Administratie in Recranet Booking

Het reserveringssysteem werkt met automatische administratieve boekingen (journaalposten) voor elke uitgevoerde betaling. Hiermee is de boekhouding op basis van het kasstelsel in te zien, in het systeem worden geen facturen verstuurd.

Grootboekrekening aanmaken

In het reserveringssysteem kun je eenvoudig grootboekrekeningen creëren voor een gestroomlijnde financiële administratie. Hier zijn de stappen om dit te doen:

1. Navigeer naar Administratie > Boekhouding > Grootboekrekeningen.
2. Klik op "Nieuwe grootboekrekening" om een nieuwe rekening toe te voegen.
3. Vul de benodigde informatie in het formulier in:
   • Code: Geef de grootboekrekening een unieke code.
   • Omschrijving: Beschrijf de functie of het doel van de grootboekrekening.
   • Balans of resultatenrekening: Selecteer of het om een balans- of resultatenrekening gaat.
   • Type: Duid het type rekening aan.
4. Om de gegevens op te slaan en de nieuwe grootboekrekening toe te voegen, klik je linksboven op "Wijzigingen opslaan".

Administratieve export (controlebestand)

1. Toegang tot Administratie-instellingen:
   • Ga naar Administratie-instellingen via de dropdown in de rechterbovenhoek van je scherm.
2. Exporteer het Controlebestand:
   • Vanuit deze sectie kun je een controlebestand exporteren. Dit bestand bevat belangrijke configuratiegegevens van je systeem die van invloed zijn op de financiële administratie.
3. Controle door Boekhouder of Accountant:
   • Stuur het geëxporteerde controlebestand naar je boekhouder of accountant voor een grondige controle. Eventuele benodigde aanpassingen kunnen door hen worden aangegeven.
4. Instellen van Grootboekrekeningen en BTW-tarieven:
   • Na ontvangst van het bijgewerkte controlebestand van je boekhouder of accountant, pas je de gewenste instellingen aan in je reserveringssysteem onder "Grootboekrekeningen en BTW-tarieven instellen"

Het is sterk aanbevolen om deze controle uit te voeren vóór de officiële ingebruikname van het reserveringssysteem. Dit zorgt ervoor dat je vanaf het begin af aan correcte BTW-aangiftes kunt doen en een juiste kolommenbalans hebt.

Administratieve boekingen actualiseren na aanpassen instellingen

Hierbij de werkwijze voor het actualiseren van de administratieve boekingen:

1. Controleer en actualiseer instellingen

   • Grootboekrekeningen en BTW: Start met een review van de grootboekrekeningen en BTW-percentages aan de hand van een administratieve export. Pas indien nodig aanpassingen toe via "Grootboekrekeningen en BTW-tarieven instellen"

2. Specifieke controles
   • Algemene BTW-tarieven: Verifieer of de algemene BTW-percentages correct zijn ingesteld.
   • Algemene grootboekrekeningen: Deze worden automatisch aangemaakt bij het opstarten van je account. Specifieke rekeningen zoals 'Nog te classificeren omzet' kunnen worden aangepast naar wens.
   • Accommodaties, Arrangementen, en Tarieven: Controleer de BTW-percentages en grootboekrekeningen voor nauwkeurigheid.
   • Opties en Toeslagen: Zorg ervoor dat de BTW-percentages en grootboekrekeningen kloppen.
   • Eenmalige Arrangementen: Review deze via Administratie > Reserveringen > Eenmalige arrangementen.
   • Handmatige Opties en Toeslagen: Deze zijn te vinden onder Administratie > Reserveringen > Opties en toeslagen (handmatig).
   • Betalingsverschillen: Controleer deze via Administratie > Boekhouding > Betalingsverschillen.
3. Batch-update uitvoeren
   
   • Voer een batch-update uit voor "Reserveringen administratief bijwerken" om alle reserveringen sinds de ingebruikname van Recranet Booking bij te werken naar de nieuwste instellingen.

