Het reserveringssysteem werkt met automatische administratieve boekingen (journaalposten) voor elke uitgevoerde betaling. Hiermee is de boekhouding op basis van het kasstelsel in te zien, in het systeem worden geen facturen verstuurd.
Grootboekrekening aanmaken
Het is in het reserveringssysteem mogelijk om grootboekrekeningen aan te maken. Ga naar 'Administratie' -> 'Boekhouding' -> 'Grootboekrekeningen'. Klik daar op 'Nieuwe grootboekrekening'.
Vul in het formulier de volgende velden in:
- Code
- Omschrijving
- Balans of resultatenrekening
- Type
Klik vervolgens linksboven op 'Wijzigingen opslaan'.
Administratieve export (controlebestand)
Ga naar 'Administratie-instellingen 'via de dropdown rechtsboven. Hier kan een controlebestand worden geëxporteerd, dit controlebestand kan worden gestuurd naar een boekhouder of accountant voor de controle van de administratieve instellingen in het systeem.
Nadat het controlebestand is bijgewerkt door de boekhouder of accountant kunnen de gewenste instellingen worden opgegeven via het menu 'Grootboekrekeningen en BTW-tarieven instellen'.
Het is aanbevolen om deze controle direct uit te voeren voor de ingebruikname van ons reserveringssysteem. Hiermee zijn na de eerste administratieve periodes direct juiste BTW aangiftes te maken met de kolommenbalans.
Administratieve boekingen actualiseren na aanpassen instellingen
Hierbij de werkwijze voor het actualiseren van de administratieve boekingen:
- Controleer de ingestelde grootboekrekeningen en BTW percentages met de administratieve export (controlebestand) en update de instellingen via het menu 'Grootboekrekeningen en BTW tarieven instellen'.
- Algemene BTW tarieven, controleer de BTW percentages.
- Algemene grootboek rekeningen, deze rekeningen zijn verplicht en worden automatisch aangemaakt bij het opzetten van het Recranet Booking account. Indien gewenst kan voor omzet algemeen en omzet opties en toeslagen algemeen een rekening met nummer 999999 - 'Nog te classificeren omzet' worden opgegeven.
- Accommodaties, controleer BTW tarieven en grootboekrekeningen.
- Arrangementen en tarieven, controleer BTW tarieven en grootboekrekeningen.
- Opties en toeslagen, controleer BTW tarieven en grootboekrekeningen.
- Controleer de eenmalige arrangementen met het overzicht onder 'Administratie' -> 'Reserveringen' -> 'Eenmalige arrangementen'.
- Controleer de handmatige opties en toeslagen met het overzicht onder 'Administratie' -> 'Reserveringen' -> 'Opties en toeslagen (handmatig)'.
- Controleer de betalingsverschillen met het overzicht onder 'Administratie' -> 'Boekhouding' -> 'Betalingsverschillen'.
Gebruik de batch-update met optie 'Reserveringen administratief bijwerken' voor alle reserveringen vanaf de reserveringsdatum waarop Recranet Booking in gebruik is genomen.
De administratieve boekingen onder 'Administratie' -> Boekhouding zijn nog niet automatisch bij te werken met de batch-update. Stuur hiervoor een verzoek naar de Recranet Support, voor actualisatie voeren we de bovenstaande controle uit.
Administratieve boekingen (journaliseren)
In het reserveringssysteem worden administratieve boekingen (journaalposten) aangemaakt op het moment van een (terug)betaling. De administratieve boekingen zijn per reservering in te zien door de reservering te openen en in het menu naast 'E-mail' de 'Administratieve boekingen' te selecteren.
Voorbeeld aanbetaling reservering
In de praktijk zal er vaak worden gewerkt met deelbetalingen van de reservering. Op een nieuwe reservering geldt dat een aanbetaling van 50% van het totaalbedrag op 50% van de omzet van de reservering wordt geboekt. Hieronder een voorbeeld bevestiging met de administratieve boekingen.
De directe overboeking van 435,20 euro (50% van totaalbedrag) is op 2 nov. 2021 uitgevoerd. Deze is gekoppeld aan de tussenrekening bank Recranet. De omzet wordt direct geboekt, dit betreft 50% van de huur, toeristenbelasting, reserveringskosten en schoonmaakkosten. De btw is op de btw rekening geboekt.
Voorbeeld volledige betaling (openstaand bedrag) reservering
Hieronder een voorbeeld van een volledige betaling van het openstaande bedrag van dezelfde reservering met de administratieve boekingen.
De directe overboeking van 348,40 euro (50% van totaalbedrag) is op 14 jan. 2020 uitgevoerd. De nog openstaande omzet kan volledig worden geboekt. Het teveel betaalde bedrag van 10 euro is geboekt als betalingsverschil.
Voorbeeld actualiseren reservering
De gast heeft tijdens zijn verblijf een optie/toeslag van 10 euro bijgeboekt, de boekhouding wordt bij vertrek automatisch gejournaliseerd. Het betalingsverschil van 10 euro wordt hiermee gecrediteerd.
Indien er tussen de volledige betaling en het vertrek geen wijzigingen zijn geweest aan de reservering zal er geen administratieve boekingen worden gemaakt.
