Nadat een contract is verstuurd, kan de gast het digitaal bekijken en ondertekenen via de gastenomgeving. Als beheerder kun je de status van contracten volgen, herinneringen versturen en ondertekende contracten terugvinden.
Contract ondertekenen door de gast
Na het versturen van een contract ontvangt de gast een e-mail met een link naar de gastenomgeving. Hier kan de gast het contract bekijken, ondertekenen en later opnieuw inzien.
Het ondertekenen werkt als volgt:
De gast klikt op Bekijken om het contract te openen.
Na controle klikt de gast op Ondertekenen.
De digitale handtekening wordt vervolgens opgeslagen.
Let op: Een ondertekend contract kan niet meer worden gedeactiveerd of verwijderd.
Contracten bekijken en opvolgen
Ga naar Rapportage > Contracten > Overzicht contracten. Hier vind je een overzicht van alle contracten.
Je kunt onder andere zien:
welke contracten zijn ondertekend;
welke contracten nog openstaan;
wanneer de laatste e-mail of herinnering is verstuurd.
Een herinnering versturen
Heeft een gast het contract nog niet ondertekend? Dan kun je op twee manieren een herinnering versturen.
Via de reservering
Open de reservering.
Ga naar het tabblad Contracten.
Controleer welke contracten nog geen ondertekendatum hebben.
Klik op E-mail om de e-mail te bekijken en de herinnering te versturen.
Via het rapportages
Zoek het openstaande contract zonder ondertekendatum.
Klik op E-mail om een herinnering te versturen.
Tip: Controleer het contractenoverzicht regelmatig om openstaande contracten tijdig op te volgen.
Standaard e-mails aanpassen
De e-mails voor het versturen van contracten en herinneringen kun je zelf aanpassen. Ga naar Instellingen > E-mail > E-mailberichten.
Hier kun je de volgende e-mailtemplates aanpassen:
Contract beschikbaar e-mail
Verzoek tot ondertekenen contract
Zo kun je de inhoud, toon en afzender van de e-mails aanpassen aan je eigen communicatie.