In het reserveringssysteem kun je terugbetalingen op twee manieren verwerken: handmatig of automatisch. Welke methode je gebruikt, hangt af van de betaalmethode waarmee de gast heeft betaald. Onderstaand lees je stap voor stap hoe je beide methoden toepast en waar je op moet letten.
Handmatige terugstorting
Handmatige terugbetalingen zijn noodzakelijk wanneer een gast betaald heeft via een directe bankoverschrijving of een externe betaalmethode zonder automatische terugstortfunctie.
Stappen voor een handmatige terugbetaling
Voer de terugbetaling uit via je bank
Voer de terugbetaling altijd eerst uit via je eigen bank-app of online bankomgeving.Leg de terugbetaling vast in Recranet
Open de betreffende reservering in Recranet en klik bovenin op Transacties.
Ga naar het tabblad Terugbetalingen.
Selecteer de betaalmethode Directe overboeking en voer het terug te betalen bedrag in.
Klik op Terugbetaling toevoegen.
Het systeem gaat ervan uit dat de handmatige overboeking reeds is verricht en zet de status automatisch op teruggestort.
Automatische terugstorting
Wanneer gasten online hebben betaald via Mollie of Stripe, kun jij de terugbetaling automatisch laten uitvoeren vanuit het reserveringssysteem.
Selecteer de online betaling
Open de reservering in Recranet en klik bovenin op Transacties.
Ga naar het tabblad Betalingen en kies het tabblad Terugbetalingen.
Selecteer de online betaling van de gast die je terug wilt storten.
Voer de terugstorting uit
Vul het terug te betalen bedrag in.
Klik op Automatisch terugbetalen.
Recranet stuurt nu automatisch een verzoek naar Mollie of Stripe. De terugbetaling wordt binnen 1 tot 2 dagen verwerkt.
Belangrijk: Registreer de terugstorting niet op deze manier voor een online betaling als er al een handmatige terugstorting heeft plaatsgevonden. Zo voorkom je dat de gast de betaling dubbel ontvangt.
Administratieve werking
De terugbetaling wordt geboekt op de tussenrekening van Mollie of Stripe.
Het bedrag wordt van het beschikbare saldo van je Mollie/Stripe-account afgeschreven.
Extra informatie en veelvoorkomende vragen
Geen dubbele terugbetaling
Voor geen automatische terugbetaling uit als je het bedrag al handmatig teruggestort hebt. Dit voorkomt dat de gast dubbel wordt terugbetaald.
Automatische terugstorting annuleren
Een automatische terugbetaling kan alleen worden geannuleerd tijdens de verwerkingstijd van 1-2 dagen. Is het bedrag eenmaal teruggestort? Dan kan dit niet meer worden teruggedraaid.
Voldoende saldo vereist
Een automatische terugstorting kan alleen plaatsvinden als je Mollie- of Stripe-saldo voldoende is. Is dat niet het geval? Wacht dan op nieuwe betalingen of vul het saldo handmatig aan.
Terugstortingsperiode (180 dagen)
Online betalingen kunnen tot 180 dagen na de oorspronkelijke transactie automatisch worden teruggestort. Daarna moet de terugbetaling handmatig worden uitgevoerd via je bank.
Problemen bij automatische terugstorting?
Probeer het volgende:
Vernieuw de betaling (via het update-icoon naast de transactie).
Controleer het saldo in Mollie/Stripe.
Vul indien nodig je saldo aan.