Vouchers aanmaken

Er zijn drie manieren om een voucher aan te maken binnen Recranet. Je kunt een voucher direct bij het annuleren van een reservering aanmaken, achteraf na een annulering, of via de voucher rapportage. Hier lees je hoe je elke optie kunt gebruiken:

Voucher aanmaken bij het annuleren

Wil je een voucher aanmaken terwijl je een reservering annuleert? Volg deze stappen:

1. Open de reservering:
   • Zoek de reservering die je wilt annuleren en open deze.
2. Annuleer en maak voucher aan:
   • Klik op de knop Annuleren en kies vervolgens Annuleren en voucher aanmaken.
3. Betaald bedrag omzetten naar voucher:
   • De reservering wordt geannuleerd zonder annuleringskosten, en het reeds betaalde bedrag wordt omgezet naar een voucher.
   • Let op: Er moet al een bedrag betaald zijn om een voucher aan te maken. Als er geen betaling is gedaan, wordt er geen voucher aangemaakt.
4. Toeslag voucher instellen:
   • De reservering krijgt een toeslag Voucher ter waarde van de voucher. Dit bedrag kun je later aanpassen via Bewerken > Opties en toeslagen.

Deze optie wordt nog niet ondersteund voor groepsreserveringen.

Voucher achteraf aanmaken

Heb je een reservering al geannuleerd en wil je nu een voucher aanmaken? Volg deze stappen:

1. Open de reservering:
   • Open de geannuleerde reservering of annuleer een reservering volgens je gewenste werkwijze.
2. Maak voucher aan:
   • Klik bovenaan op de knop Voucher.
3. Vul gegevens In:
   • Vul het gewenste bedrag in voor de voucher.
   • Geef een 'geldig vanaf' en 't/m' datum op. Deze datum kan gekoppeld zijn aan:
     • De aankomstdatum van de nieuwe reservering.
     • De reserveringsdatum van de nieuwe reservering.
     • De inleverdatum van de voucher (kan ook na de reserveringsdatum zijn).
4. Voucher aanmaken:
   • Klik op Voucher aanmaken of op Voucher aanmaken en e-mail versturen.
5. Toeslag ‘Voucher’ instellen:
   • De reservering krijgt een toeslag 'Voucher' ter waarde van de voucher. Dit bedrag kan later aangepast worden via 'Opties en toeslagen'.

De e-mail wordt direct verstuurd zodra je op 'Voucher aanmaken en e-mail versturen' klikt. Het kan tot 1 minuut duren voordat de e-mail in het reserveringsoverzicht te zien is.

Voucher aanmaken bij rapportages

Wil je een voucher aanmaken via rapportages? Hier is hoe je dat doet:

1. Navigeer naar rapportages:
   • Ga naar Rapportage > Administratieve rapporten > Vouchers.
2. Nieuwe voucher aanmaken:
   • Klik in het grijze venster op Nieuwe voucher aanmaken.
3. Vul gegevens In:
   • Vul het bedrag in. Het veld Token kun je leeg laten; er wordt automatisch een token gegenereerd, echter raden we aan om hier een herkenbaar token te maken zodat je altijd nog weet voor welke persoon het token is.
4. Optionele geldigheidsperiode:
   • Voeg een geldigheidsperiode toe als je dat wilt.
5. Voucher opslaan:
   • Klik op Voucher opslaan.

Let op! Een voucher moet een unieke token (code) voor elke gast bevatten

Let op! Bij het aanmaken van een voucher via rapportages moet je de gast handmatig een mail versturen met de voucherinformatie.

Let op! Bij het aanmaken van een voucher via rapportages is er administratief binnen Recranet geen betaling die er tegenover staat.