Na het versturen van een contract in Recranet Booking kunnen gasten hun overeenkomst digitaal ondertekenen via de gastenomgeving.
Als beheerder houd je eenvoudig overzicht via rapportages, verstuur je herinneringen en beheer je alle ondertekende documenten centraal.
Ondertekenproces voor gasten
Toegang tot de gastenomgeving
Gasten ontvangen automatisch een e-mail met een link naar de gastenomgeving.
Via deze omgeving kunnen ze hun contracten bekijken, ondertekenen en later opnieuw inzien.
Contracten bekijken en ondertekenen
De gast klikt op ‘Bekijken’ om het contract te openen.
Na controle kan de gast klikken op ‘Ondertekenen’.
De handtekening wordt digitaal geplaatst en opgeslagen.
Let op: Zodra een contract is ondertekend, kan het niet meer worden gedeactiveerd of verwijderd. Dit garandeert de formele vastlegging van de overeenkomst.
Contracten beheren en opvolgen
Als beheerder kun je alle contract volgen via het rapportage scherm.
Ga naar Rapportage > Contracten > Overzicht contracten om:
een lijst te zien van alle contracten;
te controleren welke contracten ondertekend of openstaand zijn;
te zien wanneer de laatste e-mail (inclusief herinnering) is verstuurd.
Herinneringen versturen
Je kunt gasten die hun contract nog niet hebben ondertekend eenvoudig een herinnering sturen.
Via reservering:
Open de reservering en ga naar het tabblad Contracten.
Openstaande contracten herken je aan het ontbreken van een ondertekendatum.
Klik op E-mail om een voorbeeld te bekijken en verstuur de herinnering.
Via rapportages:
Zoek de openstaande contracten zonder datum.
Klik op E-mail om direct een herinneringsmail te verzenden.
Standaard e-mails aanpassen
De e-mails die worden gebruikt voor contractverzending en herinneringen kun je zelf aanpassen.
Bewerk de volgende templates:
Contract beschikbaar e-mail
Verzoek tot ondertekenen contract
Zo kun je de toon, afzender en inhoud van de berichten afstemmen op je eigen communicatiestijl.