Met geautomatiseerde taken in ons reserveringssysteem kun je terugkerende werkzaamheden automatisch laten aanmaken bij reserveringen. Zo bespaar je tijd en voorkom je dat belangrijke werkzaamheden worden vergeten.
Denk bijvoorbeeld aan het inplannen van een eindschoonmaak na vertrek, het klaarleggen van bedlinnen of het voorbereiden van een welkomstpakket bij aankomst.
Voordat je begint
Voordat je geautomatiseerde taken aanmaakt, is het belangrijk dat bedrijven, groepen en medewerkers correct zijn ingesteld in het systeem. Zo kun je de taken aan de juiste medewerkers of taakgroepen toewijzen. Meer informatie hierover vind je in ons artikel Bedrijven, groepen en medewerkers aanmaken.
Geautomatiseerde taken aanmaken
Volg onderstaande stappen om een nieuwe geautomatiseerde taak in te stellen.
Klik op Nieuwe geautomatiseerde taak.
Vul een titel en eventueel een omschrijving in.
Wijs de taak toe aan een taakgroep of medewerker en stel de prioriteit in.
Koppel eventueel een taakproject, meer informatie hierover staat in ons artikel Aanmaken en beheren van projecten.
Bepaal wanneer de taak moet worden uitgevoerd:
Op of ... dagen na de reserveringsdatum
Op of ... dagen voor of na de aankomst- of vertrekdatum
Elke dag tijdens het verblijf
Selecteer welke reserveringsgegevens je wilt overnemen in de taak, zoals gastgegevens, gezelschap, aantal nachten, huisdieren of de eerstvolgende aankomst.
Stel in het tabblad Voorwaarden eventueel voorwaarden in op basis van toeslagen, accommodaties of accommodatiecategorieën. Zo wordt de taak alleen aangemaakt bij relevante reserveringen.
Voeg indien gewenst een bijlage of checklist toe.
Klik op Wijzigingen opslaan.
De geautomatiseerde taak wordt nu toegepast op reserveringen die aan de ingestelde voorwaarden voldoen.
Geautomatiseerde taken toepassen op bestaande reserveringen
Wil je een nieuwe geautomatiseerde taak ook toepassen op bestaande reserveringen? Voer dan een batch-update uit.
Klik rechtsboven in het scherm, naast je profielfoto of bedrijfslogo, op de drie puntjes en kies voor Batch update.
Kies de actie Automatische taken van reserveringen bijwerken.
Selecteer in stap 2 de gewenste referentiedatum (bij voorkeur aankomst- of vertrekdatum), datumperiode en accommodaties.
Controleer in stap 3 of de instellingen correct zijn en de update uitsluitend betrekking heeft op automatische taken.
Klik op Reserveringen update inplannen.
Het verwerken van de batch-update kan enkele minuten duren.
Let op: controleer de batch-update zorgvuldig voordat je deze start, om ongewenste wijzigingen aan reserveringen te voorkomen.