Data bijwerken d.m.v. een batch-update

Het uitvoeren van een batch-update is een functie waarmee je in één keer meerdere reserveringen kunt bijwerken naar nieuwe instellingen of tarieven. Dit proces zorgt ervoor dat alle relevante boekingen automatisch worden aangepast aan de recent aangebrachte systeemwijzigingen.

Toegang krijgen tot de batch update

1. Navigeer naar je account
   Log in op je Recranet-account.Open het menu
   Klik op de 3 puntjes rechtsboven in het scherm, naast je foto of bedrijfslogo.

2. Selecteer batch update
   Kies onder 'instellingen' voor de optie batch update. Hiermee krijg je toegang tot alle beschikbare update-acties.

Stap 1: Wat wil je updaten?

Binnen de batch update kun je diverse onderdelen van reserveringen aanpassen. Hieronder vind je een overzicht van alle mogelijkheden:

1. Reserveringen administratief bijwerken
   Standaardoptie voor het bijwerken van administratieve details.

2. Tariefgroep van reserveringen wijzigen
   Past de tariefgroep van de geselecteerde reserveringen aan.

3. Accommodatietarieven van reserveringen herberekenen
   Herberekent de tarieven op de geselecteerde reserveringen zodat deze altijd actueel zijn.

   • Reserveringen actualiseren met de op dit moment geldende tarieven
     Deze optie verschijnt na de eerdere update-acties. Als je deze aanvinkt, worden de tarieven herberekend op basis van een nieuwe referentiedatum.

4. Borg van reserveringen bijwerken volgens actuele instellingen (teruggestorte borg wordt weer op €0,- gezet)
   Herberekent de borg op alle geselecteerde reserveringen. Let op: de teruggestorte borg wordt opnieuw op €0,- gezet.

5. Opties en toeslagen van reserveringen bijwerken volgens actuele instellingen (aantallen blijven gelijk)
   Update de opties en toeslagen op basis van de nieuwste instellingen. Hierbij blijven de aantallen gelijk, wat handig is als je bijvoorbeeld een nieuwe verplichte toeslag hebt ingesteld.

   • Opties en toeslagen van reserveringen bijwerken volgens actuele tarieven
     Past de tarieven van opties en toeslagen aan indien deze zijn gewijzigd.
6. Vertalingen van reserveringsbevestigingen bijwerken volgens nieuwe accommodatie, locatie en optie/toeslagen instellingen.
   Werkt de vertalingen bij op basis van nieuwe instellingen voor accommodatie, locatie en opties/toeslagen. Dit gebruik je wanneer je nieuwe vertalingen hebt toegevoegd.
7. Reserveringen incheck- en uitchecktijden bijwerken
   Past nieuwe incheck- en uitchecktijden toe op de geselecteerde reserveringen, zodat deze altijd actueel zijn.
8. Automatische taken van reserveringen bijwerken
   Maakt nieuwe taken aan voor reserveringen die nog geen taken hebben. Dit is nuttig na het toevoegen van nieuwe taakinstellingen.
   • Taken bijwerken volgens actuele instellingen
     Deze actie overschrijft alle instellingen op bestaande taken. Let op: handmatig aangebrachte wijzigingen kunnen hierdoor verloren gaan en kunnen niet ongedaan gemaakt worden.
9. Betalingsvoorwaarden herberekenen (met uitzondering van reserveringen met aangepaste betalingsvoorwaarden)
   Wijzigt de betalingsvoorwaarden op geselecteerde reserveringen. Reserveringen met aangepaste betalingsvoorwaarden blijven onaangetast.

Stap 2: Welke reserveringen wil je updaten?

In deze stap geef je duidelijk aan welke reserveringen je wilt bijwerken. Stel de volgende criteria in:

• Referentiedatum
  Kies of de update gebaseerd moet zijn op de reserveringsdatum, aankomstdatum of vertrekdatum. Deze datum dient als referentie voor de overige datavelden.

• Datum vanaf
  Geef de startdatum aan vanaf wanneer de update moet worden toegepast.

• Datum tot
  Bepaal tot welke datum de update moet worden toegepast.

• Accommodatie
  Selecteer een specifieke accommodatie als je alleen reserveringen voor één accommodatie wilt bijwerken. Standaard staat deze instelling op alle accommodaties, wat betekent dat de update voor elke accommodatie wordt uitgevoerd.

• Tariefgroep
  Indien gewenst, kies een specifieke tariefgroep om alleen reserveringen binnen deze tariefgroep te updaten.

• Geannuleerde reserveringen ook meenemen
  Bepaal of geannuleerde reserveringen eveneens moeten worden aangepast tijdens de update.

Let op!
Een batch-update wijzigt alle reserveringen die vallen binnen de opgegeven periode. Dit kan leiden tot aanpassingen in betalingen. Wees daarom zorgvuldig bij het instellen van de criteria.

Stap 3: Batch update uitvoeren

Voordat je de update definitief inplant, controleer je nogmaals of alle ingevoerde gegevens correct zijn en dat de datumbereiken precies overeenkomen met wat je wilt bijwerken. Wanneer je zeker weet dat alles klopt:

1. Controleer de update
   Bevestig dat alle instellingen en data overeenkomen met jouw gewenste updatecriteria.

2. Plan de update
   Klik op de knop 'reserveringen update inplannen'. Houd er rekening mee dat het proces enkele minuten kan duren.

3. Batch-update wachtrij
   Zodra de update is ingepland, verschijnt deze in de batch-update wachtrij, zodat je de voortgang kunt volgen. 

4. Batch update klaar
   Nadat de update uit de wachtrij is, kan het nog enkele minuten duren voordat je de aangebrachte wijzigingen in je Recranet-account daadwerkelijk ziet. 

Met deze laatste stap is de batch update afgerond en zijn de nieuwe instellingen actief in jouw systeem.