Doormiddel van "Beveiligde periodes" in Recranet Booking kun je specifieke gasten exclusieve toegang geven tot jouw boekingsstraat. Zo kun je bepaalde periodes (tijdelijk) alleen openstellen voor geselecteerde gastgroepen, bijvoorbeeld vaste gasten, familie en gasten die vaker zijn teruggekomen bij jouw organisatie.
Gasten moeten zich dan eerst verifiëren via e-mail voordat ze toegang krijgen tot het reserveringsproces, wat zorgt voor een persoonlijk en gecontroleerde boekingservaring.
Wat zijn beveiligde periodes?
Beveiligde periodes maken het mogelijk om reserveringen (tijdelijk) te beperken tot specifieke gastgroepen.
Je bepaalt dan zelf:
Welke gastgroepen er toegang hebben;
Voor welke accommodaties dit geldt;
En wanneer de beveiligde periode actief is.
Zo kun je bijvoorbeeld vaste gasten eerder laten boeken voor het nieuwe seizoen, terwijl andere gasten pas later toegang krijgen.
Beveiligde periodes instellen
Het instellen van beveiligde periodes bestaat uit 3 onderdelen:
Gastgroepen aanmaken
Gasten koppelen aan de juiste gastgroep
Beveiligde periode instellen per gastgroep
Hieronder lees je per stap hoe dit werkt.
Gastgroep aanmaken
Een beveiligde periode is dus altijd gekoppeld aan een gastgroep. Zo bepaal je precies welke gasten toegang krijgen tot de exclusieve boekingsperiode.
Ga voor het aanmaken van een gastgroep naar Instellingen > Gasten > Gastgroepen.
Klik rechtsboven op Nieuwe gastgroep
Geef de groep een herkenbare naam, bijvoorbeeld Vaste gasten of Familie & vrienden
Sla de gastgroep op
Meer informatie over het aanmaken van gastgroepen vind je in het kennisbankartikel Gastgroepen aanmaken.
Gasten koppelen aan de juiste gastgroep
Het koppelen van gasten aan een gastgroep gebeurt momenteel handmatig. Hier vindt je de stappen over hoe je dit uitvoert.
Optie 1: Via het gastenbestand
Ga naar Gasten.
Vervolgens kun je de gasten aan een gastgroep koppelen door de gasten te selecteren en vervolgens te klikken op Geselecteerde gasten bewerken te klikken. Hier kun je vervolgens in bulk de gasten toewijzen aan een gastgroep.
Optie 2: Per gastkaart
Ga naar Gasten.
Klik op bewerken bij de gewenste gast.
Selecteer de juiste gastgroep onder het kopje Overige gegevens.
Klik op Opslaan, om de gastgroep te koppelen aan de gast
Optie 3: Via de reservering
Open de reservering.
Ga naar het tabblad Gastgegevens.
Bewerk de gastgegevens en wijzig de gastgroep in de dropdown.
Beveiligde periode aanmaken
Nadat je de gastgroep hebt aangemaakt en de gasten er aan gekoppeld hebt, kun je de beveiligde periode instellen.
Ga hiervoor naar Instellingen > Accommodatie instellingen > Beschikbare periodes.
Klik bij de beschikbare periode waarvoor je de beveiligde periode wilt instellen op Bewerken.
Klik op Beveiligde periodes
4. Vul de begin- en einddatum in van de beveiligde periode.
5. Selecteer de gastgroep die eerder toegang krijgt.
6. Klik op het kruisje (de data blijft staan) en daarna op Wijzigingen opslaan.
De data die je hier instelt hebben betrekking op de reserveringsperiode (wanneer geboekt mag worden), niet op de verblijfsperiode.
Voorbeeld:
In het onderstaande voorbeeld krijgen gasten van de gastgroep "Vaste gasten" toegang tot de boekingsstraat voor 2026 tussen 1 november 2025 en 31 december 2025. Na 31 december is de boekingsstraat voor iedereen toegankelijk om voor 2026 te boeken.