Je boekingsstraat enkel beschikbaar maken voor vaste gasten? Dat kan met onze "Beveiligde periodes" functionaliteit. Met deze functionaliteit is het mogelijk om de boekingsstraat vervroegd open te zetten voor gasten die binnen een specifieke gastgroep vallen. Daarbij is het ook mogelijk om dit per accommodatie te specificeren. Een gast moet zichzelf dan eerst verifiëren, voordat hij of zij gebruik mag maken van de boekingsstraat.
Beveiligde periodes instellen
Gastgroep aanmaken
Allereerst is het van belang dat er gastgroepen worden aangemaakt. Het werkt namelijk zo: je geeft straks een gastgroep, waar een subset van je gastenbestand onder valt (hier later meer over), eerder toegang tot de boekingsstraat.
Om een gastgroep aan te maken navigeer je naar "Instellingen" > "Gastgroepen". Rechtsboven op de pagina klik je vervolgens op "Nieuw gastgroep".
Het aanmaken van een gastgroep is zeer eenvoudig! Het enige wat je moet opgegeven is een omschrijving. Geef de gastgroep een duidelijke omschrijving, zodat je weet om wat voor soort gasten het gaat. Dit zou je bijvoorbeeld "Vaste gasten" kunnen noemen. Eventueel kun je een gastgroep ook voorzien van een tariefgroep. Gasten uit die gastgroep krijgen dan ook een ander tarief te zien. Die instelling is voor nu niet noodzakelijk en kan je dus leeglaten!
Beveiligde periode aanmaken
Nadat je minstens één gastgroep hebt aangemaakt, is het mogelijk om ook beveiligde periodes aanmaken. Navigeer naar "Instellingen" > "Accommodaties" en klik op "bewerken" bij de accommodatie waarvoor je een beveiligde periode wilt aanmaken.
Scroll onder het tabblad "Algemeen" naar het kopje "Beschikbare periodes voor online reserveren". Daar vind je ook de knop "Beveiligde periodes". Klik hier op en er zal een pop-up verschijnen!
Een periode maak je aan voor een beschikbare periode (of seizoen). In de pop-up zie je daarom ook een lijstje van alle beschikbare periodes. Klik op "Periode toevoegen" bij de beschikbare periode waarvoor je een beveiligde periode wilt aanmaken.
Een beveiligde periode heeft twee datums, namelijk "Periode van" en "Periode tot". Dit geeft aan van wanneer tot wanneer de boekingsstraat beveiligd moet zijn. Deze data heeft betrekking op de reserveringsdatum, niet op de aankomstdatum. Als de dag waarop iemand gebruik wilt maken van de boekingsstraat tussen die periode valt en hij/zij wilt reserveren voor de bijbehorende beschikbaarheidsperiode, moet hij of zij onder de gespecificeerde gastgroep vallen. De gastgroep is de laatste instelling wat opgegeven moet worden.
In onderstaand voorbeeld krijgen gasten van de gastgroep "Vaste gasten" toegang tot de boekingsstraat voor 2023 vanaf 1 september 2022 t/m 30 september 2022. Zij kunnen in die periode al reserveren voor 2023, terwijl andere gasten dat nog niet kunnen. Gasten die onder de gastgroep "Familie en vrienden" vallen, krijgen toegang vanaf 12 september 2022 t/m 30 september 2022. Na 30 september krijgt iedereen toegang (afhankelijk van de instellingen van de beschikbare periodes voor online reserveren)! In onderstaand voorbeeld is het tevens zo dat iedereen nog steeds reserveringen kan plaatsen voor 2022.
Let op: als je een beveiligde periode wilt aanmaken, die bijvoorbeeld begint op 2022-09-01, dan moet de datum "Boekbaar vanaf" voor de beschikbare periode voor online reserveren ook beginnen (of begonnen zijn) op 2022-09-01.
Gast koppelen aan een gastgroep
Momenteel is dit nog een handmatige handeling. Ons reserveringssysteem koppelt nog niet automatisch gasten aan bepaalde gastgroepen. Een gast koppelen aan een gastgroep, doe je door de gast te bewerken via het menu-item "Gasten". Daar vind je een dropdown genaamd "Gastgroep" onder het kopje "Overige gegevens".
Eventueel is het ook mogelijk om de gastgroep van de gast aan te passen via de reserveringskaart. Bewerk onder het tabblad "Gastgegevens" de gast, en pas de gastgroep aan via de bijbehorende dropdown.
Beveiligde periodes in de boekingsstraat
Nadat alles is ingesteld, kan er gebruik gemaakt worden van de beveiligde periodes. Omdat het mogelijk wat lastig testen is, zeker als de beveiligde periode in de toekomst ligt, laten we hier nog even zien hoe de gast dit proces ervaart.
Op het moment dat iemand, uitgaande van het voorbeeld onder beveiligde periode aanmaken, wilt reserveren tussen 01-09-2022 en 30-09-2022 voor 2023, dan krijgt hij/zij het volgende te zien:
Nadat de gast zijn/haar e-mailadres heeft opgegeven, zal er een e-mail worden verstuurd met daarin een verificatie code. De gast wordt vervolgens gevraagd om de verificatiecode in te vullen, zoals hieronder te zien is:
Indien de gast wél in het gastenbestand bestaat en dus ook een verificatiecode heeft ontvangen, maar niet behoort tot een geldige gastgroep, krijgt de gast het volgende te zien:
Indien de gast in het gastenbestand staat en behoort tot de juiste groep, dan zal de gast automatisch doorgestuurd worden naar de prijsopgave-pagina.