Het aanmaken van taken binnen Recranet Booking biedt een efficiënte manier om uw operationele workflow te organiseren en te stroomlijnen. Hieronder leest je hoe je zowel eenmalige als geautomatiseerde taken kunt creëren om uw teamwerk te optimaliseren en te zorgen voor een vlekkeloze gastervaring.
Voordat je taken kunt toewijzen, moet je zorgen voor een georganiseerde structuur van het team door bedrijven, groepen en medewerkers correct aan te maken in het systeem. Dit zorgt voor een heldere taakverdeling en maakt het gemakkelijker om de uitvoering van taken te monitoren. Hoe je groepen, medewerkers en bedrijven aanmaakt, vind je in het artikel Aanmaken bedrijven, groepen en medewerkers.
Aanmaken eenmalige taak
Een eenmalige taak is perfect voor specifieke activiteiten die op een bepaald moment moeten worden uitgevoerd. Volg deze stappen om een eenmalige taak aan te maken:
Navigeer naar Taken: Ga naar Taken > Taken > Taken > 'nieuwe taak'
Definieer de Taak: Voer een naam in voor de taak en kies de locatie waar deze moet worden uitgevoerd.
Koppel aan een Groep of Medewerker: Afhankelijk van de aard van de taak koppelt u deze aan een relevante groep of direct aan een individuele medewerker.
Plan de Taak: Stel een deadline, tijd en prioriteit in. Voor taken gerelateerd aan gastenverblijven kun je de optie "Neem de eerstvolgende aankomst mee in de taak" selecteren.
Opslaan: Druk op 'wijzigingen opslaan' om de taak aan te maken.
Aanmaken geautomatiseerde taak
Het is ook mogelijk om geautomatiseerde taken aan te maken. Deze worden automatisch gegenereerd bij een reservering. Denk hierbij aan een (verplichte) eindschoonmaak of (optioneel) bedlinnen.
Navigeer naar Taken: Ga naar Taken > Taken > Geautomatiseerde taken > 'nieuwe geautomatiseerde taak'
Taak details: Geef de taak een duidelijke titel en beschrijving en wijs deze toe aan een groep of medewerker.
Taak Timing: Bepaal wanneer de taak moet worden uitgevoerd (voor aankomst, na vertrek, of gedurende het gehele verblijf).
Stel Voorwaarden: Voeg voorwaarden toe zodat de taak alleen wordt gegenereerd bij specifieke boekingsopties.
Voeg Extra's Toe: Indien nodig, koppel een bijlage of checklist aan de taak voor gedetailleerde instructies.
Opslaan: Druk op 'wijzigingen opslaan' om de taak aan te maken.
Taak toepassen op bestaande reserveringen met een batch-update
Wil je een taak ook laten gelden voor reserveringen die al eerder zijn gemaakt? Dan kun je dit doen via een batch-update.
Zo werkt het:
Klik rechtsboven in het scherm (naast je foto of bedrijfslogo) op de drie puntjes en kies voor Batch update.
Stap 1: Selecteer de actie die je wilt uitvoeren. Kies hier voor Automatische taken van reserveringen bijwerken om de taak toe te passen op bestaande reserveringen.
Stap 2: Geef aan voor welke periode je de update wilt uitvoeren. Het is aan te raden om te starten vanaf de aankomst- of vertrekdag (afhankelijk van je taakinstellingen).
Stap 3: Controleer de update goed. Let erop dat je alleen updates uitvoert waarbij in de actieomschrijving taken staat. Andere updates hebben andere gevolgen, let hier dus goed op.
Staat alles juist ingesteld? Klik dan op Reserveringen update inplannen om de update te starten. Houd er rekening mee dat dit proces enkele minuten kan duren.