In dit artikel wordt toegelicht waarom een reservering niet verwijderd kan worden en wat de aanbevolen werkwijze is wanneer een reservering in je reserveringssysteem niet meer relevant is.
Het verwijderen van reserveringen uit je reserveringssysteem is niet gewenst en dus niet mogelijk. Voor elke reservering wordt een nummer gegenereerd, dit nummer is ook leidend in de administratie van je reserveringssysteem. Op het moment dat je een reservering zou verwijderen, mist er dus een reserveringsnummer in de administratie. Daarnaast is het verwijderen van een reservering definitief, alle data op de reservering gaat dus verloren. Ook dit is onwenselijk met oog op wet- en regelgeving aangaande de verwerking en het behoud van data.
Annuleren
Heb je een reservering in je systeem staan die niet langer relevant is? Dan adviseren we je deze reservering te annuleren. Hoe je een reservering kunt annuleren kun je lezen in het artikel dat we schreven over 'reservering annuleren'. In de volgende situaties dient een reservering geannuleerd te worden:
- De gast neemt contact op om te laten weten dat de reservering niet door kan gaan. De betaling van de reservering was wel/niet (gedeeltelijk) voldaan, maar na het verrekenen van eventuele annuleringskosten kan er een terugstorting plaatsvinden.
- De gast komt niet opdagen zonder bericht. De betaling van de reservering was wel/niet (gedeeltelijk) voldaan, maar er hoeft geen terugstorting plaats te vinden.
- De gast wenst een geheel nieuwe reservering aan te maken in een andere periode en/of in een andere accommodatie, waardoor de oude reservering niet meer relevant is. Als er al een betaling was gedaan, kan deze na annuleren teruggestort worden.
- De reservering van de gast komt te vervallen door andere interne of externe redenen. Wanneer er al betaald was kan het bedrag, eventueel na verrekening van annuleringskosten, teruggestort worden. Als er nog niks betaald was, kan de reservering zonder verdere kosten geannuleerd worden.
Verwijderen
Is er sprake van een uitzonderlijke situatie waardoor je toch een reservering volledig zou willen laten verwijderen uit je systeem? Neem hiervoor dan contact op met ons supportteam: support@recranet.com. In de volgende situaties zou het wel mogelijk zijn een reservering te laten verwijderen:
- Er zijn fictieve testreserveringen aangemaakt zonder geregistreerde transacties, deze zullen dus in de praktijk niet plaatsvinden en kunnen na de testperiode geannuleerd worden zonder risico door verlies van data.