Het is in Recranet Booking heel eenvoudig gemaakt om borg in te stellen en dit vervolgens door te berekenen en terug te storten naar de gast!
Op deze pagina van onze kennisbank vind je precies waar je alles kunt instellen en welke flow je het beste kunt hanteren.
❗Overgang oude naar nieuwe borg❗
We hebben recent de borgafhandeling volledig herzien in Recranet Booking. Borg is nu een apart onderdeel binnen ons systeem, waar het voorheen onderdeel was van 'Opties en toeslagen'. De nieuwe werkwijze is anders dan je gewend bent, maar de nieuwe werkwijze zorgt voor een makkelijkere en snellere afhandeling van de borg.
Oude borg stopzetten
Als je wilt dat nieuw aangemaakte reserveringen gebruik gaan maken van de nieuwe werkwijze, dan moeten de volgende twee stappen doorlopen worden:
- De oude borg archiveren: navigeer naar de opties & toeslagen bij instellingen. Zoek de optie & toeslag op die betrekking heeft op de standaard verplichte borg. Bewerk de borg en klik op "Optie archiveren". De oude borg blijft bestaan op bestaande reserveringen.
- Nieuwe borg aanmaken: hieronder hebben we uitgewerkt hoe je nieuwe borg aanmaakt. Scroll naar Borg Instellen voor uitleg over het instellen van borg. De nieuwe borg wordt enkel toegepast op nieuw aangemaakte reserveringen.
Bestaande reserveringen omzetten naar de nieuwe borg
Doorloop de volgende stappen om reeds aangemaakt reserveringen te voorzien van de nieuwe borg. De nieuwe borg is namelijk niet automatisch van toepassing op reeds gemaakte reserveringen. Je hoeft alleen maar huidige en toekomstige reserveringen over te zetten, historische reserveringen hoeven niet overgezet te worden.
- Open de reserveringskaart.
- Klik op Opties & toeslagen.
- Schakel de borg uit en klik op wijzigingen opslaan.
- Scroll naar het kopje "Borg" in de reserveringskaart.
- Klik op "Herberekenen" om de nieuwe borg toe te voegen.
Het handmatig omzetten van borg op reeds gemaakte reserveringen is optioneel. Echter, alleen reserveringen die omgezet zijn naar de nieuwe borg worden opgenomen in de rapportage "Borg" en kunnen gebruik maken van de functie "Borg automatisch terugstorten". Indien je ervoor kiest om reeds gemaakte reserveringen niet te over te zetten naar de nieuwe borg, blijft de oude werkwijze van toepassing op de reeds gemaakte reserveringen.
Borg instellen
Ten eerste is het belangrijk dat je de borg goed hebt ingesteld. De instellingen van de borg vind je terug onder "Instellingen" > "Borg". Hier vind je een overzicht van reeds aangemaakte borgen. Om een nieuwe borg aan te maken klik je rechts bovenin op "Nieuwe borg".
Een borg bestaat uit 3 onderdelen, namelijk algemene informatie, accommodaties en administratief.
Algemene informatie
Onder algemene informatie kun je de volgende gegevens opgegeven:
- Omschrijving: dit is de naam van de borg zoals deze gecommuniceerd wordt in het systeem en naar de gast.
- Prijs: dit is het tarief van de borg.
- Geldig vanaf: In combinatie met Geldig tot geeft deze datum aan voor welke reserveringen de borg van toepassing moet zijn, waarbij de periode betrekking heeft op de aankomstdatum.
- Geldig tot: In combinatie met Geldig vanaf geeft deze datum aan voor welke reserveringen de borg van toepassing moet zijn, waarbij de periode betrekking heeft op de aankomstdatum.
Accommodaties
Onder dit tabblad kan je opgeven voor welke accommodaties de borg geldig is. Zo kun je eenvoudig borg aanmaken voor meerdere accommodatie tegelijk en kan je per accommodatie verschillende tarieven hanteren voor borg.
Administratief
Onder administratief kun je de volgende gegevens opgeven:
- BTW tarief: het btw tarief wat gehanteerd moet worden.
- Grootboekrekening: de grootboekrekening waar de borg op geboekt moeten worden.
Borg verrekenen
Zodra je borg hebt ingesteld wordt de borg voor alle nieuwe reserveringen automatisch berekend. Hier hoef je verder niets meer voor te doen! Reserveringen die reeds zijn aangemaakt, zullen de borg niet automatisch ontvangen. Deze reserveringen kun je op twee manieren bijwerken, namelijk:
- Via de reservering: op de reserveringskaart vind je, net boven de samenvatting onderin, een kopje met "Borg". Daar staat ook een knop voor het herberekenen van borg. Als je daar op klikt, zal de borg voor die reservering toegepast worden.
- Via de batchupdate: het is ook mogelijk om een aantal reserveringen tegelijk bij te werken via de batchupdate. Gebruik de optie "Borg van reserveringen bijwerken volgens actuele instellingen (teruggestorte borg wordt weer op €0,- gezet)" om de borg bij te werken. Zie batchupdate voor meer informatie over de batchupdate.
Borg terugbetalen
De borg kan op twee manieren terugbetaald worden. In Recranet Booking heb je de mogelijkheid om de borg automatisch terug te storten voor meerdere reserveringen tegelijk, of je kunt dit per reservering doen.
