Borg instellen
Ten eerste is het belangrijk dat je de borg goed hebt ingesteld. De instellingen van de borg vind je terug onder Instellingen > Administratie > Borg. Hier vind je een overzicht van reeds aangemaakte borgen. Om een nieuwe borg aan te maken klik je rechts bovenin op "Nieuwe borg".
Een borg bestaat uit 3 onderdelen, namelijk algemene informatie, accommodaties en administratief.
Algemene informatie
Onder algemene informatie kun je de volgende gegevens opgegeven:
Omschrijving: dit is de naam van de borg zoals deze gecommuniceerd wordt in het systeem en naar de gast.
Prijs: dit is het tarief van de borg.
Geldig vanaf: In combinatie met Geldig tot geeft deze datum aan voor welke reserveringen de borg van toepassing moet zijn, waarbij de periode betrekking heeft op de aankomstdatum.
Geldig tot: In combinatie met Geldig vanaf geeft deze datum aan voor welke reserveringen de borg van toepassing moet zijn, waarbij de periode betrekking heeft op de aankomstdatum.
Accommodaties
Onder dit tabblad kan je opgeven voor welke accommodaties de borg geldig is. Zo kun je eenvoudig borg aanmaken voor meerdere accommodatie tegelijk en kan je per accommodatie verschillende tarieven hanteren voor borg.
Administratief
Onder administratief kun je de volgende gegevens opgeven:
BTW tarief: het btw tarief wat gehanteerd moet worden.
Grootboekrekening: de grootboekrekening waar de borg op geboekt moeten worden.
Borg verrekenen
Zodra je borg hebt ingesteld wordt de borg voor alle nieuwe reserveringen automatisch berekend. Hier hoef je verder niets meer voor te doen! Reserveringen die reeds zijn aangemaakt, zullen de borg niet automatisch ontvangen. Deze reserveringen kun je op twee manieren bijwerken, namelijk:
Via de reservering: op de reserveringskaart vind je, net boven de samenvatting onderin, een kopje met "Borg". Daar staat ook een knop voor het herberekenen van borg. Als je daar op klikt, zal de borg voor die reservering toegepast worden.
Via de batchupdate: het is ook mogelijk om een aantal reserveringen tegelijk bij te werken via de batchupdate. Gebruik de optie "Borg van reserveringen bijwerken volgens actuele instellingen (teruggestorte borg wordt weer op €0,- gezet)" om de borg bij te werken. Zie batchupdate voor meer informatie over de batchupdate.
Borg terugbetalen
De borg kan op twee manieren terugbetaald worden. In Recranet Booking heb je de mogelijkheid om de borg automatisch terug te storten voor meerdere reserveringen tegelijk, of je kunt dit per reservering doen.
Borg terugbetalen via de reserveringskaart
Op de reserveringskaart vind je een overzicht van de borg onder het kopje 'Borg'. In ons kennisbankartikel Borg beheren binnen een reservering kun je hier meer informatie over lezen.
Borg terugbetalen via de borg rapportage
Je kunt de borg ook terugbetalen via de rapportage borg. Via hier kun je de borg voor meerdere reserveringen tegelijk terugstorten. Meer informatie over deze functie vind je in ons artikel Rapportage borg.
Veelgestelde vragen
Een reservering heeft de oude en de nieuwe borg. Hoe los ik dat op?
De makkelijkste manier om dat op te lossen, is om de oude borg uit te schakelen via de opties & toeslagen van de reservering. Doorloop de volgende stappen:
Open de reservering met dubbele borg.
Klik bovenaan op "Opties & Toeslagen".
Zoek de toeslag op voor borg.
Aan de rechterkant, zie je een vakje staan om de borg uit te schakelen. Vink deze aan.
Klik linksboven op "Wijzigingen opslaan".
De oude borg is nu van de reservering afgehaald. Let er wel op dat je de oude borg archiveert, zodat dit probleem bij nieuwe reserveringen niet optreedt. Let er ook goed op dat je voor reserveringen die de oude borg nog hebben, niet de nieuwe borg herberekend. Dat zorgt er namelijk voor dat borg 2x op de reservering komt te staan.