Welke data kan worden geïmporteerd?

De werkwijze voor het importeren van reserveringen uit het oude reserveringssysteem is voor ieder systeem anders. Hierbij een overzicht van bekende systemen waarbij we een standaard werkwijze hebben vastgesteld.

Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken voor het importeren van gegevens vanuit de volgende systemen:

Objecten worden als locatie geïmporteerd. Locaties die voor het vorige seizoen al uit de verhuur waren gehaald, worden niet geïmporteerd.

De volgende data wordt overgenomen:

Objecttypes worden als accommodatie geïmporteerd. Accommodaties die voor het vorige seizoen al uit de verhuur waren gehaald, worden niet geïmporteerd of in Recranet Booking op inactief gezet.

De volgende data wordt overgenomen:

Gasten worden geïmporteerd in het gastenbestand in Recranet Booking. Het e-mailadres van de gast wordt door Recranet Booking bij het importeren gevalideerd, indien dit e-mailadres niet geldig is of speciale tekens bevat wordt dit e-mailadres niet geïmporteerd.

De volgende data wordt overgenomen:

Reserveringen met een aankomstdatum vanaf 01-01-2025 (in overleg) worden geïmporteerd. Daarbij worden de volgende reserveringen overgeslagen:

De volgende data wordt overgenomen:

Vanuit BEX maken we voor de opties en toeslagen een export van de Factuurregels. Hierbij worden de onderstaande filters toegepast.

Rapporttype: Factuurdatum
​Huur: Telt niet als huur

We filteren de export op Factuurnummer, indien het factuurnummer voorkomt in de kolom Gecrediteerd via factuur wordt deze factuur niet geïmporteerd. Deze filter is een alternatieve werkwijze om enkel de actuele factuurregels te importeren.

De volgende data wordt overgenomen:

Vanuit BEX maken we voor de betalingen een export van de Betalingen. Betalingen met de onderstaande betaalmethodes worden niet geïmporteerd.

De volgende data wordt overgenomen:

Betalingen voor geannuleerde reserveringen en betalingen voor de eigenaren/verhuur afrekening worden niet geïmporteerd.

Opmerkingen
​De opmerkingen van de reserveringen worden geïmporteerd als interne opmerkingen, deze zijn niet zichtbaar voor de gast.

Inbegrepen opties en toeslagen
​De inbegrepen opties en toeslagen in Recranet Booking zijn na de import uitgeschakeld en moeten handmatig worden geactiveerd. Het huurbedrag geïmporteerd als eenmalig arrangement moet mogelijk worden gecorrigeerd naar het kale huurbedrag (zonder inbegrepen opties en toeslagen).

Het is mogelijk om accommodaties, locaties en reserveringen eenvoudig te importeren vanuit Tommy Booking Support. Deze service zorgt voor een naadloze overgang van alle gegevens naar het systeem, wat tijd bespaart en processen optimaliseert.

Binnenkort volgen meer details over deze importmogelijkheden!

Objecten worden als locatie geïmporteerd. Locaties die voor het vorige seizoen al uit de verhuur waren gehaald, worden niet geïmporteerd.

De volgende data wordt overgenomen:

Objecttypes worden als accommodatie geïmporteerd. Accommodaties die voor het vorige seizoen al uit de verhuur waren gehaald, worden niet geïmporteerd of in Recranet Booking op inactief gezet.

De volgende data wordt overgenomen:

Gasten worden geïmporteerd in het gastenbestand in Recranet Booking. Het e-mailadres van de gast wordt door Recranet Booking bij het importeren gevalideerd, indien dit e-mailadres niet geldig is of speciale tekens bevat wordt dit e-mailadres niet geïmporteerd.

Indien kentekens in Stratech in een aparte tabel staan en meerdere kentekens per gast zijn toegestaan worden deze met een afzonderlijke import toegevoegd aan de gast. Deze kentekens worden op de reservering overgenomen bij het aanmaken/importeren van reserveringen.

De volgende data wordt overgenomen:

Reserveringen met een aankomst vanaf 01-01-2024 (in overleg) worden geïmporteerd. Daarbij worden de volgende reserveringen overgeslagen:

Reserveringen worden samengevoegd tot een groepsreservering indien een Stratech reservering meerdere subreserveringen heeft en deze subreserveringen gekoppeld zijn aan dezelfde gast als de hoofdreservering. Is dat laatste niet het geval, wordt er in overleg een keuze gemaakt over deze reserveringen.

De volgende data wordt overgenomen:

*Bijzonderheden omtrent reserveringen:
​Allereerst is het zo dat de leeftijdsgroepen (baby's, kinderen, gratis kinderen, etc) in Stratech niet altijd exact overeenkomen met de leeftijdsgroepen in Recranet Booking. Het gezelschap wordt daarom mogelijk samengevoegd of hernoemd voor aansluiting op de instellingen in Recranet Booking. Afhankelijk van de specifieke situatie is het mogelijk noodzakelijk om bijvoorbeeld gratis kinderen en baby's bij elkaar op te tellen en onder één noemer te importeren.

Aankomst- en vertrekdagen werken in Stratech net iets anders dan in Recranet Booking. In Stratech zien we dat een reservering een "aangekomen op" en een "datum vanaf" heeft. Ook is er in Stratech een "vertrokken op" en "datum tot". In Recranet Booking hanteren we echter één aankomstdatum en één vertrekdatum. We nemen de "aangekomen op" en "vertrokken op" data over als aankomst- en vertrekdatum, omdat dit in Stratech ook leidend is voor de bezetting. Indien deze data niet aanwezig is, nemen we de "vanaf" en "tot" data over.

