Grootboekrekening aanmaken
Om de financiële administratie overzichtelijk te houden, kun je zelf grootboekrekeningen aanmaken. Dit werkt op de volgende wijze:
Klik op "Nieuwe grootboekrekening" om een nieuwe rekening toe te voegen.
Vul de benodigde informatie in het formulier in:
Code: Geef de grootboekrekening een unieke code.
Omschrijving: Beschrijf de functie of het doel van de grootboekrekening.
Balans of resultatenrekening: Selecteer of het om een balans- of resultatenrekening gaat.
Type: selecteer het type rekening.
Om de gegevens op te slaan en de nieuwe grootboekrekening toe te voegen, klik je linksboven op "Wijzigingen opslaan".
Administratieve export (controlebestand)
Je kunt een configuratie-export maken om te controleren of je administratie-instellingen goed zijn ingesteld. Deze download kun je bijvoorbeeld met je boekhouder delen.
Toegang tot Administratie-instellingen:
Ga naar Administratie-instellingen via de dropdown (drie puntjes) in de rechterbovenhoek van je scherm.
Exporteer het Controlebestand:
Vanuit deze sectie kun je een controlebestand exporteren. Dit bestand bevat belangrijke configuratiegegevens van je systeem die van invloed zijn op de financiële administratie.
Controle door Boekhouder of Accountant:
Stuur het geëxporteerde controlebestand naar je boekhouder of accountant voor controle.
Instellen van Grootboekrekeningen en BTW-tarieven:
Op basis van de feedback van je boekhouder of accountant, pas je de gewenste instellingen aan in je reserveringssysteem onder "Grootboekrekeningen en BTW-tarieven instellen"
Je kunt de grootboeken op 3 manieren instellen:
Via tabblad Algemeen; Alle accommodaties krijgen dan grootboekrekening en btw tarief algemeen.
Via tabblad Accommodaties; Je kunt per accommodaties verschillende grootboeken en btw-tarieven invoeren. Zo kun je veel meer differentie aangeven dan het hele account hetzelfde als bij "Algemeen"
Via tabblad Tarieven; Je kunt hier zelf per tarief een grootboekrekening en btw-tarief invoeren. Dit om nog verdere uitsplitsing mogelijk te maken.
Tip: voer deze export-controle uit vóór je het systeem officieel in gebruik neemt. Zo zorg je vanaf het begin voor een correcte kolommenbalans en correcte BTW-aangiftes.
Administratieve boekingen actualiseren na aanpassen instellingen
Als je instellingen (grootboekrekeningen of BTW-tarieven) hebt aangepast, kun je de boekingen met terugwerkende kracht updaten:
Controleer je instellingen opnieuw, bijvoorbeeld aan de hand van het controlebestand.
Grootboekrekeningen en BTW: Ga naar Administratie-instellingen via de dropdown (drie puntjes) in de rechterbovenhoek van je scherm. Pas indien nodig aanpassingen toe via "Grootboekrekeningen en BTW-tarieven instellen"
Specifieke controles
Algemene BTW-tarieven: Verifieer of de algemene BTW-percentages correct zijn ingesteld.
Algemene grootboekrekeningen: Deze worden automatisch aangemaakt bij het opstarten van je account. Specifieke rekeningen zoals 'Nog te classificeren omzet' kunnen worden aangepast naar wens.
Accommodaties, Arrangementen, en Tarieven: Controleer de BTW-percentages en grootboekrekeningen voor nauwkeurigheid.
Opties en Toeslagen: Zorg ervoor dat de BTW-percentages en grootboekrekeningen kloppen.
Eenmalige Arrangementen: Review deze via Administratie > Reserveringen > Eenmalige arrangementen.
Handmatige Opties en Toeslagen: Deze zijn te vinden onder Administratie > Reserveringen > Opties en toeslagen (handmatig).
Betalingsverschillen: Controleer deze via Administratie > Boekhouding > Betalingsverschillen.
Batch-update uitvoeren
Voer een batch-update uit voor "Reserveringen administratief bijwerken" om alle reserveringen sinds de ingebruikname van Recranet Booking bij te werken naar de nieuwste instellingen.
De administratieve boekingen onder Administratie > Boekhouding zijn nog niet automatisch bij te werken met de batch-update. Stuur hiervoor een verzoek naar de Recranet Support, voor actualisatie voeren we de bovenstaande controle uit.
Grootboekrekeningen voor BTW-tarieven België toevoegen
De standaard grootboekrekeningen zijn voor een organisatie met BTW-tarieven in Nederland. Verwijder deze standaard rekeningen.
Te betalen OB laag 9%
Te betalen OB hoog 21%
Maak deze nieuwe grootboekrekeningen.
Code | Omschrijving | Type | Balans of resultatenrekening |
1510 | Af te dragen btw 6% | BTW | Balans |
1520 | Af te dragen btw 12% | BTW | Balans |
1530 | Af te dragen btw 21% | BTW | Balans |
Actualiseer de boekhouding na de bovenstaande updates.