Borg terugbetalen via de reserveringskaart
Op de reserveringskaart vind je een overzicht van de borg onder het kopje "Borg". In dit overzicht zie je het tarief, het totaal teruggestorte bedrag en het totaal bedrag. Het tarief geeft aan wat het originele bedrag is van de borg, zoals ingesteld staat bij de instellingen. De waarde in de kolom "teruggestort" geeft aan welke bedrag van de borg al is terug betaald aan de gast. Het totaalbedrag is een rekensom van de twee, namelijk: tarief - teruggestort = totaalbedrag. Het totaalbedrag van de borg wordt meegenomen in het totaalbedrag van de reservering.
Aan de hand van de waarde onder de kolom "Totaal" zie je wat je nog moet terugbetalen aan de gast. Als je (een deel van) de borg wilt terug betalen, klik dan op "Terugstorten". Er opent dan een nieuw venster waarin je kunt opgeven welk bedrag je wilt terugbetalen.
Als je eenmaal een bedrag hebt ingevoerd, kun je op "Terugbetalen" klikken. Het terugbetalingen scherm zal vervolgens openen met daarin het opgegeven bedrag. Daar is het vervolgens mogelijk om een terugstorting te registreren, zoals gebruikelijk.
Let op: als je in het eerste venster op "Terugbetalen" hebt geklikt, maar vervolgens geen terugbetaling hebt geregistreerd in het "Transacties" venster, dan is het opgegeven bedrag al wel van de borg (en de reservering) gehaald. De reservering heeft dan een openstaand negatief bedrag omdat er nog geen terugbetaling is uitgevoerd.
Automatisch borg terug storten
Het is ook mogelijk om borg automatisch terug te storten. Via de borg rapportage is het mogelijk om voor 25 reserveringen tegelijk de borg terug te storten.
De rapportage vind je via "Rapportage" > "Administratieve rapporten" > "Borg". Deze rapportage toont een overzicht van alle bevestigde reserveringen (maximaal 25 per keer) welke nog niet teruggestorte borg hebben. Daarnaast kan je in dit overzicht filteren op aankomstdatum, vertrekdatum en transacties. De laatste filter is vooral handig om bijvoorbeeld enkel reserveringen te tonen met online betalingen, zodat de terugstorting ook geautomatiseerd via online betalingen kan verlopen.
Zodra je de gewenste filtering hebt toegepast, kan je borg terug storten door de gewenste reserveringen te selecteren. Ook kan je de bovenste checkbox aanvinken om alle reserveringen in het overzicht in één keer te selecteren. Als je één of meerdere reserveringen hebt geselecteerd, verschijnt onderin de pagina een knop met "Borg terugbetalen". Klik hier op!
Er opent een pop-up. Hierin kan je aangeven op wat voor manier de borg teruggestort moet worden. Moet de terugstorting geboekt worden op een handmatige betaling of moet de betaling via Mollie of Stripe afgehandeld worden? Dat kan je hier allemaal opgegeven. Als je vervolgens op "Borg terugbetalen" klikt, zal de borg voor de geselecteerde reserveringen automatisch worden teruggestort.
De reserveringen waarvoor borg moet worden teruggestort worden 's nachts verwerkt!
Let op: de borg kan enkel via een online betaling teruggestort worden als de reservering minstens 1 online betaling heeft waarvan het totaalbedrag van de borg volledig in het bedrag van de online betaling valt. Het pop-up venster toont hier ook wat informatie over, lees dit goed door!
Mocht een terugstorting mislukt zijn, dan verschijnt de reservering terug in het overzicht en is onder het tabblad "Logs" te zien dat het mislukt is.
Borg rapportage
De borg rapportage kan gebruikt worden om inzicht te krijgen in openstaande borg. Je hoeft deze rapportage dus niet te gebruiken om automatisch terug te storten, al is dat zeker wel handig!
De rapportage toont een overzicht van alle bevestigde reserveringen (maximaal 25 per keer) welke nog niet teruggestorte borg hebben. Je ziet informatie staan zoals het reserveringsnummer, de status van de reservering, de aankomst- en vertrekdagen en het openstaande bedrag. In het laatste kolom zie je de "Terugbetaalbare borg".
Deze waarde geeft aan welk bedrag van de borg nog terugbetaald zou kunnen worden. Indien de hoogte van de borg €250,- is en er is reeds niets terugbetaald aan de gast, dan zal de "Terugbetaalbare borg" €250,- zijn. Indien er reeds € 50,- is terugbetaald, zal de waarde in die kolom €200,- zijn.
Reserveringen die geen borg hebben of waarvan de "Terugbetaalbare borg" €0,- is, worden in dit overzicht verborgen! Zo heb je altijd een actueel overzicht van reserveringen met openstaande borg.
Veelgestelde vragen
Een reservering heeft de oude en de nieuwe borg. Hoe los ik dat op?
De makkelijkste manier om dat op te lossen, is om de oude borg uit te schakelen via de opties & toeslagen van de reservering. Doorloop de volgende stappen:
- Open de reservering met dubbele borg.
- Klik bovenaan op "Opties & Toeslagen".
- Zoek de toeslag op voor borg.
- Aan de rechterkant, zie je een vakje staan om de borg uit te schakelen. Vink deze aan.
- Klik linksboven op "Wijzigingen opslaan".
De oude borg is nu van de reservering afgehaald. Let er wel op dat je de oude borg archiveert zodat dit probleem bij nieuwe reserveringen niet optreed. Let er ook goed op dat je voor reserveringen die de oude borg nog hebben, niet de nieuwe borg herberekend. Dat zorgt er namelijk voor dat borg 2x op de reservering komt te staan.