Om eigenaar-afrekeningen in Recranet te kunnen versturen, is het noodzakelijk eerst een eigenaar en een bijbehorende gebruiker aan te maken. Dit zorgt ervoor dat eigenaren toegang krijgen tot hun eigenarenomgeving om de afrekeningen en andere relevante informatie te bekijken.
Stap 1: Gebruiker aanmaken
- Ga naar Instellingen > Account > Gebruikers en klik op "Nieuwe gebruiker".
- Vul de naam en het e-mailadres van de eigenaar in en stel de gebruikersrol in als "Eigenaar".
- Vul de taal van de eigenaar in. Optioneel: Schakel de bevestigingsmail uit als de eigenaar nog geen notificatie moet ontvangen.
Let op! Indien je bij het aanmaken van de gebruiker hebt aangegeven niet direct een bevestigingsmail te willen sturen, dien je het account van de eigenaar te resetten voor er ingelogd kan worden. Je kunt hiervoor een wachtwoord reset uitvoeren via Instellingen > Account > Gebruikers. De gebruiker ontvangt dan een mail waarmee een wachtwoord ingesteld kan worden.
Stap 2: Eigenaar aanmaken
- Onder Instellingen > Eigenarenomgeving > Eigenaren, klik op "Nieuwe eigenaar".
- Voer de verplichte gegevens in, zoals gebruikersinformatie, adresgegevens en bankgegevens.
- Activeer modules die relevant zijn voor de eigenaar.
Eigenaar koppelen
Stap 3: Eigenaar koppelen aan locatie:
- Dit gebeurt via Instellingen > Eigenarenomgeving > Eigenaren-afrekening > "Nieuwe specificatie", waar je in het eerste tabblad "Algemeen" specificeert voor welke eigenaar en locatie de afrekening geldt.
Stap 4: Huurontvangsten en provisie instellen:
- Stel in het tabblad "Algemeen" provisiepercentages in voor verschillende soorten reserveringen en pas Btw-instellingen aan naar wens.
Uitleg per instellingen:
- Huurbedragen en provisie verrekenen op eigenaren-afrekening
Hiermee wordt het uitbetalen van huurontvangsten geactiveerd.- Huurbedragen verrekenen incl. BTW (BTW uitbetalen)
Hiermee wordt BTW op verhuur uitbetaald.- Provisie percentage algemeen
Provisie percentage indien reserveringsbron niet gelijk is aan eigenaar, Channel manager, Booking.com of Traum Ferienwohnungen- Provisie percentage tour operator
Provisie percentage indien reserveringsbron gelijk is aan Channel manager, Booking.com of Traum Ferienwohnungen- Provisie percentage eigenaar
Provisie percentage indien reserveringsbron gelijk is aan Eigenaar- Provisie BTW-tarief
Indien het provisie BTW-tarief niet gelijk is aan het algemene tarief kan dit hier worden opgegeven.- Provisie bedrag op basis van percentage huurbedrag incl. BTW
Indien de provisie op basis van het bedrag incl. is berekend, activeer deze instelling.- Provisie bedrag BTW weergeven in de samenvatting
Indien de provisie in de samenvatting (pagina 1) moet worden opgesplitst in een provisie bedrag excl. BTW en BTW-bedrag, activeer deze instelling.
Stap 5: Opties en toeslagen voor eigenaar
- Kies in het tabblad "Opties en toeslagen voor eigenaar" welke opties en toeslagen doorgerekend moeten worden aan de eigenaar, inclusief de mogelijkheid om BTW uit te betalen.
- Met de instellingen "Opties en toeslagen als ontvangsten verrekenen op eigenaren-afrekening" activeer je het uitbetalen van opties en toeslagen aan de eigenaar. In het venster met opties & toeslagen kan je de gewenste opties & toeslagen selecteren die als ontvangst naar de eigenaar doorberekend moeten worden.
- Eventueel kan je met de optie "Opties en toeslagen verrekenen incl. BTW (BTW uitbetalen)" ook de BTW over opties en toeslagen uitbetalen.
Indien een optie en toeslag handmatig is ingevoerd, is deze niet gekoppeld aan de eigenaren-afrekening instellingen. Om bijvoorbeeld schoonmaak uit te betalen aan de eigenaar is het belangrijk om de handmatige opties en toeslagen om te zetten naar ingestelde optie/toeslagen.
Afrekeningen versturen
Stap 6: Afrekeningen Inzien en Versturen:
- Bekijk en verstuur afrekeningen via "Rapportage > Eigenaren-afrekeningen > Overzichten".
- Exporteer een PDF van de afrekening en verstuur deze direct naar de eigenaar.
Met de knop 'Kostenspecificatie' krijg je een overzicht te zien van servicekosten voor die specifieke afrekening. Dit zijn kosten die de eigenaar aan de organisatie moet betalen, en dus wordt ingehouden op de afrekening. Meer informatie over servicekosten aanmaken.
Met het gebruik van de selectievakjes aan de linkerkant kan een afrekening naar de bijbehorende eigenaar verstuurd worden.
Voor een gedetailleerde werking van de eigenaren-afrekening, bekijk eigenaren-afrekening.