Automatisch kaarten aanmaken
Kaarten die automatisch zijn aangemaakt worden ook automatisch voorzien van updates. Dit heeft betrekking op kentekens, aankomstdatum, vertrekdatum en punten. We raden het af om automatisch aangemaakte kaarten aan te passen, omdat ons systeem deze aanpassingen zal overschrijven. Het is wel mogelijk om de automatische updates uit te schakelen.
Om het systeem automatisch kaarten te laten aanmaken, moeten de juiste instellingen voor CAT ingesteld zijn. Verder hoeft u niets te doen!
Handmatig kaarten aanmaken
Via een reservering is het mogelijk om handmatig één of meerdere kaarten aan te maken. Dit doe je door de reserveringskaart te openen van de reservering waarvoor u een kaart wil aanmaken. In de reserveringskaart vind je bovenaan, net onder het menubalkje, een knop met een auto-icoontje. Als je daarop klikt zal er een menu verschijnen. Kies hier voor 'Kaart aanmaken'. Onderstaande pop-up zal dan verschijnen.
Afhankelijk van het type kaart is het mogelijk om direct een kaart te printen. Werk je bijvoorbeeld enkel met kenteken kaarten, is het printen van een kaart niet nodig. Voor mifare kaarten dien je de kaarten te 'printen' naar een desk-terminal, zodat de mifare kaart voorzien wordt van de juiste informatie.
'Vooraf bijgeboekt saldo'
Indien gasten de mogelijkheid hebben om tijdens het boekingsproces saldo bij te boeken, moet het saldo opgewaardeerd worden op de kaart bij het aanmaken van de kaart. Het bijgeboekte saldo zal in dat geval vooraf ingevuld staan onder 'vooraf bijgeboekt saldo'. Dit komt bovenop de waarde die eventueel ingevuld is onder 'Saldo'.
Indien je kaarten in een batch aanmaakt, wordt het saldo evenredig verdeeld over de kaarten. Als gasten vooraf €10,- hebben bijgeboekt (= 1000 saldo), en je wilt 2 kaarten in batch aanmaken, dan zal 1000 / 2 = 500 bijgeboekt worden op beide kaarten.
'Opslaan en verrekenen'
De 'opslaan en verrekenen' knop zorgt ervoor dat de kaart aangemaakt wordt, net zoals de 'opslaan' knop. Daarnaast zal de knop, voor eventueel bijgeboekte extra credits, kosten in rekening brengen voor de gast. Let hierbij wel op dat de juiste opties & toeslagen zijn aangemaakt.
Bestaande kaart koppelen
Indien er een kaart is aangemaakt, maar deze staat niet in het reserveringssysteem kan deze wel aan een reservering gekoppeld worden. Daarmee komt de kaart in het reserveringssysteem te staan en kan deze ook vanuit ons systeem beheerd worden.
Via een reservering is het mogelijk om handmatig één kaart per keer te koppelen. Dit doe je door de reserveringskaart te openen van de reservering waar u een kaart aan wilt koppelen. In de reserveringskaart vind je bovenaan, net onder het menubalkje, een knop met een auto-icoontje. Als je daarop klikt zal er een menu verschijnen. Kies hier voor 'Kaart koppelen'. Onderstaande pop-up zal dan verschijnen.
Het is mogelijk om een kaart te koppelen aan de hand van een kaartnummer of door deze van een desk terminal te lezen (in het geval van een mifare kaart). In bovenstaand screenshot is er een kaart van de desk terminal gelezen. In de popup krijg je informatie te zien over de kaart en tevens de status van de kaart. De volgende statussen zijn mogelijk:
Deze kaart is niet gevonden in Recranet Booking.
Deze status geeft aan dat de kaart op geen enkele manier gevonden is in ons systeem.
Deze kaart hoort bij geen reservering.
Deze status geeft aan dat de kaart is gevonden in ons systeem, maar dat deze niet is gekoppeld aan een reservering. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat de bijbehorende reservering is verwijderd.
Deze kaart hoort bij reservering {{ reserveringsnummer }}
Deze status geeft aan dat de kaart is gevonden in ons reserveringssysteem en dat de kaart bij een andere reservering hoort. Op de plaats van {{ reserveringsnummer }} zal het reserveringsnummer staan van de reservering waar de kaart aan is gekoppeld. Je kunt hierop doorklikken.
Deze kaart hoort bij deze reservering.
De kaart is reeds gekoppeld aan een de reservering die op dat moment open staat.
Bestaande kaart bewerken
Via een reservering is het mogelijk om handmatig één kaart per keer te bewerken. Dit doe je door de reserveringskaart te openen van de reservering waarvan u een kaart wilt bewerken. In de reserveringskaart vind je bovenaan, net onder het menubalkje, een knop met een auto-icoontje. Als je daarop klikt zal er een menu verschijnen. Kies hier voor 'Kaart bewerken'
Het is mogelijk om een kaart te bewerken aan de hand van een kaartnummer of door deze van een desk terminal te lezen (in het geval van een mifare kaart).
Verder vind je veel van de mogelijke velden die je bewerken. Zo is het mogelijk om de type van de kaart, eind- en begin datum, punten, kentekens en toegang tot deuren aan te passen. Het (opnieuw) printen van een kaart is voor deze situatie niet nodig.
Let op! Het bijwerken van credits is hier niet mogelijk. Dit heeft o.a. te maken met het feit dat je via dit venster ook kaarten kunt aanpassen zonder een desk terminal. In het geval van een mifare kaart, zal het printen van een kaart zonder desk terminal ertoe lijden dat de saldo volledig wordt afgewaardeerd. Het enkel opslaan van deze gegevens (zonder printen) is voldoende en veilig. Voor het op- en afwaarderen van credits hebben we een andere pop-up
Credits op- en afwaarderen
Via een reservering is het mogelijk om handmatig voor één kaart per keer de credits op of af te waarderen. Dit doe je door de reserveringskaart te openen van de reservering. In de reserveringskaart vind je bovenaan, net onder het menubalkje, een knop met een auto-icoontje. Als je daarop klikt zal er een menu verschijnen. Kies hier voor 'Credits op- / afwaarderen (via terminal)'. Onderstaande pop-up zal dan verschijnen.
Het is momenteel enkel mogelijk om credits op en af te waarderen voor kaarten die uitgelezen kunnen worden van een desk terminal.
'Opslaan, printen en verrekenen'. Deze knop zorgt ervoor dat het bijgeboekte saldo ook doorberekend wordt aan de gast. Het bedrag wat doorberekend wordt is afhankelijk van de ingestelde opties & toeslagen.
Opties & toeslagen
Met opties & toeslagen is het mogelijk om gasten vooraf extra credits of extra punten te laten bijboeken. Ook zijn opties & toeslagen nodig om credits op- en af te waarderen als je dit ook met het totaalbedrag wilt verrekenen.
Als eerst is het belangrijk om opties & toeslagen aan te maken die corresponderen een van de volgende mogelijkheden:
- Het bijboeken van de optie & toeslag zorgt ervoor dat de gast met extra voertuigen op het park mag
- Het bijboeken van de optie & toeslag zorgt ervoor dat de gast vooraf extra saldo of credits kan bijboeken
- Een opties & toeslag die verantwoordelijk is voor het afwaarderen en opwaarderen vanuit het dashboard. Let op: deze optie & toeslag moet online niet beschikbaar zijn