Recranet werkt op basis van het kasstelsel, wat betekent dat journaalposten pas worden aangemaakt wanneer een betaling heeft plaatsgevonden. Daarnaast wordt er bij vertrek van de gast nogmaals een journaalpost aangemaakt om eventuele wijzigingen in de reservering zonder betaling bij te werken.
De afhandeling van reserveringen verloopt als volgt:
- Een reservering komt binnen met de status ‘openstaand’.
- De openstaande reservering wordt bevestigd. Vanaf dit moment worden reserveringen meegenomen in de rapportages.
- Bij ontvangst van een betaling wordt er een journaalpost aangemaakt per reservering. Deze kun je terugvinden via Administratie > Boekhouding > Administratieve boekingen.
- Bij vertrek wordt er nogmaals gejournaliseerd om eventuele wijzigingen zonder transacties te corrigeren.
Journaalposten en Datums:
Elke journaalpost in Recranet bevat drie belangrijke datums:
- Transactiedatum (datum administratief): De datum waarop de betaling of transactie is ontvangen.
- Aankomstdatum: De datum waarop de gast aankomt.
- Vertrekdatum: De datum waarop de gast vertrekt.
Wanneer je de datum instelt op vertrek, krijg je een overzicht van alle journaalposten van reserveringen die in die maand zijn vertrokken. Dit is handig voor bedrijven die hun boekingen per vertrekdatum willen verwerken, omdat de gast vertrokken is en er meestal geen verdere wijzigingen plaatsvinden. In de boekhouding van Recranet worden alleen de cijfers van daadwerkelijke betalingen weergegeven. Eventuele omzet die nog niet is betaald, wordt niet meegenomen.
Het Bekijken en Exporteren van Administratieve Boekingen:
Via Administratie > Boekhouding > Administratieve boekingen kun je de administratieve boekingen van een bepaalde periode bekijken en exporteren op basis van de transactie-, aankomst- of vertrekdatum.
De bijbehorende transacties kun je terugvinden via Administratie > Betalingen > Transactieoverzicht. Hier kun je alle transacties bekijken, filteren op datum, betaalmethode of accommodatie, en deze exporteren.
Grootboekrekeningen Instellen:
Voor een compleet beeld van de boekhouding is het belangrijk dat de instellingen correct zijn. Via Administratie > Boekhouding > Grootboekrekeningen kun je de grootboekrekeningen aanmaken en wijzigen. Als je dit aangeleverd hebt, hebben we dit al voor je ingesteld. Wanneer je niets doorgegeven hebt bij het onboarden, dan heb je de standaard grootboeken.
- Grootboeken koppelen aan opties/ toeslagen / accommodaties: Je kunt de grootboekrekeningen ook koppelen aan elke accommodatie en optie/toeslag via door rechtsboven naast je naam op de drie puntjes te klikken, naar de administratie-instellingen gaan.
- Grootboeken koppelen aan betalingen: Via instellingen > Administratief > Betalingen kunnen betaalwijzen worden aanmaken en gekoppeld worden aan de juiste grootboeken.
Export van Reserveringen en Opties:
Het is ook eenvoudig om een export van reserveringen te maken. Deze vind je bij het kopje Reserveringen. Met behulp van filters kun je een selectie maken, waarna je deze kunt exporteren.
- Bij de export “Reserveringen” krijg je een duidelijk overzicht van alle reserveringen, inclusief het reeds betaalde bedrag en het totaalbedrag van de opties en toeslagen.
- Met de optie “Reserveringen met Gastgegevens” kun je de gastgegevens mee exporteren. Als je bijvoorbeeld alle gasten die tussen 12 en 17 juli aankomen wilt mailen, kun je deze optie gebruiken.
- In de export “Opties & toeslagen” vind je alle bijgeboekte opties, toeslagen en het btw-tarief, maar niet de grootboekrekeningen. Deze vind je terug in de administratieve boekingen.
Door de juiste grootboekrekeningen en instellingen in te voeren, kun je een gedetailleerd overzicht genereren van je reserveringen, betalingen en administratieve boekingen, wat bijdraagt aan een transparant financieel overzicht.