Wanneer gasten hun reservering betalen via een touroperator, zoals Booking.com, is het belangrijk om deze betalingen correct te registreren in ons reserveringssysteem. Zo voorkom je dat gasten onterecht betalingsherinneringen ontvangen of dat er onnodig openstaande bedragen blijven staan.
Omdat touroperators de ontvangen betalingen vaak pas later uitbetalen, kun je hiervoor een aparte betaalmethode met een bijbehorende tussenrekening instellen.
Hoe verwerk je betalingen via een touroperator?
Om betalingen via een touroperator correct te verwerken, maak je eerst een grootboekrekening en een bijbehorende betaalmethode aan. Vervolgens kun je de betalingen bij reserveringen registreren en de uitbetalingen controleren.
Stap 1: een grootboekrekening aanmaken
Maak eerst een grootboekrekening aan waarop de betalingen via de touroperator worden geregistreerd.
Klik op Nieuwe grootboekrekening.
Selecteer bij Balans of resultatenrekening de optie Balansrekening.
Selecteer bij Type de optie Bank.
Vul een rekeningnummer en omschrijving naar keuze in, bijvoorbeeld 'Tussenrekening Booking.com'.
Sla de grootboekrekening op.
Meer informatie vind je in het artikel Grootboekrekeningen.
Stap 2: een betaalmethode aanmaken
Maak vervolgens een betaalmethode aan en koppel deze aan de grootboekrekening.
Voeg een nieuwe betaalmethode toe, bijvoorbeeld 'Betaald via Booking.com'.
Koppel de betaalmethode aan de grootboekrekening die je in stap 1 hebt aangemaakt.
Sla de wijzigingen op.
Meer informatie vind je in het artikel Eigen betaalmethode aanmaken.
Stap 3: betalingen bij reserveringen registreren
Wanneer een gast via de touroperator heeft betaald, registreer je de betaling bij de betreffende reservering met de aangemaakte betaalmethode.
Gebruik hierbij altijd het volledige bedrag dat de gast voor de reservering heeft betaald, niet het bedrag dat de touroperator uiteindelijk aan je uitbetaalt.
Een touroperator kan namelijk commissie inhouden op de uitbetaling. Door het volledige bedrag als betaald te registreren, voorkom je dat er onterecht een openstaand bedrag ontstaat of dat de gast een betalingsherinnering ontvangt.
Stap 4: betalingen en uitbetalingen controleren
De geregistreerde betalingen kun je op verschillende plekken terugvinden:
Transactieoverzicht: hier vind je de geregistreerde betalingen via de touroperator.
Administratieve boekingen: hier zie je hoe de betalingen op grootboekniveau zijn verwerkt.
Wanneer je een gekoppeld boekhoudprogramma gebruikt, worden de betalingen via de boekhoudkoppeling op de bijbehorende grootboekrekening verwerkt.
Wanneer je de uitbetaling en commissiefactuur van de touroperator ontvangt, kun je deze vergelijken met de geregistreerde betalingen. Zo controleer je of de bedragen overeenkomen en kun je de tussenrekening afstemmen.
Hoe bereken je de uitbetaling van een touroperator?
Touroperators kunnen commissie inhouden voordat zij het bedrag aan je uitbetalen. Je berekent de verwachte uitbetaling als volgt:
Bedrag betaald door de gast - commissie touroperator = verwachte uitbetaling, bijvoorbeeld:
Omschrijving | Bedrag |
Bedrag betaald door de gast | €500,00 |
Commissie touroperator | - €75,00 |
Uitbetaling door touroperator | €425,00 |
In dit voorbeeld registreer je € 500,00 als ontvangen betaling in ons reserveringssysteem. De touroperator houdt € 75,00 commissie in en betaalt € 425,00 uit. De uitbetaling en commissie worden vervolgens in de boekhouding verwerkt en afgestemd met de tussenrekening.
Zo houd je inzicht in de bedragen die nog door de touroperator moeten worden uitbetaald en blijft je administratie overzichtelijk.