De administratieve boekingen onder Administratie > Boekhouding zijn nog niet automatisch bij te werken met de batch-update. Stuur hiervoor een verzoek naar de Recranet Support, voor actualisatie voeren we de bovenstaande controle uit.

Administratieve boekingen (journaliseren)

In het reserveringssysteem spelen administratieve boekingen, ofwel journaalposten, een rol bij het vastleggen van financiële transacties zoals betalingen, deelbetalingen, en annuleringen. Deze boekingen zorgen voor een transparante en accurate financiële administratie per reservering. Hier volgt een uitleg over hoe deze processen werken binnen het systeem:

Administratieve boekingen bij betalingen

• Bij elke (terug)betaling worden automatisch administratieve boekingen gemaakt.
• Deze boekingen kunnen per reservering worden ingezien door in het menu naast "E-mail" de optie "Administratieve boekingen" te selecteren.

Voorbeeld aanbetaling reservering

In veel gevallen hanteren we bij reserveringen het systeem van deelbetalingen. Voor elke nieuwe boeking vereisen we een aanbetaling die neerkomt op 50% van de totale reserveringswaarde. Dit bedrag wordt vervolgens als 50% van de omzet van de boeking in de administratie verwerkt. Hier volgt een voorbeeld ter illustratie van de bijbehorende administratieve verwerking.

Op 2 november 2021 hebben we een aanbetaling van 435,20 euro ontvangen, wat overeenkomt met de helft van het totale bedrag van de reservering. Dit bedrag is overgemaakt naar onze tussenrekening bij bank Recranet. We hebben de opbrengst meteen geregistreerd; dit omvat 50% van de inkomsten uit huur, toeristenbelasting, boekingskosten en schoonmaakkosten. De btw over deze bedragen is naar de btw-rekening overgeboekt.

Voorbeeld volledige betaling (openstaand bedrag) reservering

Hier volgt een uitleg van de volledige betaling van het resterende bedrag voor dezelfde reservering, inclusief de bijbehorende administratieve verwerking.

Op 14 januari 2020 hebben we een betaling ontvangen van 348,40 euro, wat de andere helft van het totale reserveringsbedrag vertegenwoordigt. Met deze betaling kunnen we de resterende omzet van de reservering in zijn geheel boeken. Een overbetaling van 10 euro, bovenop het verschuldigde bedrag, is geregistreerd als een betalingsverschil.

Voorbeeld actualiseren reservering

Tijdens het verblijf heeft de gast een extra optie of toeslag ter waarde van 10 euro toegevoegd. Bij het uitchecken wordt deze toeslag automatisch in de boekhouding verwerkt. Het eerder genoemde betalingsverschil van 10 euro wordt met deze post verrekend.

Als er na de volledige betaling tot aan het vertrek van de gast geen wijzigingen in de reservering zijn doorgevoerd, vinden er geen verdere administratieve boekingen plaats.

Voorbeeld annuleren reserveringVoor een reservering van 168,00 euro is reeds 50% aanbetaald. Wanneer de gast besluit de reservering te annuleren en de annuleringskosten overeenkomen met 50% van het totale reserveringsbedrag, zal er vanuit financieel oogpunt geen verdere actie van de gast vereist zijn, zoals een extra betaling of een terugbetaling. De boekhouding dient echter wel aangepast te worden om deze annulering correct te weerspiegelen.

Na de annulering wordt de boeking automatisch verwerkt in de boekhouding. De reeds betaalde 50% wordt nu geboekt als omzet onder rekening 8290 - Annuleringskosten. Aangezien het btw-percentage voor annuleringskosten gelijk is aan het btw-percentage dat oorspronkelijk op de reservering werd toegepast, blijft het btw-bedrag ongewijzigd.

Kolommenbalans en administratieve boekingen

Om inzicht te krijgen in de debet- en creditmutaties over een bepaalde periode, kan gebruik worden gemaakt van de kolommenbalans. Dit doe je via Administratie > Boekhouding > Kolommenbalans.

De periode voor deze analyse kan worden ingesteld op jaarbasis, per kwartaal of per maand, afhankelijk van de behoefte aan detail of overzicht.

