Overslaan en naar hoofdcontent gaan
Contact

Contracten

  • Bijgewerkt
Deze module is niet standaard geactiveerd. Indien je deze wenst te activeren dan horen we dit graag via onze support. 

De "Contracten" module in Recranet biedt een manier om contracten digitaal te laten ondertekenen door gasten, vooral nuttig voor langdurige verblijven zoals jaarplaatsen, seizoenplaatsen en arrangementen. Hieronder volgt een uitleg over hoe deze module werkt:

Activeren contracten

Om contracten te activeren voor jaarplaatsen, seizoenplaatsen en arrangementen in je reserveringssysteem, volg je deze beknopte stappen:

  • Activeer Contractvereiste:
    • Ga naar de instellingen van jaarplaatsen, seizoenplaatsen of arrangementen.
    • Onder "Bijlagen, voorwaarden en regels", schakel het vinkje "Gast moet een contract ondertekenen" in.


Versturen van contracten

Het versturen van contracten voor reserveringen die een jaarplaats, seizoenplaats of arrangement betreffen, is mogelijk op twee manieren:

Versturen via reservering

  1. Contracten tabblad: In de detailpagina van de reservering vind je het tabblad "Contracten" waar je een overzicht ziet van alle contracten voor die reservering.
  2. Opties: Je kunt kiezen om een contract te bekijken, publiceren of publiceren en versturen.
  3. Publiceren en versturen: Klik op "Publiceren en versturen" om de gast een e-mail te sturen met een link naar het contract voor de ondertekening.

 

Versturen via rapportages

  1. Overzichtspagina: Ga naar Rapportage > Contracten > Contracten versturen voor een lijst van reserveringen die een contract moeten ondertekenen.
  2. Acties: Voor elke reservering kun je kiezen uit "Bekijken", "Activeren" (Het contract zichtbaar maken in de gastenomgeving) en "Activeren en versturen".
  3. Activeren en versturen: Door op "Activeren en versturen" te klikken, verstuur je een e-mail naar de gast met een link naar het contract voor de ondertekening.

Herinnering voor het ondertekenen versturen

Om gasten te herinneren aan het ondertekenen van hun contract, kun je eenvoudig een herinnering versturen via het reserveringssysteem. Dit kan op twee manieren:

Herinnering versturen via de reservering

  1. Navigeer naar contracten: Ga naar de detailpagina van de betreffende reservering en open het tabblad "Contracten" om een overzicht van de contracten te zien.
  2. Herken openstaande contracten: Openstaande contracten zijn te herkennen aan het ontbreken van de "Ondertekend op" datum en de optie om een herinnerings-e-mail te versturen.
  3. Verstuur herinnering: Gebruik de "E-mail" knop om een voorbeeld van de herinnerings-e-mail te bekijken en verstuur vervolgens de herinnering aan de gast.

Herinnering versturen via rapportages

  1. Overzicht contracten: Ga naar Rapportage > Contracten > Overzicht contracten voor een lijst van alle ondertekende en nog te ondertekenen contracten.
  2. Herken openstaande contracten: Zoek naar contracten zonder "Datum ondertekenen" en met de mogelijkheid om een herinnerings-e-mail te versturen.
  3. Verstuur herinnering: Klik op "E-mail" om een voorbeeld van de herinneringsmail te zien en stuur de herinnering naar de gast.

Ondertekenen van contracten

Gasten kunnen hun contracten digitaal ondertekenen via de gastenomgeving. Hieronder vind je een samenvatting van hoe het ondertekenproces verloopt en hoe je als beheerder overzicht houdt op de contracten:

Contract-gastenomgeving.png

Ondertekenproces voor Gasten

  1. Toegang tot de Gastenomgeving:
    • Gasten ontvangen een e-mail met een link naar de gastenomgeving of navigeren direct naar de startpagina van de gastenomgeving waar een knop hen naar het contacten-onderdeel leidt.
  2. Contracten bekijken en Ondertekenen:
    • In de gastenomgeving kunnen gasten nieuwe contracten bekijken en ondertekenen, evenals eerder ondertekende contracten opnieuw bekijken.
  3. Het Ondertekenproces:
    • Gasten klikken op "Bekijken" om het contract te lezen. Vervolgens kunnen ze ondertekenen door op "Ondertekenen" te klikken, hun handtekening te plaatsen en deze op te slaan.

Contract_ondertekenen_gastenomgeving_-_Recranet.png

Let op! Eenmaal ondertekend, kan een contract niet meer worden gedeactiveerd of verwijderd. Dit garandeert de formele vastlegging van de overeenkomst.

Rapportage en beheer van contracten

  • Overzicht contracten:
  • Status van contracten:
    • Open contracten missen een "Datum ondertekenen" en bieden de optie om te e-mailen of deactiveren. Ondertekende contracten hebben een "Datum ondertekenen" en alleen de optie "Bekijken".
  • Laatste e-mail:
    • Het veld "Laatste e-mail" toont wanneer de gast voor het laatst een e-mail heeft ontvangen, inclusief herinneringen.
  • Contracten versturen:

Standaard mails aanpassen

Uiteraard is het ook mogelijk om de standaard mails, welke gebruikt worden voor het ondertekenen van contracten, aan te passen. Dit kan je doen via Instellingen > Emails > E-mailberichten. De e-mails die betrekking hebben op deze module zijn: "Contract beschikbaar e-mail" en "Verzoek tot ondertekenen contract"

Verwante artikelen