Met geautomatiseerde e-mailberichten verstuur je automatisch e-mails naar gasten op het juiste moment. Je kunt gebruikmaken van de standaard e-mails van het systeem of zelf onbeperkt automatische e-mailberichten aanmaken.
Daarnaast kun je per e-mail instellen wanneer deze wordt verzonden, voor welke betaalstatussen de mail geldt en voor welke accommodaties deze gebruikt mag worden.
Standaard geautomatiseerde e-mailberichten
Ons reserveringssysteem beschikt standaard over verschillende automatische e-mails.
Reserveringsbevestiging
Je kunt reserveringen automatisch laten bevestigen, waarbij direct een reserveringsbevestiging naar de gast wordt verstuurd.
Dit stel je in via: Instellingen > Account > Algemeen > tabblad Overige > 'Reserveringen automatisch bevestigen.'
Aankomstmail
Met de aankomstmail stuur je gasten automatisch praktische informatie voorafgaand aan hun verblijf.
Via Instellingen > E-mail > Automatische e-mails kun je een nieuwe configuratie aanmaken en onder andere instellen:
Hoeveel dagen voor aankomst de e-mail wordt verzonden
Voor welke betaal statussen de mail geldt
Voor welke accommodaties de e-mail gebruikt wordt, hiermee kun je specifieke accommodaties dus ook uitsluiten van de automatische e-mails.
Uitnodiging voor review
Na het verblijf kun je gasten automatisch uitnodigen om een review achter te laten.
Ook deze stel je in via Instellingen > E-mail > Automatische e-mails, waarbij je zelf bepaalt wanneer de e-mail wordt verstuurd en voor welke accommodaties deze e-mail geldt.
Aangepaste automatische e-mailberichten
Je kunt onbeperkt aangepaste e-mailberichten maken die automatisch verstuurd worden, volledig naar je eigen wens. Dit geeft je maximale flexibiliteit in je communicatie.
Stap 1: Maak een nieuw aangepast e-mailbericht aan
Ga naar Instellingen > E-mail > E-mailberichten > tabblad Aangepaste e-mailberichten.
Klik op Nieuw aangepast e-mailbericht en vul de e-mail in naar wens.
Sla het nieuwe e-mailbericht op.
Stap 2: Maak een automatische configuratie aan
Ga naar Instellingen > E-mail > Automatische e-mails en voeg rechtsboven een nieuwe configuratie toe. Vervolgens kun je deze naar wens instellen.
Selecteer bij het berichttype Aangepast, hierna wordt het mogelijk om je aangepaste e-mailbericht te selecteren.
Kies wanneer de e-mail verstuurd moet worden.
Kies bij welke betaalstatus de mail verstuurd wordt. Wanneer je een status uitsluit hier, bijvoorbeeld wacht op betaling, zal de mail niet naar reserveringen met deze status gestuurd worden.
Via het tabblad Accommodaties kun je bepaalde accommodaties uitsluiten voor de betreffende mail. Deze zal alleen afgeleverd worden aan reserveringen die op de geselecteerde locaties staan.
Meer uitleg over de inhoud van de e-mailberichten vind je in ons artikel E-mailberichten beheren.