Tijdens het reserveringsproces worden verschillende e-mailberichten automatisch of handmatig verzonden. In dit artikel vind je per categorie:
De naam van het e-mailbericht.
De betekenis van het e-mailbericht.
Het moment waarop het e-mailbericht wordt verzonden.
Reserveringen: updates en status
Naam e-mail | Betekenis + moment van versturen |
Reservering aankomstmail | Bevat praktische informatie ter voorbereiding op het verblijf. Dit e-mailbericht wordt automatisch verzonden X dagen vóór aankomst, afhankelijk van de instellingen via Instellingen > E-mail > Automatische e-mails. |
Reservering geannuleerd | Bevestigt dat de reservering is geannuleerd. Dit e-mailbericht wordt verzonden zodra een reservering vanuit de reserveringskaart wordt geannuleerd. |
Conceptbevestiging | Bevestigt dat de reservering als optie is vastgelegd. Dit e-mailbericht wordt verzonden zodra een reservering als optie wordt aangemaakt. |
Reserveringsbevestiging | Bevestigt een definitieve reservering. Dit e-mailbericht wordt automatisch of handmatig verzonden zodra de reservering is bevestigd. |
Bedankt voor je reservering | Bevestigt dat de reserveringsaanvraag is ontvangen. Dit e-mailbericht wordt verzonden wanneer reserveringen niet automatisch worden bevestigd. De reservering heeft op dat moment nog een open status en moet nog handmatig worden beoordeeld en definitief worden bevestigd. |
Reservering geweigerd | Informeert de gast dat de reservering niet is geaccepteerd. Dit e-mailbericht wordt verzonden wanneer een reservering wordt geweigerd of wanneer de gast voorkomt op de lijst met ongewenste gasten. |
Reserveringsaanvraag | Wordt gebruikt om te communiceren over een reserveringsaanvraag die nog niet is bevestigd. Dit e-mailbericht verstuur je via de knop E-mail op de reserveringskaart. |
Reserveringsbevestiging voor geïmporteerde reservering | Bevestigt dat een geïmporteerde reservering succesvol is verwerkt in het reserveringssysteem. |
Reservering optie verlopen | Informeert de gast dat de reserveringsoptie is verlopen. Dit e-mailbericht wordt automatisch verzonden zodra de optie vervalt. |
Betalingen
Naam e-mail | Uitleg + betekenis |
Herinnering verlopen betalingstermijn | Herinnert de gast aan een openstaande betaling nadat de betaaltermijn is verstreken. Het verzendmoment stel je in via Instellingen > Account > Algemeen > tabblad E-mail. |
Betalingsaankondiging | Informeert de gast vooraf over een aankomende betaling. Het aantal dagen vóór de vervaldatum is instelbaar via Instellingen > Account > Algemeen > tabblad E-mail. |
Betaling ontvangen | Bevestigt dat een betaling is ontvangen. Dit e-mailbericht wordt automatisch verzonden na een online betaling of wanneer een betaling handmatig wordt geregistreerd. |
Betaalverzoek | Verzoekt de gast een openstaand bedrag te betalen. Dit e-mailbericht verstuur je vanuit de reservering via het tabblad Transacties. |
Terugstorting | Bevestigt dat een terugbetaling is verwerkt. Dit e-mailbericht wordt verzonden nadat een online of handmatige terugstorting is uitgevoerd. |
Energieafrekening | Verstuurt de energieafrekening als bijlage aan de gast. Dit e-mailbericht verstuur je vanuit de reserveringskaart zodra de energieafrekening gereed is. |
Reviews
Naam e-mail | Uitleg + betekenis |
Reactie op uw review | Informeert de gast dat er een reactie is geplaatst op zijn of haar review. |
Uitnodiging voor schrijven review | Nodigt de gast uit om een review achter te laten. Dit e-mailbericht wordt automatisch verzonden X dagen na vertrek, afhankelijk van de instellingen via Instellingen > E-mail > Automatische e-mail. |
Gastverificaties
Let op: deze e-mailberichten zijn niet beschikbaar wanneer je gebruikmaakt van Holiday Media Agent.
Naam e-mail | Uitleg + betekenis |
Gast verificatie in overzicht (gast gevonden) | Bevestigt dat de gast succesvol is herkend als bestaande gast tijdens het verificatieproces in het boekingsoverzicht. |
Gast verificatie in overzicht (gast niet gevonden) | Informeert de gast dat de opgegeven gegevens niet bekend zijn in het reserveringssysteem. |
Gast verificatie beveiligde periodes (gast gevonden) | Bevestigt dat de gast toegang heeft tot beveiligde boekingsperiodes omdat deze behoort tot een gastgroep met vervroegde toegang. |
Gast verificatie beveiligde periodes (gast niet gevonden) | Informeert de gast dat er geen toegang is tot beveiligde boekingsperiodes.
|
Gast verificatie e-mail (gast gevonden) | Verstuurt een verificatiecode naar een bestaande gast, zodat gegevens automatisch kunnen worden ingevuld. |
Gast verificatie e-mail (gast niet gevonden) | Informeert de gast dat het opgegeven e-mailadres niet bekend is in het reserveringssysteem.
|
Eigenaren
Naam e-mail | Uitleg + betekenis |
Eigenaren afrekening e-mail | Verstuurt de eigenarenafrekening naar de eigenaar met een overzicht van de opbrengsten, kosten en uitbetaling over de geselecteerde periode. |
Reserveringsbevestiging voor eigenaar | Informeert de eigenaar over een nieuwe reservering voor zijn of haar accommodatie. Dit e-mailbericht wordt verzonden wanneer een reservering wordt bevestigd, mits deze functie is ingeschakeld. |
Annuleringsbevestiging voor eigenaar | Informeert de eigenaar dat een reservering voor zijn of haar accommodatie is geannuleerd. Dit e-mailbericht wordt verzonden zodra een reservering wordt geannuleerd, mits deze functie is ingeschakeld. |
Contracten en ondertekening
Naam e-mail | Uitleg + betekenis |
Contract beschikbaar | Informeert de gast dat het contract beschikbaar is om te ondertekenen. Dit e-mailbericht wordt verzonden wanneer je kiest voor Publiceer en verstuur of via Rapportage > Contracten > Contracten versturen.
|
Verzoek tot ondertekenen contract | Herinnert de gast eraan dat het contract nog ondertekend moet worden. Dit e-mailbericht verstuur je vanuit de reservering via het tabblad Contract of via Rapportage > Contracten > Overzicht contracten. |
Vouchers
Naam e-mail | Uitleg + betekenis |
Reservering voucher e-mail | Verstuurt een voucher inclusief de vouchercode naar de gast. Dit e-mailbericht wordt verzonden zodra een voucher vanuit de reserveringskaart wordt aangemaakt en verstuurd. |
Toegangssystemen
Naam e-mail | Uitleg + betekenis |
Ontvangst QR toegangscode | Verstuurt een QR-code waarmee de gast toegang krijgt tot de accommodatie zodra deze beschikbaar is. |
Uw Salto KS pincode | Verstuurt de Salto KS-pincode naar de gast zodra deze is gegenereerd. |
Uitnodiging JustIN Mobile App | Nodigt de gast uit om de JustIN Mobile App te gebruiken voor digitale toegang tot de accommodatie. |