Met geautomatiseerde e-mailberichten verstuur je automatisch e-mails naar gasten op het juiste moment. Je kunt bestaande e-mailberichten, zoals de aankomstmail en uitnodiging voor een review, automatisch laten versturen. Daarnaast kun je zelf onbeperkt aangepaste e-mailberichten maken en hiervoor een automatische verzending instellen.
Per automatische e-mail bepaal je onder andere het verzendmoment, de betaalstatussen, accommodaties en reserveringsbronnen waarvoor de e-mail geldt.
Aankomstmail en uitnodiging voor review
De aankomstmail en uitnodiging voor een review bestaan standaard al als e-mailberichten in ons reserveringssysteem. Je hoeft deze berichten dus niet eerst zelf aan te maken.
Via Instellingen > E-mail > Automatische e-mails stel je in wanneer en onder welke voorwaarden deze e-mails automatisch worden verstuurd. Hiervoor gebruik je dezelfde instellingen voor het verzendmoment, de betaalstatus, accommodaties en bronnen die verderop in dit artikel worden uitgelegd.
Aangepaste automatische e-mailberichten
Wil je een eigen e-mailbericht automatisch versturen? Maak dan eerst het bericht aan:
Ga naar Instellingen > E-mail > E-mailberichten > tabblad Aangepaste e-mailberichten.
Klik op Nieuw aangepast e-mailbericht en stel het e-mailbericht naar wens samen.
Sla het nieuwe e-mailbericht op.
Meer uitleg over het maken en aanpassen van e-mailberichten vind je in het artikel E-mailberichten beheren.
Automatische e-mail instellen
Klik rechtsboven op Nieuwe configuratie.
Selecteer bij berichttype Aangepast en kies het aangepaste e-mailbericht dat je wilt versturen.
Stel vervolgens het verzendmoment, de betaalstatus, accommodaties en reserveringsbronnen naar wens in.
Sla de configuratie op.
Verzendmoment
Stel in wanneer de e-mail automatisch moet worden verstuurd. Je bepaalt zelf hoeveel uren of dagen voor of na het gekozen moment de e-mail wordt verzonnen.
Betaalstatus
Bepaal voor welke betaalstatussen de automatische e-mail wordt verstuurd. Sluit je bijvoorbeeld wacht op betaling uit? Dan ontvangen reserveringen met deze betaalstatus de e-mail niet.
Accommodaties
Wil je de e-mail alleen voor bepaalde accommodaties versturen? Open het tabblad Accommodaties en vink 'Uitsluitend gekoppeld aan de geselecteerde accommodaties' aan. Vervolgens kun je de accommodaties selecteren waarvoor de e-mail moet worden verstuurd.
Bronnen
Via het tabblad Bronnen bepaal je voor welke reserveringsbronnen de automatische e-mail wordt verstuurd. Vink 'Uitsluitend gekoppeld aan de geselecteerde bronnen' aan en selecteer vervolgens de gewenste bronnen.
Zo kun je bijvoorbeeld voorkomen dat een bepaalde automatische e-mail wordt verstuurd naar reserveringen die via een touroperator zijn binnengekomen.
Belangrijk
Deze instellingen gelden alleen voor automatische e-mails die je via Instellingen > E-mail > Automatische e-mails kunt configureren.
Andere automatische e-mails, zoals de reserveringsbevestiging en betalingsaankondigingen en betalingsherinneringen, worden op een andere plek ingesteld en werken met andere instellingen.
Meer informatie hierover vind je in de volgende artikelen: