Binnen het reserveringssysteem worden diverse e-mailberichten automatisch of handmatig verstuurd tijdens het reserveringsproces. In dit artikel vind je:
Een compleet overzicht van alle beschikbare e-mailberichten per categorie.
De betekenis per mail.
Het verstuurmoment van elke mail.
Contracten en ondertekening
Contract beschikbaar
Informeert de gast dat het contract klaarstaat voor ondertekening. Wordt verstuurd op het moment dat je in de reserveringskaart op Publiceer en verstuur klikt of via Rapportage > Contracten > Contracten versturen.
Verzoek tot ondertekenen contract
Herinnering voor gasten die het contract nog niet hebben ondertekend. Wordt verstuurd wanneer je in de reservering op E-mail klikt bij het tabblad Contract of via Rapportage > Contracten > Overzicht contracten.
Gastverificaties
(Niet beschikbaar bij gebruik van Holiday Media Agent)
Gast verificatie in overzicht (gast gevonden)
Bevestigt dat de gast herkend is als lid of bestaande gast. Verzonden zodra de gast zich succesvol verifieert via het overzicht in de boekingsstraat.
Gast verificatie in overzicht (gast niet gevonden)
Gast wordt geïnformeerd dat zijn/haar gegevens niet zijn gevonden. Verzonden zodra de gast zich verifieert, maar niet in Recranet voorkomt.
Gast verificatie beveiligde periodes (gast gevonden)
Toegang bevestigd tot de beveiligde boekingsperiodes. Verzonden wanneer de gast zich verifieert bij het selecteren van een beveiligde periode en behoort tot een gastgroep met eerdere toegang.
Gast verificatie beveiligde periodes (gast niet gevonden)
Toegang geweigerd voor beveiligde periodes. Wordt verzonden wanneer de gast zich verifieert maar niet behoort tot een gastgroep met vroege toegang.
Gast verificatie e-mail (gast gevonden)
Hiermee kunnen gegevens automatisch worden ingevuld. Verzonden wanneer een gast een verificatiecode opvraagt en het e-mailadres in Recranet herkend wordt.
Gast verificatie e-mail (gast niet gevonden)
Gast verifieert maar wordt niet herkend. Verzonden wanneer een verificatiecode is aangevraagd maar het e-mailadres niet bekend is in Recranet.
Toegangssytemen
Ontvangst QR toegangscode
Gast ontvangt de QR code als digitale sleutel. Deze wordt verzonden wanneer een QR-code is aangemaakt voor toegangscontrole.
Uw Salto KS pincode
Gast ontvangt de toegangscode. Deze wordt verzonden zodra er een pincode gegenereerd is via Salto KS.
Uitnodiging JustIN Mobile App
Gast krijgt instructies om de app te gebruiken. Verzonden wanneer een mobiele toegangscode beschikbaar komt.
Eigenaren
Eigenaren afrekening e-mail
Informatie over opbrengsten en kosten van een bepaalde periode. Deze wordt verzonden zodra de afrekening wordt verstuurd naar de eigenaar.
Reserveringen: updates en status
Reservering aankomstmail
Praktische informatie ter voorbereiding op het verblijf. Wordt verzonden X dagen voor aankomst, zoals ingesteld via Instellingen > E-mail > Automatische e-mails.
Reservering geannuleerd
Gast ontvangt bevestiging van de annulering. Deze wordt verzonden zodra een reservering geannuleerd wordt via de reserveringskaart.
Uw conceptbevestiging
Gast ontvangt conceptbevestiging en uitleg over de optie. Verzonden zodra een reservering als optie wordt geplaatst.
Reserveringsbevestiging
Bevestiging van een definitieve reservering. Deze wordt verzonden zodra een reservering bevestigd wordt (automatisch of handmatig).
Reserveringsbevestiging e-mail voor eigenaar
Eigenaar wordt geïnformeerd over nieuwe boekingen. Deze wordt verzonden wanneer een reservering wordt bevestigd in een accommodatie van de eigenaar (indien geactiveerd).
Reservering geweigerd
Bericht dat de boeking niet is bevestigd. Wordt verzonden wanneer een reservering wordt geweigerd of de gast op de lijst ongewenste gasten staat.
Reserveringsaanvraag
Reactie/communicatie op openstaande aanvraag. Wordt verzonden wanneer je op de E-mail knop klikt bij een reservering die nog niet is bevestigd.
Reserveringsbevestiging e-mail voor geïmporteerde reservering
Bevestiging dat de reservering in Recranet is verwerkt. Verzonden zodra een geïmporteerde reservering binnen Recranet wordt bevestigd.
Reservering optie verlopen
Gast wordt geïnformeerd dat de optie niet meer geldig is. Verzonden zodra een optie automatisch vervalt.
Betalingen
Herinnering verlopen betalingstermijn
Gast wordt herinnerd te betalen. Verzonden X aantal dagen na het verlopen van de betaaltermijn. In te stellen via Instellingen > Account > Algemeen > tabblad E-mail.
Betalingsaankondiging
Gast wordt vooraf geïnformeerd over een aankomende betaling. Verzonden X aantal dagen voor de betalingstermijn vervalt. Ook in te stellen via Instellingen > Account > Algemeen > tabblad E-mail.
Betaling ontvangen
Bevestiging van ontvangst. Verzonden zodra een online betaling is verwerkt of een betaling handmatig wordt toegevoegd.
Betaalverzoek
Gast wordt gevraagd een openstaand bedrag te betalen. Verzonden wanneer je in de reservering via transacties een betaalverzoek stuurt.
Terugstorting
Gast ontvangt een bevestiging van de refund. Verzonden zodra een online of handmatige terugstorting is verwerkt.
Energie en bijkomende kosten
Energieafrekening
Gast ontvangt een energieoverzicht als bijlage. Deze wordt verzonden wanneer de energieafrekening gedeeld wordt via de reserveringskaart.
Vouchers
Reservering voucher e-mail
Gast ontvangt de vouchercode + informatie. Verzonden zodra een voucher wordt aangemaakt en verstuurd via de reserveringskaart.
Reviews
Reactie op uw review
Gast wordt op de hoogte gebracht. Verzonden zodra je een reactie plaatst onder een review.
Uitnodiging voor schrijven review
Gast wordt uitgenodigd om een beoordeling achter te laten. Verzonden X dagen na vertrek, afhankelijk van wat je instelt via Instellingen > E-mail > Automatisch e-mails.