Voordat je vouchers kunt uitgeven en accepteren, moet je een voucher-toeslag en een betaalmethode instellen. Hiermee worden vouchers correct verwerkt binnen reserveringen en je administratie.
Toeslag voucher aanmaken
Voordat je vouchers kunt uitgeven, moet je een toeslag voor vouchers aanmaken. Deze toeslag wordt gebruikt om de voucher op de reservering te registeren.
Volg hiervoor de volgende stappen:
Klik rechtsboven op Nieuwe optie/toeslag.
Kies bij Soort de optie Voucher.
Geef een omschrijving aan, bijvoorbeeld Voucher.
Je hoeft geen prijs in te vullen.
Maak de toeslag geldig voor alle typen reserveringen: normale reserveringen, seizoenplaatsen, arrangementen en jaarplaatsen.
Ga naar het tabblad Administratief en geef de grootboekrekening op
Ga naar het tabblad Overige en vink aan: 'Deze toeslag ingeschakeld houden bij het annuleren van een reservering.'
Sla de toeslag op.
Betalingsmogelijkheid instellen
Om vouchers als betaalmiddel te kunnen accepteren, maak je een betalingsmogelijkheid aan. Dit doe je aan de hand van de volgende stappen.
Activeer de gekoppelde betaalmethode 'Voucher'.
Klik achter voucher op Betaalmethodes en vervolgens op Toevoegen.
Geef de grootboekrekening op voor deze betaalmethode (Standaard is 2510 – Vouchers ontvangen) en voeg eventueel een omschrijving toe.
Klik op Wijzigingen opslaan bovenin het scherm.
Activeer de betaalmethode voor:
Online beschikbaar (voor gasten die online boeken).
In dashboard beschikbaar (voor handmatige transacties in reserveringskaarten).
Mail en bijlagen inrichten
Zorg ervoor dat je gasten de juiste informatie ontvangen bij het verstrekken van vouchers.
Pas de e-mailtemplate aan zodat deze past bij je communicatie. Voor meer uitleg kun je het kennisbankartikel E-mailberichten voucher raadplegen.
Na het doorlopen van deze stappen kun je beginnen met het uitgeven en innemen van vouchers. Voor uitgebreide instructies over het gebruik van vouchers, bekijk de kennisbankartikelen Vouchers aanmaken en Vouchers inleveren.