Administratieve boekingen kunnen worden geëxporteerd naar Excel of Google Sheets voor verdere analyses en rapportages.
Administratieve boekingen exporteren
Kies een referentiedatum (lees meer toelichting hieronder).
Selecteer de gewenste periode.
Klik op Exporteren.
Open het CSV-bestand in Excel of Google Sheets en sla het op als werkmap.
Pas 'Tekst naar kolommen' toe op de kolommen Debet en Credit om de bedragen correct als decimalen weer te geven.
Toelichting op de referentiedatum
Datum administratief: Dit is de datum van de transactie of de datum waarop de boeking is geactualiseerd. Meestal komt deze overeen met de datum van een betaling of terugbetaling. Als een reservering wordt geannuleerd en er volgt geen betaling of terugbetaling, wordt de boeking automatisch bijgewerkt om 23.55 uur op de datum van actualisering, niet de transactiedatum. Handmatige actualiseringen krijgen ook de datum van actualisering.
Aankomstdatum: Dit is de datum waarop de gast arriveert.
Vertrekdatum: Dit is de datum waarop de gast vertrekt.
Rapportage saldibalans op aankomst periode
Selecteer de tabel en ga naar het menu 'Invoegen' en selecteer Draaitabel. Maak een nieuwe draaitabel voor de tabel op een nieuw werkblad.
Selecteer in de draaitabel de velden 'Grootboekrekening', 'Debet', 'Credit', 'Aankomstdatum' (periode of jaar). De kolommen zijn 'Aankomstdatum' (periode of jaar) en vervolgens 'Waarden'. De rijen zijn 'Grootboekrekening'. De waarden zijn 'Som van Debet' en 'Som van Credit'.
De draaitabel is nu vergelijkbaar met een saldibalans op de aankomst periode.
Rapportage totaal mutatie op aankomstjaar
Het is ook het totaal debet/credit in een jaar overzicht op aankomst te presenteren, maak hiervoor een saldo kolom aan voor de tabel met de som =[@Debet]-[@Credit].
Selecteer de tabel en ga naar het menu 'Invoegen' en selecteer 'Draaitabel'. Maak een nieuwe draaitabel voor de tabel op een nieuw werkblad.
Selecteer de draaitabel velden 'Grootboekrekening', 'Saldo', 'Aankomstdatum jaar'. De kolommen zijn 'Aankomstdatum jaar'. De rijen zijn 'Grootboekrekening'. De waarden zijn 'Saldo'.
Selecteer de notatie 'Financieel' voor de velden voor het beste overzicht.