Je kunt op drie manieren een voucher aanmaken. Je kan direct een voucher aanmaken bij het annuleren van de reservering, je kan achteraf na het annuleren een voucher toevoegen of je kunt via de rapportage een voucher aanmaken.
Voucher aanmaken bij het annuleren
- Open de reservering die je wilt annuleren.
- Klik op de knop annuleren en vervolgens op "Annuleren en voucher aanmaken".
De reservering wordt geannuleerd zonder annuleringskosten. Het reeds betaalde bedrag wordt omgezet naar een voucher. Er moet dus al wel een bedrag betaald zijn, anders wordt er geen voucher aangemaakt.
Op de reservering wordt een toeslag 'Voucher' gezet ter waarde van de voucher. Dit bedrag kan achteraf worden aangepast via 'Opties en toeslagen'.
Een voucher direct aanmaken bij het annuleren wordt nog niet ondersteund voor groepsreserveringen.
Voucher achteraf aanmaken
- Open de reservering die reeds is geannuleerd of annuleer een reservering volgens een gewenste werkwijze.
- Klik bovenaan op de knop 'Voucher'.
- Vul een gewenst bedrag in voor de voucher.
- Optioneel: vul een geldigheidsperiode in.
- Klik op 'Voucher aanmaken' of op 'Voucher aanmaken en e-mail versturen'.
- Geef een geldig vanaf of t/m datum op. De datum kan worden gekoppeld aan 3 opties. De aankomstdatum is de standaard referentiedatum.
- De aankomstdatum van de nieuwe reservering moet binnen de geldige periode vallen.
- De reserveringsdatum van de nieuwe reservering moet binnen de geldige periode vallen.
- De inleverdatum de voucher moet binnen de geldige periode vallen. Dit kan dus ook na de reserveringsdatum zijn.
Op de reservering wordt een toeslag 'Voucher' gezet ter waarde van de voucher. Dit bedrag kan achteraf worden aangepast via 'Opties en toeslagen'.
De e-mail wordt direct verstuurd zodra je op 'Voucher aanmaken en e-mail versturen' klikt. Het kan tot 1 minuut duren voordat de e-mail in het reserveringsoverzicht te zien is.
Voucher aanmaken bij rapportages
Via de rapportage voor vouchers kan je ook een voucher aanmaken (niet gekoppeld aan reservering en omzet).
- Navigeer naar 'Rapportage' > 'Administratieve rapporten' > 'Vouchers'.
- Klik in het grijze venster op 'Nieuwe voucher aanmaken'.
- Vul in het geopende venster in ieder geval het bedrag in. Het veld 'Token' kan je leeg laten. Hiervoor wordt in dat geval automatisch een token gegenereerd.
- Optioneel: vul een geldigheidsperiode in.
- Klik vervolgens op 'Voucher opslaan'
Let op! Een voucher moet een unieke token (code) voor elke gast bevatten
E-mailbericht bijlage meesturen
Via 'Instellingen' -> 'Algemeen' -> (tabblad 'Vouchers') is het mogelijk om een bijlage te uploaden, deze wordt meegestuurd met de voucher e-mail. De bijlage wordt geselecteerd op basis van de taal van de reservering.
Upload de bijlage voor de taal Nederlands, Duits en Engels zodat alle gasten een bijlage ontvangen bij de voucher e-mail.
Hierbij de pdf bijlage voor HISWA-RECRON leden.
E-mailbericht aanpassen
Via 'Instellingen' -> 'E-mailberichten' is het mogelijk om de standaard e-mail template voor voucher e-mails aan te passen. In de template is het mogelijk om de volgende voucher-specifieke tags te gebruiken:
| Tag | Omschrijving |
|---|---|
| `{{ amount | raw }}` | Totaalbedrag van de voucher |
| `{{ balance | raw }}` | Restbedrag van de voucher |
{{ voucherToken }} |
De token van de voucher |
{{ validFrom }} |
De geldig vanaf datum van de voucher |
{{ validThrough }} |
De geldig t/m datum van de voucher |
Indien je toch in je template de geldigheidsdata wilt gebruiken, maak dan gebruik van de {% if ... %} en de {% endif %} tag. Op die manier kan je de data tonen, enkel voor vouchers die een geldigheidsperiode bevat. Voorbeeld:
{% raw %}
{% if validFrom %}
Deze voucher is geldig vanaf {{ validFrom }}
{% endif %}
{% if validThrough %}
Deze voucher is geldig tot en met {{ validThrough }}
{% endif %}
{% endraw %}
In het bovenstaande voorbeeld zal de tekst "Deze voucher is geldig vanaf {{ validFrom }}" enkel getoond worden als de voucher een geldig vanaf datum heeft. Hetzelfde geldt voor de tekst "Deze voucher is geldig tot en met {{ validThrough }}", maar dan voor een geldig t/m datum.