Als je een accommodaties aanbiedt met verschillende capaciteiten, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de beschikbaarheid goed wordt beheerd, vooral als deze accommodaties op dezelfde locatie zijn. Dit artikel legt uit hoe je accommodaties efficiënt kunt beheren door gebruik te maken van iCal-koppelingen.
Accommodaties opzetten voor verschillende capaciteiten
Wanneer je bijvoorbeeld een accommodatie hebt voor 8 personen en deze ook verhuurd kan worden als twee aparte accommodaties voor 4 personen, kun je het beste de volgende aanpak volgen:
-
Maak aparte accommodaties aan:
- Eén accommodatie voor 8 personen.
- Twee accommodaties voor 4 personen, elk met hun eigen locatie.
-
Gebruik van iCal-koppelingen:
- Stel iCal-koppelingen in om te zorgen dat wanneer de 8-persoonsaccommodatie wordt geboekt, de twee 4-persoonsaccommodaties automatisch worden geblokkeerd, en vice versa.
Stappen voor het instellen van de iCal-Koppeling
Om deze koppeling effectief te maken, volg je de onderstaande stappen:
-
Exporteer de kalender van de 8-persoonsaccommodatie:
- Ga naar 'Kalenders exporteren' en genereer een exportlink.
- Importeer deze link vervolgens onder 'Kalenders importeren' voor beide locaties van de 4-persoonsaccommodatie.
-
Exporteer de kalenders van de 4-persoonsaccommodaties:
- Genereer een exportlink voor beide locaties.
- Importeer deze links onder 'Kalenders importeren' bij de 8-persoonsaccommodatie.
Vermijd beschikbaarheidsconflicten
Bij het beheren van meerdere accommodaties is het cruciaal om eventuele beschikbaarheidsconflicten te voorkomen. Een conflict kan bijvoorbeeld ontstaan als één van de 4-persoonsaccommodaties is geboekt in een periode die overlapt met een boeking voor de andere 4-persoonsaccommodatie. Dit kan leiden tot een situatie waarin de 8-persoonsaccommodatie nog deels boekbaar blijft, terwijl dit eigenlijk niet mogelijk zou moeten zijn.
Controleer regelmatig op dergelijke conflicten via het planbord in je beheersysteem. Conflicten worden aangegeven met een rode kalender, waarop je kunt klikken voor meer details.
Synchronisatietijd
Houd er rekening mee dat er een synchronisatietijd van maximaal 10 minuten kan zijn bij het gebruik van iCal-koppelingen binnen Recranet (voor andere channels kan de synchronisatietijd afwijken). Dit betekent dat updates niet direct zichtbaar zijn, maar er enige vertraging kan optreden.
Door deze stappen te volgen, zorg je ervoor dat de beschikbaarheid van je accommodaties altijd up-to-date is en voorkom je dubbele boekingen.