Met geautomatiseerde taken kun je terugkerende werkzaamheden automatisch laten aanmaken bij reserveringen. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat belangrijke taken niet worden vergeten. Geautomatiseerde taken zijn bijvoorbeeld handig voor het plannen van een eindschoonmaak na vertrek, het klaarleggen van bedlinnen, of welkomsttaken bij aankomst.
Voordat je taken kunt toewijzen, is het belangrijk dat bedrijven, groepen en medewerkers correct zijn ingericht in het systeem. Hiermee zorg je voor een duidelijke taakverdeling en overzicht binnen je organisatie. Meer informatie hierover vind je in het artikel Aanmaken bedrijven, groepen en medewerkers.
Volg onderstaande stappen voor het aanmaken van geautomatiseerde taken:
Navigeer naar Taken > Taken > Geautomatiseerder taken.
Klik op Nieuwe geautomatiseerde taak.
Geef de taak een duidelijke titel en voeg indien wenselijk een omschrijving toe.
Wijs de taak toe aan een taakgroep of specifieke medewerker en geef een prioriteit aan de taak.
Bepaal wanneer de taak uitgevoerd moet worden. Je kunt ervoor kiezen om de taak te laten genereren op verschillende momenten:
Op of na reserveringsdatum
Op, voor, of na aankomstdatum
Op, voor of na vertrekdatum
Elke dag tijdens het verblijf
Selecteer welke informatie over de reservering overgenomen mag worden op de taak:
Het gezelschap
De gastgegevens
Het aantal nachten
Het aantal huisdieren
De eerst volgende aankomst
Voeg voorwaarden toe aan de taak zodat deze enkel aangemaakt wordt bij specifieke reserveringen. Selecteer hiervoor de gewenste toeslagen, accomodaties, of accommodatie categorieën. Hierdoor worden taken alleen gegenereerd wanneer dit daadwerkelijk nodig is.
Voeg indien gewenst een bijlage of checklist toe aan de taak.
Klik op Wijzigingen opslaan om de geautomatiseerde taak definitief aan te maken.
Geautomatiseerde taken toepassen op bestaande reserveringen
Nieuwe geautomatiseerde taken worden standaard alleen toegepast op reserveringen die vanaf dat moment worden aangemaakt. Wil je de taak ook laten gelden voor bestaande reserveringen? Dan dien je hiervoor een batch-update uitvoeren.
Klik rechtsboven in het scherm, naast je profielfoto of bedrijfslogo, op de drie puntjes en kies voor Batch update.
Selecteer bij de stap 1 van de update de actie Automatische taken van reserveringen bijwerken.
Geef in stap 2 aan voor welke periode de update uitgevoerd moet worden. Het is aan te raden om als referentiedatum de aankomst- of vertrekdatum te selecteren, afhankelijk van de instellingen van de taak. Vul vervolgens de gewenste datum periode in en selecteer de accommodaties waarvoor de update uitgevoerd mag worden.
Controleer in stap 3 de batch update zorgvuldig zodat de geselecteerde actie enkel betrekking heeft op taken. Batch-updates kunnen verschillende functies hebben, waardoor een verkeerde keuze ongewenste gevolgen kan hebben.
Staat alles juist ingesteld? Klik dan op Reserveringen update inplannen om de update te starten. Houd er rekening mee dat dit proces enkele minuten kan duren.