Gebruik je een optie of toeslag niet meer? Dan kun je deze archiveren. We raden aan dit pas te doen wanneer je de optie of toeslag niet meer nodig hebt voor nieuwe reserveringen, aanpassingen of rapportages.
Een optie of toeslag archiveren
Klik achter de gewenste optie of toeslag op Bewerken.
Klik op Toeslag archiveren.
Bevestig dat je zeker weet dat je de optie of toeslag wilt archiveren.
Na het archiveren vind je de optie of toeslag terug onder het tabblad Gearchiveerde opties en toeslagen.
Controleer de einddatum voordat je archiveert
Een gearchiveerde optie of toeslag kun je niet meer bewerken. Controleer daarom vóór het archiveren de instellingen. We raden aan om de geldigheidsdatum, zoals de geldig-tot-reserveringsdatum, te laten eindigen op de datum waarop je de optie of toeslag archiveert.
Archiveer een toeslag niet zonder eerst deze datums te controleren. Na het archiveren kun je een ontbrekende of onjuiste einddatum namelijk niet meer aanpassen.
Wat gebeurt er na het archiveren?
Gearchiveerde opties en toeslagen worden niet meer meegenomen in de reguliere rapportages. Heb je later toch gegevens nodig? Dan kun je hiervoor alleen nog een export maken via Reserveringen. Kies dan voor de export optie 'Met opties en toeslagen'.
Een gearchiveerde optie of toeslag wordt niet verwijderd uit bestaande reserveringen. Is deze eerder aan een reservering toegevoegd en valt de reservering binnen de ingestelde geldigheid? Dan blijft de optie of toeslag op die reservering staan.
Een optie of toeslag verwijderen
Naast archiveren is het ook mogelijk om een optie of toeslag te verwijderen. We raden dit sterk af, alleen wanneer de optie of toeslag uitsluitend voor testdoeleinden is gebruikt en niet voorkomt op daadwerkelijke reserveringen raden we aan dit te gebruiken.
Verwijder je een optie of toeslag die op bestaande reserveringen wordt gebruikt? Dan kan deze bij een latere wijziging of update van de reservering wegvallen. Dit kan ervoor zorgen dat de bedragen op de reservering veranderen en niet meer aansluiten op je administratie. Gebruik daarom voor opties en toeslagen die daadwerkelijk zijn gebruikt altijd de archiveerfunctie.