Overslaan en naar hoofdcontent gaan
Contact

Periodes openstellen voor een specifieke gastgroep

  • Bijgewerkt

Wil je exclusieve toegang tot jouw boekingsstraat bieden aan specifieke gasten? Dat kan eenvoudig met de functie "Beveiligde periodes" in Recranet Booking. Deze functie stelt je in staat om bepaalde periodes alleen open te stellen voor gasten uit geselecteerde gastgroepen, en dit kan per accommodatie worden gespecificeerd. Gasten moeten zichzelf verifiëren voordat ze toegang krijgen tot de boekingsmogelijkheden, wat een exclusieve ervaring biedt aan jouw trouwste gasten of specifieke doelgroepen.

Beveiligde periodes instellen

Het instellen van beveiligde periodes begint met het aanmaken van gastgroepen. Deze groepen bepalen welke subset van gasten vroegtijdige toegang krijgt tot jouw boekingsstraat. Vervolgens maak je beveiligde periodes aan binnen de accommodatie-instellingen, waar je specificeert vanaf en tot wanneer een boekingsstraat exclusief toegankelijk is voor leden van de aangegeven gastgroep(en).

Gastgroep aanmaken

Begin met het creëren van een of meerdere gastgroepen die vroege toegang krijgen. Via instellingen > gasten > gastgroepen kun je deze rechtsboven op de pagina met de knop “Nieuw gastgroep” aanmaken. In dit artikel vind je hier meer informatie over.

Beveiligde periode aanmaken

Ga naar de instellingen van de accommodatie via Instellingen > Accommodatie instellingen > Accommodaties waarvoor u een beveiligde periode wilt instellen. In het tabblad "Algemeen", onder “Beschikbare periodes voor online reserveren” vind je de optie om beveiligde periodes toe te voegen. Wanneer je hier op klik kun je in de pop-up de begin- en einddatum van de beveiligde periode aangeven en selecteren welke gastgroep(en) toegang krijgen.
 
Een periode wordt aangemaakt voor een beschikbare periode (of seizoen). Klik op "Periode toevoegen" om een periode toe te voegen.
 
Een beveiligde periode heeft twee data, namelijk 'Periode van' en 'Periode tot'. Dit geeft aan van wanneer tot wanneer de boekingsstraat beveiligd moet zijn. Deze data heeft betrekking op de reserveringsdatum, niet op de aankomstdatum. Als de dag waarop iemand gebruik wilt maken van de boekingsstraat tussen die periode valt en hij/zij wilt reserveren voor de bijbehorende beschikbaarheidsperiode, moet hij of zij onder de gespecificeerde gastgroep vallen. De gastgroep is de laatste instelling wat opgegeven moet worden.
 
In onderstaand voorbeeld krijgen gasten van de gastgroep 'Vaste gasten' toegang tot de boekingsstraat voor 2023 vanaf 1 september 2022 t/m 30 september 2022. Zij kunnen in die periode al reserveren voor 2023, terwijl andere gasten dat nog niet kunnen. Gasten die onder de gastgroep 'Familie en vrienden' vallen, krijgen toegang vanaf 12 september 2022 t/m 30 september 2022. Na 30 september krijgt iedereen toegang (afhankelijk van de instellingen van de beschikbare periodes voor online reserveren)! In onderstaand voorbeeld is het tevens zo dat iedereen nog steeds reserveringen kan plaatsen voor 2022.
Periodes_openzetten_voor_specifieke_gasten.png

Let op: als je een beveiligde periode wilt aanmaken, die bijvoorbeeld begint op 2022-09-01, dan moet de datum 'Boekbaar vanaf' voor de beschikbare periode voor online reserveren ook beginnen (of begonnen zijn) op 2022-09-01.

Gast koppelen aan een gastgroep

Momenteel is dit nog een handmatige handeling. Ons reserveringssysteem koppelt nog niet automatisch gasten aan bepaalde gastgroepen. Een gast koppelen aan een gastgroep, doe je door de gast te bewerken via het menu-item 'Gasten'. Daar vind je een dropdown genaamd 'Gastgroep' onder het kopje 'Overige gegevens'.
 
Eventueel is het ook mogelijk om de gastgroep van de gast aan te passen via de reserveringskaart. Bewerk onder het tabblad 'Gastgegevens' de gast, en pas de gastgroep aan via de bijbehorende dropdown.

Beveiligde periodes in de boekingsstraat

Nadat alles is ingesteld, kan er gebruik gemaakt worden van de beveiligde periodes. Omdat het mogelijk wat lastig testen is, zeker als de beveiligde periode in de toekomst ligt, laten we hier nog even zien hoe de gast dit proces ervaart.
Op het moment dat iemand, uitgaande van het voorbeeld onder beveiligde periode aanmaken, wilt reserveren tussen 01-09-2022 en 30-09-2022 voor 2023, dan krijgt hij/zij het volgende te zien:
Nadat de gast zijn/haar e-mailadres heeft opgegeven, zal er een e-mail worden verstuurd met daarin een verificatie code. De gast wordt vervolgens gevraagd om de verificatiecode in te vullen, zoals hieronder te zien is:
Indien de gast wél in het gastenbestand bestaat en dus ook een verificatiecode heeft ontvangen, maar niet behoort tot een geldige gastgroep, krijgt de gast het volgende te zien:
Indien de gast in het gastenbestand staat en behoort tot de juiste groep, dan zal de gast automatisch doorgestuurd worden naar de prijsopgave-pagina.

Verwante artikelen