De kolommenbalans is opgebouwd uit drie onderdelen: een beginbalans, een proefbalans die de mutaties weergeeft, en een saldibalans die het resultaat van deze mutaties toont. Voor een gedetailleerder inzicht in specifieke mutaties kan verder worden ingegaan op de "Administratieve boekingen"  Dit doe je Administratie > Boekhouding > Administratieve boekingen

Exporteren naar boekhouding en/of Excel

Om administratieve boekingen te exporteren en te analyseren, volg je deze stappen in je administratiesoftware:

• Navigeer naar Administratie > Boekhouding > Administratieve boekingen.
• Kies een referentiedatum en de periode waarvoor je de export wilt uitvoeren. Dit filter selecteert enkel de administratieve boekingen, waarbij de datum van administratie, aankomst en vertrek altijd wordt vermeld.

Toelichting op de Referentiedatum:

• Datum administratief: Dit is de datum van de transactie of de datum waarop de boeking is geactualiseerd. Meestal komt deze overeen met de datum van een betaling of terugbetaling. Als een reservering wordt geannuleerd en er volgt geen betaling of terugbetaling, wordt de boeking automatisch bijgewerkt om 23.55 uur op de datum van actualisering, niet de transactiedatum. Handmatige actualiseringen krijgen ook de datum van actualisering.
• Aankomstdatum: Dit is de datum waarop de gast arriveert of, in het geval van een groepsreservering, de datum van de eerste aankomst.
• Vertrekdatum: Dit is de datum waarop de gast vertrekt of, bij een groepsreservering, de datum van het laatste vertrek.

In het onderstaande voorbeeld wordt gewerkt met Excel, het is ook mogelijk om met Google Sheets te werken.

Exporteer Administratieve Boekingen:

• Ga naar Administratie > Boekhouding > Administratieve boekingen.
• Kies een referentiedatum en periode voor de export.
• Exporteer de gegevens als een CSV-bestand.

Open en bereid het bestand voor in Excel of Google Sheets:

• Open het CSV-bestand in Excel of Google Sheets en sla het op als een werkmap.
• Pas 'Tekst naar kolommen' toe op de kolommen Debet en Credit om de bedragen correct als decimalen weer te geven.

Rapportage saldibalans op aankomst periode

Selecteer de tabel en ga naar het menu 'Invoegen' en selecteer 'Draaitabel'. Maak een nieuwe draaitabel voor de tabel op een nieuw werkblad.

Selecteer in de draaitabel de velden 'Grootboekrekening', 'Debet', 'Credit', 'Aankomstdatum' (periode of jaar). De kolommen zijn 'Aankomstdatum' (periode of jaar) en vervolgens 'Waarden'. De rijen zijn 'Grootboekrekening'. De waarden zijn 'Som van Debet' en 'Som van Credit'.

De draaitabel is nu vergelijkbaar met een saldibalans op de aankomst periode.

Rapportage totaal mutatie op aankomstjaar

Het is ook het totaal debet/credit in een jaar overzicht op aankomst te presenteren, maak hiervoor een saldo kolom aan voor de tabel met de som =[@Debet]-[@Credit].

Selecteer de tabel en ga naar het menu 'Invoegen' en selecteer 'Draaitabel'. Maak een nieuwe draaitabel voor de tabel op een nieuw werkblad.

Selecteer de draaitabel velden 'Grootboekrekening', 'Saldo', 'Aankomstdatum jaar'. De kolommen zijn 'Aankomstdatum jaar'. De rijen zijn 'Grootboekrekening'. De waarden zijn 'Saldo'.

Selecteer de notatie 'Financieel' voor de velden voor het beste overzicht.

Grootboekrekeningen voor BTW-tarieven België toevoegen

De standaard grootboekrekeningen zijn voor een organisatie met BTW-tarieven in Nederland. Verwijder deze standaard rekeningen.

• Te betalen OB laag 9%
• Te betalen OB hoog 21%

Maak deze nieuwe grootboekrekeningen.

Actualiseer de boekhouding na de bovenstaande updates.