat de koppeling volledig is ingesteld.
7. Bevestig je wijzigingen door op "Wijziging opslaan" te klikken.

Na het opslaan word je automatisch teruggestuurd naar het overzicht van Keyplan-configuraties. Selecteer hier de configuratie die je zojuist hebt aangemaakt en klik op "Configuratie synchroniseren", gevolgd door opnieuw "Wijziging opslaan".

Belangrijk: Als je een foutmelding ontvangt, controleer dan of alle gegevens correct zijn ingevuld en of de gebruiker de juiste bevoegdheden heeft om met de API te koppelen. Indien nodig, neem contact op met Keyplan om de juiste gegevens opnieuw op te vragen.

Producten configureren

Het configureren van producten in de integratie tussen Keyplan en Recranet Booking is een essentiële stap om de koppeling efficiënt te laten verlopen. Hieronder vindt je een gedetailleerde handleiding over hoe je deze integratie kunt instellen om producten van Keyplan te koppelen aan de opties en toeslagen binnen Recranet Booking:

Stap 1: Actualiseer de producten

1. Ga binnen Recranet Booking naar "Instellingen" > "Software" > "Keyplan".
2. Selecteer "Producten" bij een van de configuraties.
3. Klik op "Producten importeren" om een actueel overzicht van de Keyplan-producten te krijgen.

Je ziet nu een actueel overzicht van producten uit Keyplan. Voor ieder van deze producten dient ingesteld te worden voor welke reserveringen en onder welke voorwaarde dat product meegegeven moet worden met de koppeling.

Stap 2: Producten configureren

1. Klik op "bewerken" bij het product dat je wilt configureren.
2. Kies uit de volgende methoden voor producttoevoeging:
   • "Product wordt toegevoegd op basis van opties & toeslagen": Kies deze optie als het product alleen moet worden toegevoegd als specifieke opties en toeslagen bij de reservering zijn geboekt.
   • "Product wordt voor alle reserveringen toegevoegd": Selecteer deze optie als het product aan alle reserveringen moet worden toegevoegd, ongeacht de aanwezigheid van specifieke opties of toeslagen.
3. Onder het kopje "Voorwaarden", specificeer je de regels:
   • "Enkel toevoegen op reserveringen van eigenaar": Voeg het product alleen toe als de reservering door de eigenaar van de woning is gemaakt, nuttig bij eigenarenverhuur.
   • "Niet toevoegen op reserveringen van eigenaar": Voorkom toevoeging van het product bij reserveringen gemaakt door de eigenaar.
   • "Enkel toevoegen voor reserveringen met specifieke accommodaties": Beperk de toevoeging van het product tot reserveringen met bepaalde accommodaties.

Objecten koppelen

Bij het koppelen van objecten aan locaties in Recranet Booking, biedt het systeem twee methoden. Je kunt nieuwe objecten aanmaken of reeds aangemaakte objecten koppelen (voor behoud van historie). Hieronder vindt je een stapsgewijze handleiding voor beide methoden, zodat je kunt kiezen welke het beste aansluit bij jullie behoeften.

Recranet nieuwe objecten laten aanmaken

Objecten in bulk aanmaken

1. Ga binnen Recranet Booking naar "Instellingen" > "Software" > "Keyplan".
2. Selecteer "Objecten" bij een van de configuraties.
3. (Optioneel) Selecteer een accommodatiecategorie in de filters en klik op "Resultaten weergeven".
4. Vink de gewenste locatie(s) aan de linkerkant aan.
5. Klik bovenin op "Objecten bewerken".
6. Kies de methode "Koppelen".
7. Selecteer een objectgroep en een locatie (ook wel park genoemd).
8. Klik op "Opslaan".

Objecten één voor één aanmaken

1. Ga binnen Recranet Booking naar "Instellingen" > "Software" > "Keyplan".
2. Selecteer "Objecten" bij een van de configuraties. Klik bij de gewenste locatie aan de rechterkant op "Koppelen".
3. Kies de methode "Nieuw Keyplan-object aanmaken".
4. (Optioneel) Pas de naam, het nummer en de capaciteit van het object aan.
5. Klik bovenaan op "Wijzigingen opslaan".

Bestaande objecten koppelen

Als je kiest voor het behouden van historie in je Keyplan account, dan kun je bestaande locaties handmatig koppelen. Dit proces vereist meer handmatige handelingen maar stelt je in staat om de bestaande gegevens en configuraties te behouden.

1. Ga binnen Recranet Booking naar "Instellingen" > "Software" > "Keyplan".
2. Selecteer "Objecten" bij een van de configuraties. Klik bij de gewenste locatie aan de rechterkant op "Koppelen".
3. Kies de methode "Bestaand Keyplan-object koppelen".
4. Vul het Extern ID in (dit ID vind je in Keyplan)
5. Klik op "Controleren". Het systeem controleert eerst of het opgegeven ID klopt.
6. Klik bovenaan op "Wijzigingen opslaan".