In het reserveringssysteem kun je diverse e-mailberichten automatisch versturen naar je gasten. Deze berichten ondersteunen je communicatie rondom reserveringen, betalingen, aankomsten, reviews en meer. Je kunt ondertussen onbeperkt automatische e-mails aanmaken, waardoor je volledige controle hebt over je gastcommunicatie. Ook kun je kiezen voor welke accommodaties een bepaalde mail geldig is.
Dit artikel geeft een overzicht van:
Standaard automatische e-mailberichten
Aangepaste automatische e-mailberichten
1. Standaard automatische e-mailberichten
Het systeem bevat een aantal veelgebruikte automatische mails die je eenvoudig kunt activeren. Hieronder vind je alle beschikbare standaardberichten.
Reserveringsbevestiging
Je kunt reserveringen automatisch laten bevestigen, inclusief het automatisch verzenden van de reserveringsbevestiging.
Dit stel je in via: Instellingen > Account > Algemeen > tabblad Overige > Reserveringen automatisch bevestigen.
Aankomstmail
Gebruik dit bericht om gasten voorafgaand aan hun verblijf te informeren en praktische informatie mee te geven.
Stel zelf in hoeveel dagen voor aankomst de mail verzonden wordt.
Optioneel: alleen versturen bij een specifieke betaalstatus, bijvoorbeeld alleen wanneer een reservering volledig betaald is.
Dit stel je in via: Instellingen > E-mail > Automatische e-mails. Voeg hier een nieuwe configuratie toe, kies voor aankomstmail en stel alles naar wens in.
Review e-mail
Nodig gasten automatisch uit om een review achter te laten. Ook hierbij kun je precies kiezen wanneer de mail verstuurd moet worden.
Dit stel je in via Instellingen > E-mail > Automatische e-mails.
Betalingsaankondiging en verlopen betalingstermijnen
De betalingsaankondiging wordt verzonden wanneer een betalingstermijn bijna gaat verlopen, zo help je gasten tijdig te betalen. De mail voor verlopen betalingstermijnen herinnert gasten automatisch wanneer een betalingstermijn is verlopen en er nog betaald moet worden.
Beide mails stel je in via Instellingen > Account > Algemeen > E-mail. Je kunt hier instellen wanneer de herinneringen verstuurd worden en in welke periode er geen herinneringen verstuurd mogen worden.
2. Aangepaste automatische e-mailberichten
Je kunt onbeperkt aangepaste e-mailberichten maken die automatisch verstuurd worden, volledig naar je eigen wens. Dit geeft je maximale flexibiliteit in je communicatie.
Hoe werkt het?
Stap 1: Maak een nieuw aangepast e-mailbericht aan
Ga naar Instellingen > E-mail > E-mailberichten > tabblad Aangepaste e-mailberichten. Voeg hier een aangepast e-mailbericht toe. Voor het toevoegen van e-mailtags in de berichten kun je het artikel E-mailberichten bewerken en toevoegen raadplegen.
Stap 2: Maak een automatische configuratie aan
Ga naar Instellingen > E-mail > Automatische e-mails en voeg rechtsboven een nieuwe configuratie toe. Vervolgens kun je deze naar wens instellen:
Vul de omschrijving in, selecteer bij het berichttype Aangepast en kies vervolgens het gewenste aangepaste e-mailbericht.
Vul in wanneer de e-mail verstuurd moet worden.
Vul in bij welke betaalstatus de mail verstuurd wordt. Wanneer je een status uitsluit hier, bijvoorbeeld wacht op betaling, zal de mail niet naar reserveringen met deze status gestuurd worden.
Via het tabblad Accommodaties kun je bepaalde accommodaties uitsluiten voor de betreffende mail. Deze zal alleen afgeleverd worden aan reserveringen die op de geselecteerde locaties staan.