Voorbeeld annuleren reservering
Een reservering van 168,00 euro is voor 50% betaald. De gast besluit om te annuleren, de annuleringskosten zijn bepaald op 50% van het totaalbedrag. De gast zal geen betaling uitvoeren of terugbetaling ontvangen. De boekhouding moet wel worden geactualiseerd.
De reservering wordt na het annuleren automatisch gejournaliseerd. Hiermee zal de omzet aan 8290 - Annuleringskosten worden geboekt. In ons voorbeeld is het btw percentage gelijk voor annuleringskosten, de btw blijft dan ook gelijk.
Kolommenbalans en administratieve boekingen
De kolommenbalans kan worden gebruikt om inzicht te krijgen in de debet en credit mutaties in een periode. Ga hiervoor naar 'Administratie' -> 'Boekhouding' -> 'Kolommenbalans'.
De periode kan worden per jaar, kwartaal of maand.
De kolommenbalans bestaat uit een beginbalans, proefbalans (mutaties) en saldibalans. Om inzicht te krijgen in de mutaties kan worden ingezoomd via 'Administratie' -> 'Boekhouding' -> 'Administratieve boekingen'.
Exporteren naar boekhouding en/of Excel
Ga naar 'Administratie' -> 'Boekhouding' -> 'Administratieve boekingen' en selecteer een referentiedatum en periode voor de export. De filter maakt enkel een selectie van de administratieve boekingen, de administratieve/aankomst/vertrek datum is altijd vermeld.
Zie hieronder toelichting op de referentiedatum
Datum administratief (transactie of actualisatie datum)\ **Deze administratieve datum is in de meeste gevallen altijd gelijk aan de transactiedatum van een betaling of terugbetaling.
Indien een reservering is geannuleerd en geen betaling of terugbetaling na het annuleren is uitgevoerd wordt de reservering om 23.55u automatisch geactualiseerd. Deze administratieve boeking heeft de datum van het actualiseren, niet de transactiedatum.
Het is mogelijk om de reservering handmatig te actualiseren, deze administratieve boeking heeft de datum van het actualiseren, niet de transactiedatum.
Aankomstdatum
De aankomstdatum is gelijk aan de aankomst van de reservering of de eerste aankomst van een groepsreservering.
Vertrekdatum
De vertrekdatum is gelijk aan het vertrek van de reservering of het laatste vertrek van een groepsreservering.
In het onderstaande voorbeeld wordt gewerkt met Excel, het is ook mogelijk om met Google Sheets te werken.
Exporteer het CSV bestand en open deze in Excel en sla het bestand op als Excel werkmap. Selecteer het gegevensbereik en selecteer onder invoegen 'Tabel'. De onderstaande tabel weergave is nu zichtbaar.
De bedragen onder Debet en Credit moeten worden omgezet naar een decimaal. Selecteer de kolom Debet en ga naar het menu 'Gegevens' -> 'Tekst naar kolommen'. Klik 2x op 'Volgende' en selecteer vervolgens 'Geavanceerd'. Neem onderstaande gegevens over en klik op 'Voltooien'. Herhaal dit voor de kolom 'Credit'.
Controleer of de totalen nu juist worden weergeven als decimaal.
Rapportage saldibalans op aankomst periode
Selecteer de tabel en ga naar het menu 'Invoegen' en selecteer 'Draaitabel'. Maak een nieuwe draaitabel voor de tabel op een nieuw werkblad.
Selecteer in de draaitabel de velden 'Grootboekrekening', 'Debet', 'Credit', 'Aankomstdatum' (periode of jaar). De kolommen zijn 'Aankomstdatum' (periode of jaar) en vervolgens 'Waarden'. De rijen zijn 'Grootboekrekening'. De waarden zijn 'Som van Debet' en 'Som van Credit'.
De draaitabel is nu vergelijkbaar met een saldibalans op de aankomst periode.
Rapportage totaal mutatie op aankomstjaar
Het is ook het totaal debet/credit in een jaar overzicht op aankomst te presenteren, maak hiervoor een saldo kolom aan voor de tabel met de som =[@Debet]-[@Credit].
Selecteer de tabel en ga naar het menu 'Invoegen' en selecteer 'Draaitabel'. Maak een nieuwe draaitabel voor de tabel op een nieuw werkblad.
Selecteer de draaitabel velden 'Grootboekrekening', 'Saldo', 'Aankomstdatum jaar'. De kolommen zijn 'Aankomstdatum jaar'. De rijen zijn 'Grootboekrekening'. De waarden zijn 'Saldo'.
Selecteer de notatie 'Financieel' voor de velden voor het beste overzicht.
Grootboekrekeningen voor BTW-tarieven België toevoegen
De standaard grootboekrekeningen zijn voor een organisatie met BTW-tarieven in Nederland. Verwijder deze standaard rekeningen.
- Te betalen OB laag 9%
- Te betalen OB hoog 21%
Maak deze nieuwe grootboekrekeningen.
| Code | Omschrijving | Type | Balans of resultatenrekening |
|---|---|---|---|
| 1510 | Af te dragen btw 6% | BTW | Balans |
| 1520 | Af te dragen btw 12% | BTW | Balans |
| 1530 | Af te dragen btw 21% | BTW | Balans |
Actualiseer de boekhouding na de bovenstaande updates.