Om het process van overstappen zo snel mogelijk te laten verlopen is het noodzakelijk dat de onderstaande informatie uit het oude systeem volledig wordt geexporteerd en wordt aangeleverd.
Stappenplan
Sales/Support: Vraag gegevens op bij de organisatie
Sales/Support: Maak een organisatie (incl. NAW) aan met gebruikers
Development: Importeer accommodaties & locaties
Development: Importeer gastgegevens
Development: Importeer reserveringen
Development: Importeer transacties
Onboarding team: Accommodatie content, opties/toeslagen, kortingen, arrangementen tarieven etc.
Accomodaties en locaties
Indien reserveringen geïmporteerd moeten worden, is het van belang dat de volgende data eerst wordt geïmporteerd.
Accommodaties
Objecttypes in Stratech
Stratech nummer wordt overgenomen als referentie (moet in de reserveringen export staan)
Code wordt niet geimporteerd
Locaties
Objecten in Stratech
Stratech nummer wordt overgenomen als referentie (moet in de reserveringen export staan)
Accommodaties en locaties die niet meer actief zijn maar nog wel voorkomen in de reserveringen export moeten ook worden aangemaakt met status inactief.
Reserveringen export
Exporteer de reserveringen met een filter op aankomstdatum per jaar/seizoen, reservering met aankomst van 1-jan-2024 tot 1-jan-2025 bijvoorbeeld. Exporteer de reservering per jaar afzonderlijk.
De reserveringen met status geannuleerd graag weglaten uit de export.
De export voor moet de volgende velden bevatten: *is verplicht
Reserveringsnummer*
Reserveringsdatum*
Aankomstdatum*
Vertrekdatum*
Accommodatie* (referentie/nummer)
Moet gelijk zijn aan referentie/nummer van accommodaties export
Locatie* (referentie/nummer)
Moet gelijk zijn aan referentie/nummer van locaties export
Leeftijdsgroep (volwassenen) aantal personen*
Leeftijdsgroep (kinderen x tot x jaar) aantal personen*
Leeftijdsgroep (kinderen x tot x jaar) aantal personen*
Referentie (reference)
In het geval van een Booking.com/Airbnb/channel reservering betreft dit het reserveringsnummer van dit kanaal. Dit nummer is verplicht voor een goede verwerking.
Referentie reserveringssysteem (importedReference)
Indien reservering naast reserveringsnummer nog een unieke referentie/id heeft. Dit is meestal van toepassing bij groepsreserveringen, de subreservering heeft een unieke referentie.
Voorkeurslocatie gast (Ja/Nee)
Opmerkingen gast
Opmerkingen intern
Totaalbedrag
Inzichtelijk op controlelijst geimporteerde reserveringen en op reservering
Totaalbedrag accommodatie
Inzichtelijk op controlelijst geimporteerde reserveringen en op reservering
Indien gewenst wordt het bedrag gebruikt voor het aanmaken van eenmalige arrangementen
Totaalbedrag toeslagen
Inzichtelijk op controlelijst geimporteerde reserveringen en op reservering
Gastgegevens
Aanhef (Dhr. Mevr. Fam.)
Voornaam
Tussenvoegsel
Achternaam
Straat
Huisnummer
Postcode
Plaats
Land
Taal
Telefoon
Mobiel
Kenteken(s)
Email
Opmerkingen gast (intern)
Transacties export
De export voor moet de volgende velden bevatten: *is verplicht
Reserveringsnummer
Betaalmethode referentie
Maak voor iedere betaalmethode in het export bestand onder Instellingen -> Administratief -> Niet gekoppelde betaalmethodes -> Geïmporteerde betaling een betaalmethode aan met deze exacte referentie (copy-paste).
Datum
Bedrag
Aankomstdatum reservering
Dit veld kan worden gebruikt als filter na de export, zodat alleen betalingen voor reserveringen met aankomst in 2024 worden verwerkt.
Structuur CSV bestanden
Omzetting met de tool Easy CSV Editor (Mac OS) is vereist voor juiste verwerking van het bestand. Het bronbestand moet worden geopend met de juiste encoding, controleer goed of de speciale tekens en regelafbrekingen juist zijn bij het selecteren van de juiste waarden voor het bronbestand.
Vervolgens document opslaan met deze specificaties:
Text encoding: UTF8
Line endings: Unix LF
Field separator: Semicolon
Decimalen seperator: Punt (1000.00)
Guest.csv
reference (nummer)
salutation (male, female, family)
firstName
surnamePrefix
surname
organizationName
address
addressNo
addressAdd
postalCode
locality
country (ISO code NL/DE/FR)
phoneNumberHome
phoneNumber
registrationNumbers
email
notes
Reservation.csv
number
guestReference (nummer gast)
dateFrom
dateTo
date
accommodationReference
accommodationUnitReference
source
ageGroupSpecificationIndex:1
ageGroupSpecificationIndex:2
ageGroupSpecificationIndex:3
reference
importedReference
importedTotalPrice
importedOrderLinesTotal
importedSupplementOrderLinesTotal
notes
organizationNotes
source
airbnb
allyourz
anwb
bedandbreakfast
belvilla
booking
email
expedia
ferienhausmiete
holidaymedia
homeaway
ical
natuurhuisje
nextpax
office
origineel-overnachten
owner
planning
qenner
reception
telephone
tour-operator
traum-ferienwohnungen
tripadvisor
trivago
vakantie-zeeland
vipio
vrbo-fewo-direkt
web
Transaction.csv
reservationNumber
paymentMethodReference
date
amount