Stel eenvoudig eigen e-mails in, personaliseer templates en beheer vertalingen. In het reserveringssysteem kun je alle e-mailberichten beheren die automatisch of handmatig naar gasten worden verstuurd. In dit artikel worden de volgende dingen uitgelegd:
Waar vind je de e-mailberichten?
Standaard e-mailberichten bewerken
E-mailberichten personaliseren per accommodatie
Aangepast e-mailbericht toevoegen
E-mailtags
E-mailberichten vertalen
Eigen e-mailbericht versturen
1. Waar vind je de e-mailberichten?
Ga in het menu naar: Instellingen > E-mail > E-mailberichten. Hier zie je alle standaard e-mailberichten die Recranet verstuurt, én de optie om eigen (aangepaste) e-mails toe te voegen.
2. Standaard e-mailberichten bewerken
1. Door de taal te selecteren kun je het gewenste e-mailbericht aanpassen.
2. Een standaard e-mailbericht heeft de volgende velden. Vul deze in.
Onderwerp
Inhoud
E-mailtags kunnen terugkomen in de invoervelden. Deze tags zijn te herkennen aan de volgende tekens: % term % of {{ term }}. Deze tags zijn bedoeld om variabele termen zoals het reserveringsnummer of naam van de gast te tonen in het e-mailbericht.
3. Klik op Wijzigingen opslaan om de aanpassingen te bevestigen.
3. E-mailbericht personaliseren per accommodatie
Wil je een e-mailbericht aanpassen voor één specifieke accommodatie? Dat kan:
Selecteer bovenaan de pagina een specifieke accommodatie.
Klik op Resultaten weergeven.
Selecteer achter het gewenste bericht de taal.
Bewerk de inhoud naar wens en sla de wijzigingen op.
Vanaf dat moment gebruikt het reserveringssysteem automatisch deze specifieke versie bij reserveringen voor die accommodatie.
4. Aangepast e-mailbericht toevoegen
Wil je een extra e-mailbericht maken, bijvoorbeeld voor vaste gasten of servicemeldingen? Dat kan:
Ga naar Instellingen > E-mail > E-mailberichten en klik op het tabblad Aangepaste e-mailberichten.
Maak een nieuw aangepast e-mailbericht aan.
Een e-mailbericht heeft de volgende eigenschappen, vul deze in:
Naam
Naam van het e-mailbericht. Deze naam komt terug in de lijst van alle e-mailberichten. Het is niet de bedoeling om hier e-mailtags in te voeren.Onderwerp
Inhoud
E-mailtags kunnen terugkomen in de invoervelden. Deze tags zijn te herkennen aan de volgende tekens: % term % of {{ term }}. Deze tags zijn bedoeld om variabele termen zoals het reserveringsnummer, naam van de gast, etc. te tonen in het e-mailbericht.
Klik op Wijzigingen opslaan om de aanpassingen vast te leggen.
5. E-mailtags
Je hebt de mogelijkheid om gebruik te maken van de onderstaande e-mailtags in je eigen e-mailberichten:
Onderwerp veld:
Reserveringsnummer: %reservationNumber%
Accommodatie titel: %accommodationTitle%
Locatie: %accommodationUnitNumber%
Organisatienaam: %organizationName%
Inhoud veld:
Begroeting: {{ salutation }}
Naam: {{ name }}
Reserveringsnummer: {{ reservationNumber }}
Openstaande bedrag: {{ reservationBalance }}
Accommodatie titel: {{ accommodationTitle }}
Locatie: {{ accommodationUnitNumber }}
Check-in datum & tijd: {{ checkin }}
Check-out datum & tijd: {{ checkout }}
Organisatie contactpersoon: {{ organizationContactPerson|raw }}
Organisatienaam: {{ organizationName|raw }}
De volgende tags worden weergegeven op meerdere regels. Het is aan te raden om deze op een aparte regel op te nemen.
Accommodatie kort adres: {{ accommodationShortAddress }}, bevat adres, postcode, en plaats. Voor groepsreserveringen wordt per adres de accommodatienaam toegevoegd. Meerdere adressen worden gescheiden door een lege regel.
Accommodatie volledig adres: {{ accommodationFullAddress }}, hetzelfde als kort adres, maar bevat ook labels en het land.
Leeftijdsgroepen totalen: {{ ageGroupLineTotals }}, 1 leeftijdsgroep per regel. Bijvoorbeeld "Volwassenen: 1".
Kentekens: {{ registrationNumberEntries }}, 1 kenteken per regel.
Voorbeeld:
Kentekens:
{{ registrationNumberEntries }}
Resultaat:
Kentekens:
AAAAAA
AAAAAB
6. E-mailbericht vertalen
Op de hoofdpagina ban e-mailberichten kun je direct een taal selecteren.
Blauwe knop = standaard Recranet tekst
Witte knop = aangepaste tekst
Ook heb je de mogelijkheid om in het e-mailbericht vertalingen aan te maken. Klik rechtsboven op Vertalingen om binnen hetzelfde bericht meerdere talen toe te voegen. Alle vertalingen ondersteunen automatisch dezelfde e-mailtags.
7. Eigen e-mailbericht versturen
Je eigen aangepaste e-mails zijn beschikbaar in elke reservering:
Open de reservering.
Klik rechtsboven op E-mail.
Kies een standaardbericht of je eigen e-mailtemplate, of pas de tekst eenmalig aan.
Klik op E-mail versturen.