De export bestanden van Stratech Enterprise en RCS bevatten allebei een waarde voor de totale kosten van een reservering. Deze bedragen importeren we enkel als informatief veld. De daadwerkelijke kosten van de reservering worden op een andere manier geïmporteerd / berekend. Meer informatie over deze informatieve velden vind je hier.

Hetzelfde geldt voor de velden voor totaal huur, borg en korting. Deze informatie komt echter enkel voor in Stratech Enterprise export bestanden en niet in de export bestanden van Stratech RCS. Ook deze waardes importeren we enkel als informatief veld. Het bedrag voor totaal huur kunnen we overnemen als eenmalig arrangement, zodat de kosten van de huur op de reservering 1 op 1 overeen komt met de reservering uit Stratech.

De medegasten van de reserveringen worden geïmporteerd met de beschikbare velden. In Recranet Booking wordt voor elke medegast ook een gast aangemaakt (zie de gast import).

De volgende data wordt overgenomen:

(Zie Gastenbestand)

De artikelen worden als handmatige optie en toeslag geïmporteerd zodat deze kunnen worden omgezet bij de controle van de reserveringen. Indien het artikel een "Kassa" of "Per stuk" artikel is, wordt het aantal indien mogelijk ook geïmporteerd. Overige artikelen worden geïmporteerd als 1 stuk.

Voor Stratech Enterprise klanten worden de artikelen van het type "Huur" niet geïmporteerd als handmatige optie & toeslag. Voor Stratech Enterprise reserveringen wordt het huurbedrag overgenomen als eenmalig arrangement.

De volgende data wordt overgenomen:

Er worden enkel betalingen geïmporteerd die gemaakt zijn voor reserveringen die ook geïmporteerd zijn. Dit zijn meestal alle niet geannuleerde reserveringen met uitzondering van overboekingen en reserveringen met aankomst/vertrek op dezelfde dag.

De volgende data wordt overgenomen:

De meterstanden worden geïmporteerde voor de locaties die actief zijn in het huidige jaar. De meterstanden moeten zijn verwerkt. De meterstanden worden ontdubbeld indien meerdere registraties op dezelfde datum zijn gemaakt, de laatste registratie blijft dan behouden.

De volgende data wordt overgenomen:

Opmerkingen
​Het is helaas niet mogelijk om opmerkingen, van bijvoorbeeld gasten of reserveringen, te importeren. Deze data komt niet gestandaardiseerd terug uit de export functionaliteit van Stratech.

Administratie
​Voor reserveringen en opties & toeslagen importeren wij geen grootboekrekeningen of btw-tarieven. Deze moeten via onze controle rapportage handmatig toegevoegd worden. Meer informatie daarover vind je hier.

Objecten worden als locatie geïmporteerd. Locaties die voor het vorige seizoen al uit de verhuur waren gehaald, worden niet geïmporteerd.

De volgende data wordt overgenomen:

Capaciteit voor personen en huisdieren kunnen we niet overnemen.

Objecttypes worden als accommodatie geïmporteerd. Accommodaties die voor het vorige seizoen al uit de verhuur waren gehaald, worden niet geïmporteerd of in Recranet Booking op inactief gezet.

De volgende data wordt overgenomen:

Capaciteit huisdieren kunnen we niet importeren.

Gasten worden geïmporteerd in het gastenbestand in Recranet Booking. Het e-mailadres van de gast wordt door Recranet Booking bij het importeren gevalideerd, indien dit e-mailadres niet geldig is of speciale tekens bevat wordt dit e-mailadres niet geïmporteerd.

De volgende data wordt overgenomen:

Reserveringen met een aankomst vanaf 01-01-2024 (in overleg) worden geïmporteerd. Daarbij worden de volgende reserveringen overgeslagen:

De volgende data wordt overgenomen:

*Bijzonderheden omtrent reserveringen:
​Allereerst is het zo dat het gezelschap in Stratech Booking niet altijd exact overeenkomen met de leeftijdsgroepen in Recranet Booking. Het gezelschap wordt daarom mogelijk samengevoegd of hernoemd voor aansluiting op de instellingen in Recranet Booking.

De bron in Stratech Booking wordt enkel overgenomen als de bron ook bekend is in Recranet Booking. In Recranet Booking hanteren we een vaste set aan mogelijke bronnen. De bron die dus in het export bestand staat van Stratech Booking moet bestaan in Recranet Booking.

De export bestanden van Stratech Booking bevat een waarde voor de totale kosten van een reservering. Deze bedragen importeren we enkel als informatief veld. De daadwerkelijke kosten van de reservering worden op een andere manier geïmporteerd / berekend. Meer informatie over deze informatieve velden vind je hier.

De artikelen worden als handmatige optie en toeslag geïmporteerd zodat deze kunnen worden omgezet bij de controle van de reserveringen

De volgende data wordt overgenomen:

Administratie
​Voor reserveringen en opties & toeslagen importeren wij geen grootboekrekeningen of btw-tarieven. Deze moeten via onze controle rapportage handmatig toegevoegd worden. Meer informatie daarover vind je hier.